在問題發生前就先找出解決方法 IT擁抱新技術才能帶動組織轉型

你應該看過幾百年前留下來的文件，絕大多數是紙張，其他可能是壁畫、石頭上的文字，可是，並沒有人看過100年前的光碟片、磁碟機。而現在大部分的工作卻是經由電腦處理，保存下來的也都是電子檔案，但是，大多數的人可能很難想像，存在硬碟裡、燒在光碟中的照片、文件與檔案，有一天都可能會因保存技術的革新而消失或者找不到。所以，電子檔案面臨資訊科技跳躍式的改變，而衍生了長期保存的挑戰，這些改變雖然不容易被發現，但卻至關重要，尤其是應該長期適當保存的國家級檔案。

檔案管理局可說是最擅長保存文件的組織之一，因為他們身負保存國家重要史料檔案的重責大任，而這幾年電子檔案已快速的增加，短短7年的時間，檔管局要保存的檔案數從5千萬筆，暴增到5億筆的檔案資料，這也讓檔管局資訊部門的重要性與日遽增。因此，檔案管理局檔案資訊組組長張文熙就表示，「身為IT部門最高主管，要能善用資訊科技，了解最新的技術，才能隨時因應新技術提出新的管理方式。」

在問題發生前就要找出解決方法

新科技對於檔管局之所以很重要，是因為電子檔案在過去幾年快速增加，使得檔管局特別必須專注於各種文件載具，以及保存媒體的技術發展。張文熙表示，檔案的保存與管理是相當專業的領域，舉凡紙張的酸度、存放環境的濕度都會影響儲存檔案的品質，當變成電子檔案時，檔管局也必須隨時留意如何藉由其他科技形式來保存各種格式的檔案。像是大家常用的光碟為例，他就表示檔案局成立至今10年，就約有5％的光碟是打不開的。而這不僅是檔管局要面對的，而是幾乎每個會產生電子檔案的機關都會面對的問題。

而且，檔管局眼下還面臨了一個問題，那就是為了配合「電子公文節能減紙推動方案」，行政院研考會將公文線上簽核列為達到政府機關減紙30％的重要策略，因此，大部分的機關都將在民國101年底前推動公文線上簽核。屆時，將產生更多的電子檔案，也會有越來越多的重要檔案只用電子媒體儲存。張文熙認為，一些需要保存超過10年以上的公文，如果以電子製作、電子簽核、電子存檔以後，政府機關未來肯定會面臨，調閱檔案時才發現檔案已毀損的問題。

關注新科技發展的好處就是可以未雨綢繆。雖然這些問題還沒有真正發生，檔管局就已經在去年成立了電子檔案長期保存實驗室，一方面研發電子檔案管理的長存保存工具與軟體系統，另一方面，也能協助政府機關解決電子檔案管理的相關問題。不過，去年時長期保存實驗室還僅限於測試與研究階段，張文熙表示，今年4月將成立技術服務中心，建置了一套客服系統，正式從實驗單位轉型為提供諮詢的服務單位。「成立電子檔案長期保存實驗室，是為了讓機關未來有任何檔案保存的問題時，已經有可以解決的方法幫助他們。」他說。

目前電子檔案長期保存實驗室研發了多種電子檔案格式轉換工具，像是TIFF格式轉置JPEG格式、WDL格式轉置PDF格式、MPEG2格式轉置H.264格式、DOC格式轉置ODF格式及WMV格式轉置MPEG-2格式等。另外，也研發了利用軟體修復電子檔案內容的作業程序，像是以Forensic Talon數位取證工具，完整複製轉置硬碟中的作業資料以及以R-Studio檔案救援工具，回復已遭重新格式化、誤刪除或是損壞的資料。

電子檔案長期保存實驗室也保存了各種軟硬體設備系統的使用環境，包括軟碟機、光碟機，以及各種不同作業系統，如Unix、Linux與Windows。另外也包括了網頁保存、郵件保存、資料庫保存、應用程式保存等各種保存技術的研究。

