用策略性思考來解決根本性問題

近年來臺灣許多高科技企業，紛紛從代工廠商轉型建立自有品牌，名列全球十大記憶體製造商的勁永國際，正是在全球市場成功建立品牌的佼佼者。透過集中式的資訊架構，勁永國際用臺灣總部的資訊系統支援全球營運，將臺灣與大陸製造的產品行銷全球，分公司遍及亞洲、歐美等6個國家。勁永國際全球資訊處協理蔡本源正是打造出這套全球資訊架構的關鍵推手。

2年前，勁永國際為了布局全球通路，總經理呂采妮到處尋覓專業的資訊經理人，她面試蔡本源時，考了他一個問題：「我有個部門，大家都說他們很專業，我也投資不少錢，但每個部門都指責他們成效不佳，你知道這是什麼部門嗎？資訊部門！」呂采妮希望蔡本源提出一套有效改善資訊部門績效的IT策略。

蔡本源沒有立即回答這個問題，反而向總經理要了公司未來3年的商業計畫。2周後，他提出3年IT策略計畫，依據IT應該支援的項目，逐一列出IT策略目標，以及需要執行的專案。蔡本源說：「後來幾乎完全按照這份計畫進行，現在已經快完成目標。」除達成目標外，各部門主管也認可資訊部門是績效最好的單位之一。

能夠逆轉資訊部門績效的關鍵祕訣，蔡本源認為是：「要讓資訊部門幫Business創造價值。」他解釋剛來勁永國際時，下屬還是按照舊習慣，照例提出完成多少行程式碼，多少份技術報告等資料，蔡本源馬上要求部屬，改列出像ERP讓分公司庫存能見度提升多少、IT幫業務員提升多少營收、改善多少邊際成本等數據。他說：「CIO談IT的Business Value，老闆才會動心，才會覺得IT有價值。程式或技術報告只是IT的本分，不會加分。」轉變資訊部門的技術思維之後，蔡本源表示，CIO還需要了解資訊部門真正的工作重心，才能實質改善IT成效。

IT部門不是RD，重點是管理，不是技術

許多企業CEO會認為只有找技術最強的人擔任CIO，才能改善資訊部門的績效，但蔡本源認為這是錯誤的觀念。他說：「CIO需要去接觸例如財務、R&D研發流程、產品規畫、製造流程等領域，懂了才有辦法與使用者談需求，這些都是管理面、Business的思維。」他進一步補充：「IT部門不是研發單位，重點是管理，不是技術。」

因為蔡本源了解管理面的知識，提出讓CEO信服的IT策略，呂采妮因而決定將全球服務集中化的任務交付給他。但是兩年前勁永國際的基礎資訊架構，例如機房、網路、備援等，都還不足以支撐全球資訊系統的需求，蔡本源的第一個難關，就是要說服CEO願意投資數百萬元，甚至上千萬元來改善IT基礎建設。

但是，一個新上任的CIO，即使能夠了解管理面的需求，提出很詳盡的規畫，CEO卻不一定願意立刻花很多錢投資他的計畫。蔡本源用了一個技巧，先快速建立CEO對他的信心。

蔡本源主動到CEO辦公室觀察幕僚如何提供資訊，他發現CEO的幕僚使用Excel來製作老闆決策所需的資訊報表，例如各分公司業績達成率、應收帳款情形、庫存狀況、訂單滿足率等業務報表，有些是每周彙整一次，有些則需要一個月才能彙整一次。因此，蔡本源決定先改善CEO獲得決策資訊的品質，導入BI讓CEO每天可以得到業務面的決策資訊。

但是，蔡本源沒有導入一個功能完整，建置時程長的商業智慧系統，而是選擇了便宜、能快速導入的簡易型BI系統，花了3個月將總經理室幕僚與特助所需要的資訊整合，讓CEO的特助可以在2分鐘內彙整出全球8家分公司即時的業績、財務、庫存、接單、工廠良率等資訊。蔡本源用3個月的時間，幾十萬元的投資，讓CEO感受到IT帶來最直接的業務成效。「CEO每天早上能看到全球分公司的狀況、幕僚覺得工作負擔減輕了，CIO的Credit就來了。」蔡本源說：「CIO要有短期策略和長期策略，得到老闆的信任後，就能推動後面的長期計畫。」。

