用IT打造整飭官箴的尚方寶劍 監察院e化查核以落實執法

看古裝劇時，最讓電視機前觀眾大快人心的場景就是，看到巡撫大人拿著尚方寶劍到各地視察民情，讓沈冤未雪的受苦民眾，可以到公堂擊鼓申冤或者是攔轎喊冤，進而洗刷冤屈。

時間回到現代，五權分立的憲政架構中，監察院正是扮演古代巡撫大人的角色，不論是整飭官箴、澄清吏治或者是監督官員所作所為，一切都依法有據。

根據監察法第4條的規定，監察院重要的任務之一就是收受人民書狀，接受民眾陳情，並可以依法行使彈劾、糾舉、糾正、調查、巡察、監試、審計等職權，而且監察院也是包括《公職人員財產申報法》、《遊說法》、《公職人員利益衝突迴避法》、《政治獻金法》等陽光四法的執行單位。

監察院資訊室主任邱瑞枝表示，監察院最重要的任務除了有責任和義務接受、回覆或調查民眾的陳情案件，也必須依法行政，執行陽光四法。她說，近年來，監察院開始善用IT工具，提升處理陳情案件的效率，也讓陽光四法的執行更有效率。

透過IT分析每個月2千多封陳情書

收受人民陳情書狀是監察院最重要的工作之一，根據統計，每年約有2～3萬件的人民陳情案件，平均每個月約有2～3千件，其中還會隨著時事變化，而有所增減。

面對這龐大的陳情書狀數量，邱瑞枝很清楚表示，這勢必得依賴IT工具，提升整體陳情案件的辦案效率。她說，早期監察院完全是採用人工作業。舉例而言，面對人民陳情，都仰賴在陳情處收受文件同仁的記憶力，看看該名陳情人以往是否曾經來陳情過，然後會針對每一個陳情人及陳情案件製作一張索引表列管。

因為每一個人針對不同的陳情案件會有不一樣的理解，製作出來的索引表，往往也會有很大的出入，加上每個同仁對於案件的關鍵字設定有極大的差異，對於翻閱索引表進行檢索的同仁而言，都是很大的腦力大考驗。真的要靠人工索引卡片 查到以往是否有重複的陳情，除了要有很好的索引製作和查閱功力，人的記憶力往往才是關鍵。

因為監察院接受匿名的陳情，但為了避免匿名的陳情變成一種黑函文化，所以監察院業務部同仁在進行派查時，對於所附的相關事證非常在意。邱瑞枝表示，只有案件陳述的內容涉及權利損害的內容相當清楚，所提供的事證也足以證明後續值得追查，監察院才會進入派案調查的階段；不然，監察院就會轉達其他相關部門的公文，回覆給相關的陳情人。

雖然監察院每天都有很多的陳情案件，但邱瑞枝表示，經過核對、清查之後，數萬件陳情整體的成案率，每年也不過600～700件而已，確定成案後，再由業務處派送到調查處，分送給院長和副院長以外的27位監察委員，進行後續調查。

因此，她指出，透過IT的協助，利用資料倉儲技術，就可以大幅降低重工的行為，例如，可以分析陳情人以往是否已經有類似的案件陳述，或者是其他的陳情案件中，是否有同樣的關鍵字。邱瑞枝表示，甚至到了查案的過程中，怎麼樣把原始資料併案、不重複，進入正式的調查階段後，又可以達到資料互利共享卻又彼此保密，則是IT針對民眾陳情以及調查時，所能發揮最大的功能。

由於監察院是採用合議制，調查結果到委員會開會之前，彼此委員都不知道誰在調查什麼案件。一旦調查案件公開後，例如，之前有監委調查臺灣各縣市的蚊子館，監委會對各縣市提出糾正案，而相關單位也必須在2個月內進行答覆，「這時，就可以透過IT的後續追蹤功能，提升整個糾正案的效率。」邱瑞枝說。

監察院e化起步晚，採點線面進行IT擴散

雖然IT可以協助監察院分析每個月數千件的陳情書狀內容與分類，但相較於其他政府單位，監察院的e化進程是相對較慢的。直到1989年，監察院才成立資訊中心的任務編組，開始提供IT相關服務。

