深信IT對組織發展的重要性 20個月內改善新樓醫院IT體質

有的時候只是一個觀念的不同，就能帶來很大的改變。這句話用來描述新樓醫院行政副院長陳南州，在過去20個月內做的事情，會讓人感到特別的有說服力。更精確的說，是19個半月。

談到陳南州到任之後的改變，新樓醫院資訊室主任謝玉玲很有感觸，她說：「以前只要資訊相關的事情出問題，就一定是IT的錯。但是副院長（陳南州）來了之後，情況不同了。他一直告訴我們，我們行政人員並不是地位就比較低。我們應該時時刻刻想辦法提高自己的產能，也要想辦法利用IT提高組織的產能。如果是對組織有利的事情，就應該去做。」停頓了一會兒，她繼續說：「我現在覺得我的主管是我很強的靠山，能夠理解IT的重要性。副院長來了之後的這19個半月，新樓醫院的資訊體質真的進步很多。」

深信IT能帶動生產力與競爭力，不該省的一點也省不得

陳南州接受訪問的時候，是以臺語為主，國語、英文夾雜來回答問題，三種語言都說得非常道地，不會給人哪裡不和諧的感覺。渾厚開朗的嗓音，恰巧和他給人活力充沛與充滿動力的印象相呼應。陳南州說：「我剛來第一個月的時候，就跟他們說我第一個月開始會跟著新樓醫院跑；但是給我一點時間，等到2～3個月後，你們就要跟著我跑。」

陳南州不是隨便說說而已，到任後，他花了4個月，和院長一起與臺南總院和麻豆分院的每個部門與科室開會，一個單位、一個單位的去了解狀況，進而熟悉整個新樓醫院的運作現況。過去在藥廠工作33年的陳南州，雖然沒有醫院營運的經驗，不過對於醫院的流程還算是十分了解。所以很快的，4個月的時間，就讓他逐步了解了新樓醫院的營運狀況。

在那之後，陳南州就開始了很多行政上的變革，特別在IT方面，也做出了很多改變。「我一直認為，其實IT好好去應用，能夠帶給企業和組織在經營管理上非常大的益處。管理階層的人對於這一點一定要能夠充分的認識。」陳南州說，「IT這一塊的投資是不能省的，真的有需要就該投資，因為IT往往會帶來很多無形的生產力提升，也會保持一個組織的競爭力。」

這樣的認識，其實在他過去在外商藥廠擔任副總經理時，就已經建立了。而陳南州相信，正確的管理理念，在哪裡應該都行得通。所以在他上任之後，首先就針對IT做出了很多改革。舉例來說，更新了網路基礎設施，並且汰換了過於老舊的電腦設備，如印表機等，之後更發給所有管理階層一臺筆記型電腦，期望提升遠距辦公的能力與整體工作效率。

這些改變看起來似乎微不足道，但是事實上已經替當時的新樓醫院資訊體質打了一劑強心針。謝玉玲說：「以前使用者常常抱怨硬體設備和基礎架構的問題，可是我們沒有預算替他們改善。副院長來之後，看到他們的需求，認為好的設備才會提高產能，立刻大幅翻新。等於也滿足了很多使用者長久以來的需求。」

這些改變就像在水池裡丟入石頭一樣，漣漪很快就擴散出去，成為後來更多改變的基礎與契機。舉例來說，有了好的網路，陳南州才能再推動視訊會議設備的設置，提高麻豆分院和臺南總院間的開會效率。陳南州說：「過去每次要開會，麻豆分院的人就一定要花30～40分鐘過來，浪費很多時間。導入視訊會議設備之後，就省下了這些車程的浪費，無形中提高了整體的生產力。」

而發給管理階層一臺筆記型電腦後，陳南州於是又進一步希望使用者都能夠遠距辦公。所以資訊部門就透過MVPN和MAC位址的鎖定，讓管理人員能夠隨時連回院內系統。並且讓醫生有辦法連回來看PACS（Picture Archiving and Communication System）系統的資料，這可以讓資深的醫師即使不在醫院，也能透過看見X光片的影像，協助其他醫師做診斷。

他希望各項事情都有效率的達成目標，所以上任後不久，經過評估後，就要求當時正在進行建置的會計系統，在1個月內完成。他也催促資訊部門開始建立e-learning系統，並且要求把過去沒有廣泛被使用的EIS（Executive Information Systems）系統，能夠更及時的整理出報表，彙整更多資訊，提供更多功能，讓營運者在決策時可以參考。「以前在外商的時候，e-learning系統就用得很習慣了，我深知這對不同專業領域的員工能夠帶來的好處。而EIS能夠協助決策者做出正確的決定，這也非常的重要。這些東西我都認為非常重要。」陳南州說。

透過教育訓練持續培訓人才，是無比重要的事情

除了深信IT能夠帶動組織的生產力與競爭力之外，陳南州也認為，透過教育訓練來持續培訓人才，是管理一個組織的重中之重。陳南州說：「我認為教育訓練的重點在於Training a trainer。透過把IT人員或其他專業領域的人員送去學習專業，可以讓他回來之後再教導更多組織內的人，進而帶動整個組織的成長。這個很重要，我認為主管要隨時注意自己的部門人員缺少什麼樣的專業技能，然後不吝嗇於讓他們去學習。長遠來看這對整個組織是有幫助的。」

而且陳南州也不怕花了資源訓練員工，員工離職後血本無歸的事情發生。他說：「人家說嚴父出狡賊，你如果要用一個人或培訓一個人，就要信任他，設下太多限制，反而會有反效果。」