為了進一步了解IT部門應該提供什麼樣的服務，蔡本源在每天下午，都抽一段時間到公司各部門，觀察各部門現行的作業，例如如何接單、如何出貨、會計如何記帳等，他會與會計主管、業務主管、專案主管聊聊，了解他們手裡正在進行什麼工作。

透過對各部門日常作業的了解，蔡本源認為這樣才能找到使用者最關鍵、最需要的幫助，蔡本源說：「要在使用者還沒有想到需求之前，就先提出IT可以提供的協助，這樣IT部門就可以不用很痛苦地被使用者的需求追著跑。」

IT一定要比使用者更主動

「IT一定要主動！」蔡本源說。他認為各部門多半只會從他們自己的角度提出需求，但是要解決這些問題，可能是需要回到源頭，從流程整個改善，才能徹底解決。蔡本源認為：「只有IT能夠看到整個流程，有邏輯、有方法地從頭到尾想清楚，這樣才能根本性地解決問題。」

例如今年法規要求上市公司所提供的公開報表，需要合併各分公司的財務資料，所以，業務單位要求IT部門將原來的Excel檔變成自動化表格，以利合併作業。但是，蔡本源沒有直接開發自動化報表系統，而是重新分析整個財務資訊流的作業，他發現各子公司會計科目的結構不一致，因為科目上下層母子關係沒有定義清楚，導致ERP系統的資訊無法統一，因而需要人工用Excel彙整。所以，蔡本源請會計部門重新設計會計科目原則，要求各子公司落實，只進行少量客製化開發，就解決這個法規遵循的需求。

用策略性思考來解決根本性問題

因為蔡本源了解使用者的作業流程、所以他能夠從整個資訊流中，找出根本性的問題點，從而解決業務單位當下的需求。他說：「如果User來一個需求，IT部門就寫一隻程式，那麼永遠都寫不完，要有策略性的思考才能解決根本性的問題。」

另外一個例子是，過去蔡本源在零組件組裝業任職的經驗，他為了讓CEO可以精確估算每一張訂單的成本結構，更精準的控制成本，親自到工廠研究生產線作業，希望能將工時影響、產能差異、良率差異的影響等都彙整到ERP系統中。但是，蔡本源發現每個工廠、每條生產線上用來界定產品不良狀況的錯誤代碼（Error Code）和因素代碼（Reason Code）都不一致，生產製造系統（MES）產生的資訊，還要人工處理才能將資料匯入ERP系統。因此，這造成該公司導入MES相關的整合系統時，都不順利。

從整體流程面發現資料源的根本性問題後，蔡本源先用幾個月的時間，將生產線的錯誤代碼等資料標準化，最後順利導入成本控制系統。公司中其他主管問蔡本源，為什麼以前3次不成功，而蔡本源能很輕鬆就完成導入。蔡本源說：「因為我有策略，有方法，就能知道重點在哪裡，知道什麼東西要標準化，就能把事情做好。」

蔡本源的祕訣，其實不難，但很多IT主管卻容易忽略。他說：「我只是進一步思考問題背後的原因是什麼，源頭是什麼，如何讓這件事情不要再發生。」

2年前，蔡本源剛到勁永國際任職時，天天遇到像主機當掉、伺服器太慢、網路太慢等等這類要救火的問題，但每一件事情結束後，他都會召開檢討會議或要求部屬寫檢討報告，逐一了解根本的問題點，進而改善IT架構、網路架構、甚至是改變流程等。