因為早期監察委員年紀較大，對於IT與電腦的使用相對抗拒，為了達到讓監察院透過IT可以達到提升處理陳情書狀和派案效能的目的，監察院剛開始e化時，就從採購Pyramid中型主機、建置中型機房開始，慢慢的將人民書狀、案件派查的流程，納入中型主機的管理，開始監察院的e化過程。

「這是一種從點、到線、到面的IT擴散方式，」邱瑞枝指出，當監察委員們對於IT抗拒的時候，剛開始只能單點突破，從協助監委辦案調查的職員們著手，讓職員們感受到IT科技對他們的幫助之後，IT效益才慢慢地展現出來。

所以，監察院透過IT讓監察院職員們的工作更便利，例如，以往因為人工作業容易造成錯誤的一些行政庶務系統，全部導入電腦化，包括行政職員的差勤管理系統，以及協助委員會運作、統一議事管理的委員會系統，甚至是公文製作電腦化作業等等，對於監察院職員們在工作效率上，都有很大的提升。

在這段IT任務編組的過程中，也配合外在環境的變化，網路的應用逐漸成為IT應用的主流，所以，監察院也在1996年開始建置監察院的官方網站，到了1997年，更首開先例，也開放了電子郵件信箱的陳情管道，讓民眾可以更便利的遞送陳情書狀。

邱瑞枝認為，開放民眾可以透過寄送電子郵件進行陳情，不僅可以減少民眾因陳情路途奔波的時間、金錢和心力，因為監察院接受匿名陳情的方式，這種電子郵件的陳情，不用拋頭露面，某種程度上也可以讓民眾匿名陳情時更有安全感。她說：「開放電子郵件的陳情方式後，這也成為監察院受理民眾陳情主要的收受管道之一。」

不過，為了提高監察院同仁對於IT使用的興趣，邱瑞枝認為，當IT和同仁生活能夠結合時，這樣的IT應用才能夠成功。因此，隨著官方網站的架設完成，也開始規畫讓監察院同仁們都有一個電子信箱。剛開始，要讓同仁們有使用電子信箱收信的習慣並不容易，她想到透過「以私利公」的方式推動。

她認為，由IT部門主動宣揚使用電子郵件有什麼好處，就從同仁會轉寄很多笑話開始，透過各種軟性技能提高同仁使用電子郵件的誘因，當同仁已經十分嫻熟電子郵件的利用時，在公務上的使用自然也是得心應手。邱瑞枝表示，藉由這種從使用者生活的角度切入，做為推廣IT的應用方式，也成功地讓監察院同仁們對於各種IT應用越來越純熟。

一直到1998年，監察院修正組織法，才有正式的資訊室編制。邱瑞枝說，有了正式的編制，開始申請專案經費建立監察院自己的機房，這時候監察院的e化就是從面的角度開始擴散。

包括各種基礎建設、公文系統、業務系統、薪資系統甚至是利益衝突管理系統等等，涉及的利害關係人已經超越個人或單一部門，人力難以因應越來越複雜的業務範圍，IT系統的建置協助監察院能勝任這些新的挑戰。

執行陽光四法，IT扮演查核角色

五權分立上，監察院雖然有打老虎的糾舉、彈劾、甚至可以對其他行政單位提出糾正案。但從1993年「公職人員財產申報法」、2000年「公職人員利益衝突迴避法」、2004年「政治獻金法」及2007年「遊說法」這陽光四法通過後，監察院從至高無上的監察單位，搖身一變成為上述法案的執行者，其中，公職人員財產申報法和利益迴避衝突法的主管機關是行政院法務部，政治獻金法和遊說法的主管機關則是行政院內政部。監察院在執行法案的過程中，則必須一再和主管機關確認法律適用範圍，雙方主從關係立變。