除了完全保存，檔案的完全銷毀也是電子檔案長期保存實驗室的工作之一。張文熙表示，幾乎每個機關都有機密文件，就算不是機密文件，公文也有年限，既然有年限，就代表有需要銷毀的時候。過去各機關使用碎紙機銷毀紙張，但當機密文件是電子檔案而且需要被銷毀時，就很可能會發生銷毀不完全的問題。因此，長期保存實驗室添購了專門用於完全銷毀檔案的消磁機，在30秒以內就能將磁碟機內的資料完全銷毀。

張文熙也進一步思考了電子設備儲存以外的可能，像是檔管局今年計畫採買微縮膠片，將文件輸出成膠片上的影像。他解釋，雖然微縮膠片無法保存色彩，但由於電子保存目前仍有其侷限性，微縮膠片現在也已經可以轉回電腦使用的TIFF或PDF檔，所以很適合將其視為電子保存以外的輔助工具。

與其不斷擴充設備，不如改變作法

檔管局之所以這麼注重長久保存檔案，是因為他們保管了許多重要的國家檔案，像是實施總統人民直選的公告公文、921大地震時政府救災的決策、228事件的處決公文等，都是重要的歷史資產。除了紙本之外，檔管局也將許多過去紙本的檔案掃描成數位檔案保存，在數量上，由紙質類轉成數位化的國家檔案就高達48萬頁，被轉製成數位化的視聽檔案也有585捲之多。再加上現在不斷增加的電子簽核檔案，張文熙表示，每年約成長5,000萬筆目錄的資料。

為了確保這些數位檔案的保存，張文熙在規畫儲存裝置的配置時，都會在儲存裝置中預留25％的空間，就是為了避免突然有資料新增時，硬碟會因為沒有空間存放而造成資料的流失。因此，只要資料超過硬碟4分之3的容量時，就要清除不必要的資料，或是增加硬碟數來擴充容量。

但是不斷增加的電子檔案，代表必須不斷花錢擴充硬碟來儲存增長快速的資料。為了解決這個問題，檔管局不但採用磁碟陣列作為主要儲存設備，也改變了處理資料的方式。

過去檔管局的作法是將用來描述檔案文件的後設資料設計成關連性資料表中的欄位，再搭配上Oracle的資料庫管理系統，但這樣的作法耗去資料庫的空間比較大，而且當資料變多時，硬碟數就必須隨資料的增加而增加，也讓硬體的成本變多。所以，從去年開始檔管局改用XML格式來記錄資料。張文熙表示，這麼一來，即使資料數快速增加，卻能讓資料量不會隨之大幅增加，同樣的資料筆數，能讓硬碟空間節省一半以上。

其實，從最近幾年檔管局資訊組所完成的事情並不難看出，檔管局企圖從一個單純保存國家檔案的機關，逐漸轉型至致力於提供更好服務的機關。像是電子檔案長期保存實驗室的成立，是為了提供政府機關電子檔案長期保存的諮詢教學服務，而紙本檔案的數位化，也是方便這些有價值的國家檔案更容易被搜尋與使用。

雖然檔案管理的領域相當專業，但對大部分的人來說，這並不是立即會產生影響的工作，難免在推廣讓大眾使用上，就得花比較多力氣，而檔管局的資訊部門在這個轉型過程中，就扮演著將新科技帶進檔管局的角色，讓更多人能貼近並使用這些國家檔案。

比如說，現在檔管局辦公大樓的一樓，有一個大型觸控螢幕桌，透過觸控螢幕桌，可以點選各項檔案管理局的介紹。另外，還有一臺感應式的電視螢幕，上面提供了介紹檔管局的電子書，只要站在感應鏡頭前面，用手揮一下，就可以翻閱電子書。

在放置大型螢幕桌與感應式電視螢幕的前身，檔管局放的是直立式查詢機，而直立式查詢機（Kiosk）取代的是一排一排的展示架，這些改變，都是為了創造來往人潮接近查詢檔管局資料的機會。張文熙表示，過去的展示架無論內容如何改變，總是吸引不了來往人潮的注意，因此，這次規畫一樓的展示空間時，他就想要透過新穎的裝置，吸引來參觀或洽公的人，在一邊使用的過程中，了解並使用檔管局所提供的服務。