事實上這也和新樓醫院的文化有關，由於新樓醫院是間基督教醫院，文化上員工的流動率就較低。4成以上的員工，工作年資都超過10年。陳南州認為，這種具有向心力的員工，就是新樓醫院的一種資產，而不應該是推動新措施與提高工作效率的負債，而教育訓練正是活化這個資產的重要手段。

陳南州認為，管理上其實很多環節都是息息相關的。如果員工做久了，沒有一些成就感和獎勵，也沒有透過教育訓練去讓他們不停成長，慢慢就會失去動力。陳南州說：「初期對員工的要求如果很Tough，往往後期他做事就能夠很Smooth，並且有成就感。然後適時的給他們獎勵，並且透過教育訓練讓他們不停成長，員工就比較能夠有動力去工作。相反的如果要求雖然不高，但做什麼都綁手綁腳，也沒有特別的獎勵，久了員工就不會有動力去做事，也不會有動力去成長。管理就是這樣，這些都是環環相扣的。」

也因此，除了重視IT人員的教育訓練之外，陳南州也設立了工作的獎金，獎勵工作上表現良好的IT人員，讓獎金成為一種驅動力，也是他所謂活化資產的方法。除此之外，每個月他也會固定與IT部門開兩次會，在會中去褒揚工作狀況好的同仁，並且也會透過會議要求狀況比較不好的人員。

溝通一定要想辦法達到溝通的目的，不了解就要問到底

陳南州也非常重視溝通，他常常掛在嘴上的一句話，就是大家應該要「Speak the same language」。而這背後，其實就是希望減少無用的溝通，每次溝通都一定要理解對方要說什麼，而說的人也要想辦法讓對方理解。

為了真正達到這一點，陳南州上任之後，就要求各單位一起開的院務會議，上臺報告的人不能只是口頭報告，必須製作簡報檔。而且他還規定簡報檔的格式該怎麼做，第一頁要寫些什麼、第二頁要寫些什麼，主要要傳遞的訊息該怎麼傳遞等等。「我比較龜毛，因為我觀察到以前都用口頭報告而已，但是醫院是一個各部門很專業化的組織，大家都有自己的專業，口頭報告很多時候溝通效果並不好。」陳南州說。

舉例來說，IT人員報告一個新系統的使用方式，如果沒有透過簡報檔，口頭報告很有可能就無法讓醫師等使用者，對於系統介面正確的狀況，以及一些功能的展示有概念，回去使用了之後才會發現落差。這樣無效的溝通，久了就反而會對IT部門未來推動新業務時，產生阻力。「我相信一開始就強制要求所有行政單位一定要做簡報檔，大家一定很反彈。可是做到現在，所有人上臺報告都會做簡報檔了。溝通也比以前只用口頭報告來得有效。」陳南州說。

除此之外，身為高層主管的他，也很重視開會的時候一定要搞懂問題。所以對於他不懂的專業問題，他一定會問，而且請對方把這件事情說到他懂。「如果不去問到懂，就不能針對這些事情提供一些我的看法，就會是無效的溝通。所以像是一些太專業的IT相關案子，我聽不懂的時候就會問到懂。」陳南州說。

就像前面說到的，有的時候只是一個觀念的不同，就能帶來很大的改變，就像丟石頭到池塘裡一樣，一個漣漪會帶動其他的漣漪。陳南州上任之後至今將近20個月，多數資訊人員都覺得整個新樓醫院的資訊體質有了很大的改變。現在覺得應該推動的事情就推得動，例如資訊安全相關的規定，陳南州都全力支持，在副院長的支持下，推動特別順利。資訊人員也不再覺得自己永遠比醫護人員矮一階，反而覺得自己也能替新樓醫院的提升效率盡一分力。身為陳南州的下屬，謝玉玲是這麼形容與他一起工作的感覺：「有的時候壓力很大，但是也很有成就感。」

新樓醫院的資訊人員們，都認為新樓醫院行政副院長陳南州上任後的各項改革，改善了新樓醫院IT的體質。

CIO小檔案

陳南州 新樓醫院行政副院長

學經歷：

畢業於高雄醫學大學藥學系，之後取得中興大學企業管理研究所的碩士學位。在藥廠的領域工作將近33年，並在臺灣百靈佳殷格翰公司營業處擔任副總經理一職長達16年。2006年退休後，歷任臺電促進電力開發協助金審議委員、臺南和玉山神學院董事、臺糖獨立董事等職位。之後才於2008年至新樓醫院擔任行政副院長至今。

公司檔案

新樓醫院

●成立時間：1865年

●主要業務：醫療院所

●總部地址：臺南市東門路一段57號

●員工人數：1,500人，另還有義工約200人左右

●院長：黃祖源

資訊部門檔案

●資訊部門名稱：資訊室

●資訊最高主管：副院長

●直屬主管職稱：院長

●資訊部門人數：約20人

●資訊部門分工：設立副主任1人，其他分工為程式一組、程式二組以及負責系統的系統組

IT部門大事記：

●2007年之前：是臺南最早導入PACS系統的醫院

●2008年：陳南州到任，擔任行政副院長。開始更新基礎網路架構，並且更新相關IT設備，且發給高階主管一人一臺筆記型電腦。

●2009年：完成遠距連線登入系統的建置，醫師可以透過MVPN與鎖MAC位址的方式，遠端登入PACS系統看X光片。強化EIS系統，並且發展e-Learning系統，更新原有的視訊會議設備。開始推動獎勵制度。