Microsoft 365 Copilot 開啟企業 AI 生產力之旅

面臨速度和工作量的雙重壓力，善用 AI 已是職場的必備技能。根據 2024 年微軟工作趨勢指數報告，高達 75% 的知識型工作者希望以 AI 節省工作時間、提升管理能力和創造力，以及專注於重要任務，也因如此，目前在工作中已使用 AI 的知識型工作者全球平均為 75%，台灣更高達 84%；此外，自行安裝 AI 工具用於工作（BYOAI）的全球平均比例為 78%，台灣則是相近的 79%。

Microsoft 365 Copilot 微軟推出協助現代辦公的 AI 工作助理，不僅可普遍應用於企業內的各個部門，同時也能展現立竿見影的高效率與多重效益。微軟在去年開放公有雲客戶透過各個管道以訂閱方式使用 Microsoft 365 Copilot，提供多達四十多種語言支援，其中繁體中文版也在台灣正式登場。

拆解 Copilot 技術及運作方式

Microsoft 365 Copilot 融合了三項核心技術，首先是採用大型語言模型（LLM），能夠理解人類語言及自動生成流暢的文字內容，為用戶提供答案及解決方法。第二項技術是 Microsoft Graph，存取爬梳用戶在 Microsoft 365 裡的文件、資料及檔案，例如：Outlook 裡的電子郵件、行事曆、聯絡人，或是 OneDrive 的檔案、Teams 的會議記錄、Chat 的聊天記錄，來自 Microsoft 365 的資料皆會成為 Copilot 的主要參考依據。

第三項技術是結合 Microsoft 365 的各種應用程式，如 Office 生產力工具：Word、Excel、PowerPoint、Teams、Outlook、OneNote。第四項技術則是結合雲端網路運算，讓 Copilot 得以擷取豐富資訊，安全可靠。透過這四項技術，Microsoft 365 Copilot 得以有效運作，提供企業用戶無縫工作體驗的關鍵。最後，透過這三項技術的融合， Microsoft 365 Copilot 得以有效運作，並為用戶提供無縫工作體驗的關鍵。

至於微軟如何確保用戶的資料安全，首先微軟遵從負責任 AI 原則，在企業用戶的資料採取公平性、可靠性與安全性、隱私權與保密性、包容性、透明性；其次，Copilot 存取權限完全相同於用戶本身擁有的權限，原本就禁止存取的資料也無法透過 Copilot 取得。更重要的是，微軟所有合約皆聲明不會將用戶資料用於獲利及訓練AI模型，這項承諾獲得超過半數的全球 500 大企業的信賴，積極投入使用微軟 Copilot 及其他 AI 解決方案。

業務行銷、採購與研發部門的 Copilot 應用情境

針對企業主要部門在 Microsoft 365 Copilot 的使用方向，微軟根據本身和客戶的實際使用經驗，歸納出可以快速上手且立即展現效益的應用範例。

首先是業務與行銷部門，可藉由 Microsoft 365 Copilot 進行產品簡報或提案製作、快速彙整客戶需求、客戶郵件回應生成、客戶會議摘要與總結。以簡報製作為例，PowerPoint 中的 Copilot 可依據 Word 檔格式的產品型錄，來生成簡報，實測約可在 90 秒內完成簡報及講稿，使用者若對結果不滿意，可進一步要求 Copilot 針對特定圖片、文字或投影片進行修改，甚至重新製作整份簡報檔。

採購部門的應用場景包括供應商合約分析、供應商溝通摘要、供應商會議記錄與摘要。以供應商合約分析為例， Word 中的 Copilot 可協助提升資料檢索、提升內容創作的品質與效率，實測 23 頁的微軟制式英文合約可在 80 秒內生成重點摘要，但若由使用者自己來閱讀及消化文件就需要半小時，而且還需要額外的 20 分鐘來整理出與 Copilot品質相近的重點摘要。

再加上 Word 中的 Copilot 可自動草擬文章、修訂語句等功能，整體所節省的工作時間極為驚人。此外，使用者可針對文件內容與 Copilot 進行問答，若需確認原文，也可透過 Copilot 提供的連結來連至本文段落閱讀細節。

研發部門的應用場景，包括技術報告和內部Demo摘要、會議摘要與總結、生成智慧產權文件，以及外部內容摘要如競爭分析、專利分析、產業趨勢。由於研發部門的開會需求較高，會議排程衝突的狀況很常見，即使遲到或缺席，仍可透過 Teams 中的 Copilot 獲得第一手的會議資訊，如會議討論重點、重要對話內容、條列會議待辦事項。Teams 中的 Copilot 主要功能包括自動生成會議記錄、線上翻譯、會議回顧與摘要，舉例來說，針對會議重要決策進行追問，Teams 中的 Copilot 可提供來自於哪位同事在會議哪個時點的發言等資料出處。

法務與財務部門的 Copilot 應用情境

法務部門可使用 Copilot，進行合約分析如摘要、合規違規、條款提取，亦可用於文件起草如公司政策、隱私文件，新舊合約內容對比也是重點應用之一。以往在比對內容時，通常是列印新舊合約紙本或以兩個螢幕進行人工比對，現在利用 Word Copilot 輸入檔案連結後進行合約內容比對並列出差異點，不僅大幅縮短比對時間還能減少人為錯誤。

財務部門最常使用的工具當推 Excel，Excel 中的 Copilot 可用於進行財務報表分析、數據對帳、預算分析。最主要的差異及助益就是使用者無需再學習複雜的公式，而是直接對 Excel Copilot 下指令要求提供公式，以進行數據分析及解決問題。此外，Excel Copilot 能理解財務專有名詞，使用者可直接下指令如計算獲利率並新增對應欄位，無需再自行輸入獲利率公式；而在數據分析部分，以指令要求 Excel Copilot 根據營收等不同條件進行排序，並執行統計圖表的繪製。

不同的應用情境，將是企業及知識工作者邁向 AI 之旅的最佳起點。除了增加對不同語言的支援，微軟亦持續擴增 Copilot 的新功能包括白板、Loop、OneNote、SharePoint、Viva，而在 AI 及 Copilot 的技術呈倍速進展的同時，微軟堅守不變的政策就是負責任的 AI，確保符合各項法規如 GDPR 及企業機構內部的隱私權規範，確保 AI 應用的安全、效率和品質。