資訊部門最常做的救火工作是資料修補，例如ERP系統中的資料可能進行到某個階段發生錯誤時，業務單位就會找資訊部門檢查、校正資料、修補資料。第一次遇到這類問題後，蔡本源進一步研究為什麼使用者會輸入錯誤的資料，讓IT部門每三個月需要重新檢查系統資料的正確性。最後，他發現考慮公司營運層面的需求，將Master Data定義清楚後，使用者輸入的資料自然就是正確可用的資訊，不需要IT部門疲於修補資料。

創造價值才是CIO的績效

IT人花在系統間的資料整合或修補工作，蔡本源認為：「沒有為企業創造價值，CEO會認為那是CIO的本分，不會增加CIO的績效。」他接著強調：「我不喜歡做沒有創造價值的工作。」

蔡本源指出，多數CIO很容易因為問題太複雜或影響太大，只好將眼前的問題視為單一個案，只解決眼前的問題。但蔡本源指出：「從根本解決了，就能夠解決眼前的問題，救火時間少了，就有更多時間思考策略性問題，將同樣的工作建立機制，不用再做第二次，這就是創造價值。」

除了建立機制來解決根本性問題以外，為了支援全球性服務，蔡本源進一步強化資訊部門主管的責任感與管理能力。他將資訊處改名為全球資訊處，讓資訊處同仁將全球分公司的IT任務，都視為是自己分內工作，強化資訊部門的自我意識和責任感。再落實專案管理的文件化要求，改善中階主管的作業模式和習慣。

進入勁永國際2年，蔡本源讓原本被各部門批評的IT團隊，轉變為企業內跨部門整合不可或缺的協調角色。他說：「要求部屬了解Business角度的意義，主動思考使用者要什麼。這樣產生的動力和自我實現感，就會讓IT完全不一樣！」

讓一件事不用做第二次，就是創造價值

蔡本源曾經考上銀行員的工作，但是他覺得銀行櫃臺都是重複性的工作，太無趣。他形容自己是個不喜歡整天做同樣工作的人，能夠解決不同的問題，他才有動力。他認為：「CIO要能夠想出機制，讓一件事情不需要重複做第二次，就能自動完善，才是創造價值。」他很驕傲地告訴我：「我和你談了一下午，都沒有下屬打電話來吵我，因為我已經教會他們可以自己解決問題，我只需要去思考那些還沒有遇到的問題。」

他認為CIO工作的重點正是管理，不是技術，他特別推薦像彼得杜拉克在《經理人的專業與挑戰》一書中提出的管理思維，歷久彌新，始終發人深省，是CIO累積管理知識最佳的切入點。

勁永國際全球資訊處協理蔡本源認為：「IT部門不是研發單位，重點是管理，不是技術。」

CIO小檔案

蔡本源

勁永國際 全球資訊處協理

●學歷：中興大學企管系、政治大學EMBA
●經歷：擔任過臺灣東芝電子資訊系統部經理、臺灣飛利浦電子集團資訊部經理、臺灣源訊科技資訊技術解決方案事業群協理、華碩電腦製造處經理、威達電資訊服務處協理等職。曾協助華碩、威達電、臺積電等導入製造執行系統（MES），熟悉全球化大型專案管理。2006年進入勁永國際，任全球資訊處協理。
 

公司檔案

勁永國際

●主要業務：記憶體模組、快閃記憶卡、多媒體消費性電子產品以及工業市場儲存裝置等產品
●資本額：6千萬美元
●年營收：約230億元（2006）
●總部：臺北縣中和市建八路16號14樓

資訊部檔案

●員工人數：880人
●直屬主管：總經理
●名稱：全球資訊處
●資訊部門人數：臺灣總部21人、全球各分公司計30 人
●每年IT預算：2008年資本支出約3千6百萬元
●部門分工：營運資訊系統部、系統服務部、行政資訊系統部

IT大事記：

2006年：完成全球各子公司ERP系統整合，開始導入BI
2007年：1月 BI系統上線後，開始進行機房設置整建、機房主機改善
2008年：導入全球人力資源管理系統