不過，邱瑞枝表示，公務人員本來就有依法行政的天命，即便法律推動的架構和適法性有可議之處，但監察院依法執行陽光四法是不爭的事實。

目前需要進行公職人員財產申報的公務人員大約有8千到1萬人之間，加上配偶以及未成年子女，人數可能暴增2到4倍，勢必依賴IT才能作業。此外，像是政治獻金法的捐獻就有設限，如果個人或企業已經虧損者，依法不可以捐款。政府也都透過「政治現金不得捐贈者平臺」公開不符合捐款資格的單位，個人或機關可以透過自然人或公務憑證查詢相關資料，IT部門會保留相關Log查詢資料，並委由政風單位負責Log保存事宜。

此外，邱瑞枝表示，因為陽光四法在執行時，需要查驗其他部門單位的資料，IT部門成為提供彙整資料的單一窗口，並分別建立陽光四法申辦的相關入口網站。因為每一個法案執行時，一旦逾期就會有20萬元甚至百萬元起跳的罰款，邱瑞枝認為，這些入口網站不僅便利申辦人申請相關業務，執行部門也可以在截止日期前，提醒並聯絡到當事人進行申報，以免受罰。

邱瑞枝強調，由於陽光四法的執行過程中，牽涉很多機敏的個人資料，除了透過IT系統進行個資的部分遮罩外，也提供資料彙整的功能，若需要進行資料列印比對時，也提供浮水印的保護。

監察院因為執行陽光四法而建置相關IT系統，因為機房空間不足而將陽光四法系統放在共構機房中，這也成為監察院原本系統的備援機制。「塞翁失馬、焉知非福。」邱瑞枝說道。

 

監察院資訊室主任邱瑞枝表示，公務人員有依法行政的天命，IT就是協助業務同仁順利完成各種法定任務的利器。

 

世界因你而不同

監察院資訊室主任邱瑞枝最喜歡的一本書就是Google前副總裁李開復所寫的《世界因你不同》，她說，人生有不同選擇，如何最大化個人的影響力，就是我們一生追求的意義。她認為，這對於公部門的資訊人員更是如此，如何提升資訊的價值，作為業務連結的橋樑，透過IT資訊流程的改造，整合與共享資訊資源並做到最大化資訊應用的價值。她也期待自己能夠提供更便利的IT服務，讓監察院的同仁們，真正享受到IT帶來的便利。

 

CIO小檔案

邱瑞枝 監察院資訊室主任

學歷：

輔仁大學資訊管理系畢業，2010年取得臺灣大學政治系政府與公共事務組碩士在職專班學位

經歷：

大學畢業後，先到億昇資訊擔任系統工程師1年，再進新光人壽任電腦部辦事員2年，於1993年考上公務人員，在監察院擔任過約聘程式設計師、科員、設計師、分析師職位，並於2009年接任資訊室主任一職迄今

 

機關檔案

監察院

● 成立時間：1931年2月

● 主要業務：受理民眾陳情，整飭官箴，抒解民怨，執行陽光四法

● 地址：臺北市忠孝東路一段2號

● 員工人數：520人

● 院長：王建?

資訊部檔案

● 資訊部門名稱：資訊室

● 資訊最高主管：資訊室主任

● 直屬主管：副秘書長

● IT預算：每年1,200～2,000萬元

● 資訊部門人數：12人（主任1人，資訊業務9人，圖書業務2人）

● 資訊部門分工：資通訊基礎建設、資訊設備管理、資訊系統規畫與開發、資訊安全和圖書管理

IT部門大事紀：

● 1989年：成立資訊中心任務編組

● 1996年：建置全球資訊網網站

● 1998年：成立資訊室正式編制

● 2004年：人事薪資管理、利益衝突管理系統上線

● 2005年：政治獻金管理系統上線

● 2007年：公職人員財產申報資料專刊網路查詢系統上線

● 2008年：公職人員財產申報新法案件管理系統上線

● 2009年：建置統計資料庫、陽光主題網暨政治獻金不得捐贈者平臺上線

● 2010年：ISMS導入與驗證、建置CDP異地備援機制、政治獻金網路申報、財產申報網路申報

● 2011年：公文整合暨線上簽核系統上線