除了硬體的改變，張文熙認為，為了要提供更好的服務，網站的宣傳也變得更重要。像是網站上的查詢系統，不僅可以查檔案局保存的檔案，如果不是檔管局保存的檔案，使用者也可以透過查詢系統了解各機關所擁有的資料。

提早發現新技術來臨，隨之改變

而要能一直扮演著將新科技帶進檔管局的角色，張文熙認為，不斷充實學習才能跟上新科技的轉變，也才能知道現在國際上最新保存技術。像張文熙持續進修更高學位，而他也相當鼓勵資訊組的人員隨時主動充實新知，多參加相關課程與研討會，把握機會與同行交換意見，「要提早發現新技術來臨，並跟著技術改變，才能凸顯資訊組的價值。」張文熙說。

事實上，這種鼓勵同仁不斷充實的精神，對檔管局而言，的確很重要。因為檔管局為了降低人事費用，檔案資訊組將許多開發工作都盡量委外，留在組織內主要的工作，就是以規畫與發展政府各級機關的檔案管理工作為主。因此，IT人員對技術的敏感度勢必要更高，才有能力進行規畫的工作。

從民國101年開始，由於要實施文檔合一，檔管局將接手目前屬於行政院研考會的公文簽核與交換系統的維護與發展工作，這對檔管局而言，文檔合一代表著，從公文前端資訊系統中就要加進方便檔案保存的機制與流程設計，有利於電子檔案的保存，但是，身上肩負的責任也更大。畢竟，各機關內負責檔案管理的人員頂多3到5個人，但是使用公文系統的人卻可能有上百上千人，在規畫資訊系統時，無疑是更大的挑戰。

這對身為資訊部門最高主管的張文熙來說，不斷關注新技術發展的累積，對於開發公文線上簽核的套件時，規畫出更多可能。他認為，比如觸控式電腦的應用、甚至語音輸入的技術等，都可能是未來在規劃公文前端系統時可納入討論的範疇。

這麼看起來，說不定未來在政府電子治理的領域中，這種從檔案保存角度累積而來的新技術知識，還能發展出更多有趣而創新的應用。

檔案管理局檔案資訊組組長張文熙說：「CIO應該要隨時關注新技術的發展，為新技術發展出新服務或新流程，才能凸顯價值。」

CIO小檔案

張文熙 檔案管理局檔案資訊組組長

學經歷：

淡江大學資訊管理所碩士畢業。大學就讀於臺灣大學圖書館學系，退伍後進入臺北市立圖書館擔任資訊室主任的工作，負責管理維護約50個臺北市立圖書館的圖書資訊系統。民國89年行政院研考會籌備國家檔案局時，前往任職，擔任過科長、高級分析師等職，3年前升任檔案資訊組組長。目前也是淡江大學管理科學研究所博士候選人。

公司檔案

檔案管理局

● 成立時間：1991年11月23日

● 主要業務：負責輔導政府機關檔案管理業務，並促進政府檔案保存與應用

●局長：陳旭琳

● 網址：www.archives.gov.tw

● 住址：臺北市中山區伊通街59巷10號

資訊部檔案

● 部門名稱：檔案資訊組

● 資訊部門人數：13人

● 每年IT預算：1億元

● 資訊部門分工：共計3科，分別就機關檔案資訊系統、國家檔案資訊系統及機房通訊等分工。

IT部門大事紀：

● 2007年：完成全國檔案資訊系統中程計晝目標

● 2008年：推動國家檔案數位服務4年計畫

● 2009年：完成檔案線上學習平臺「e-Archivist檔案教育學習館」

● 2010年：完成電子檔案長期保存實驗室建置

● 2011年：建置電子檔案技術服務中心、配合政府組織改造納管公文電子化相關業務執行文檔合一作業