iT自救術─文書處理的基本概念

手寫是最靈活、最有彈性的文書處理方式，想到什麼就寫什麼，圖文並茂又兼成本低廉（從自用的角度而言，成本是很低廉），但成品無法大量複製，而且文字量很大時，手寫文書的效率很差，因此並不是現代社會多數人愛用的文書處理方式。

既然手寫文書無法「量大」，因此很久以前古人就發明了印刷術，無論是活字印刷或是雕版印刷，都是以大量生產為目標。雕版印刷和手寫文件的概念頗類似，只是雕版師父得把內容雕刻到「版」上，而這「版」通常就是木板，而且還得雕刻成左右相反（所謂的鏡射），這樣印出來的東西才會正確。可想而知，雕版其實相當費事，成本也高，但是因為「量大」，因此出版品的平均成本得以降低。

活字印刷比雕版印刷還有更大的彈性，活字的字模就是印刷的最小單位，其好處就是「字模可以重複使用」，只要把「版」用活字組合好之後就可以大量印刷，印好以後這字模又可以拆散，拿去組合成新的版去印別的東西。但若是你要印的文件內容沒有字模怎麼辦？那就得特別去做個字模。所以，活字印刷的品質未必會比雕版印刷來得高，但成本會更低。

不過，印刷技術無法解決「個人化文書處理」的需求，但是我們需要個人化的文書處理，而且效率和品質還得比手寫來得更好才行。

個人用的文件產生器
時間來到20世紀末，大約在80年代開始，個人電腦成為文書處理的工具，印表機成為新時代的印刷機，但是電腦上的文書處理到底有什麼特色，如今已經儼然成為21世紀新人類必備的工作技能？

讓我們先從手寫開始「想像」。

手寫的彈性就是：你擁有絕對的自由，愛怎麼寫就怎麼寫。不過，這也表示你得控制這文件的一切，這意謂著「做一份文件，很累」。

至於排版印刷的時候，每一張每一頁，內容都得適當地印在紙張的正中央，紙張的四周必須適當地留白以配合文件的裝訂及讀者的視覺舒適。印刷機器由熟練的技術人員負責控制、調整，確保內容不會被印到紙的外面去。

而在使用電腦＋印表機做文書處理工作時，基本的想法就是：使用者只要打字即可，不必太花心思控制文件。

早期DOS下的文書處理，英文的字母都是一樣大小，因此在螢幕上顯現的「結果」並不美觀。但當人們只要「能用」的時候，就會先忽略美觀的問題。所以，當個人電腦開始流行起來之後，文書處理軟體就迅速地蓬勃發展，而最重要的關鍵就是：你只需要打字即可，而文書處理軟體會適切地調整你打出的字，確保文件印出來之時，一定會很正確的顯示在紙張的正中央，四周也會有適當的留白。

適當地控制分頁和留白
再次強調：到今天為止，大部分重要的文書處理軟體，所做的仍然只是同樣的事情而已。

使用者只需要調整好必要的設定，然後你就專心打字即可。文書處理軟體會確保列印出來的文件內容，將會精美地列印在紙張的正中央。而這一切，都不用假手他人。

而且，更棒的是：因為文件是以數位的方式儲存，因此修改設定非常容易。比方說，如果你要把列印的紙張尺寸從A4改成Letter，只需要改變紙張尺寸的設定，文書處理軟體一樣會確保列印出來的文件，四周的留白將會完美依舊。同樣的，做這些事情的時候你還是可以自己來，完全不用假手他人。

你終於可以當你的文件的主人了！

所以，在使用文書處理軟體之時，各位要把這首要的概念記住：文書處理軟體比較像是「WTGIWYG（What They Give Is What You Get）」，但這並沒有什麼不好。如果你需要精準且不可更動的列印結果，那……條件可就多了：

● 使用「桌上排版」軟體是得到「精準列印結果」的更佳選擇

● 你得確定列印文件的電腦有必備的各種「相關零件」，尤其是字型一類的檔案都不能缺少，列印出來的文件才會和最初排版的結果完全一致

當然，如果現在你需要精準的列印結果，技術上已經比以前成熟太多。但是，當時間還在30年前左右，電腦可以幫你列印出堪用的文件，就已經是一項不折不扣的數位奇蹟了。要注意，這文件是你自己打字、自己就可以列印，而且列印出來的文件周圍有適當的留白。

只能處理洋文的洋軟體
只是，外國人寫軟體，當然是先照顧外國人自身的需求，無暇他顧。所以早期的文書處理軟體當然只能處理拉丁文字，完全不能處理中文。但是沒關係，我們先從英文文書處理軟體的設計原則，來研究其「妙處」，這樣你才能知道為何這東西會掀起革命。

首先，文書處理一直是以「列印」為主要的設計目標。無論如何，你打的字，得印出來才算數。30年前並沒有Internet，也沒有e-mail這種東西，當時的人還是習慣用紙張處理一切。電腦再怎麼偉大，也沒有大到到處都是（現在也沒有，不是嗎？），因此一個好的文書處理軟體就必需要能夠做到下面的事情：配合市面上買得到的（幾乎）所有的印表機，自動分頁列印，並且在紙張的四周依據使用者設定留白。

當時最常見的「點矩陣印表機」有兩種規格：80行和132行。80行印表機主要是用來對付美國慣用的紙張尺寸：Letter。Letter紙張的尺寸是8.5吋×11吋，但如果你印滿整整80個英文字母在這種紙上面，兩邊的留白（按理來說）會太少。因此，文書處理軟體（正常而言）會預設紙張兩邊會各留下1吋左右的空白，而讓使用者每一列打上65個英文字母（含空格）。偵測邊界自動換行
請注意：如果你用打字機，那打到設定的紙張邊界的時候，機器會「噹」的一聲，提醒你該換行了。如果你用文書處理軟體的話，你得自己看著電腦上的指示，「喔，第66個字，該換行了」然後按下Enter鍵嗎？

當然不必。如果要的話，那這種軟體還會流行嗎？

也就是說，當時在PC下的英文文書處理軟體三巨頭：WordStar、WordPerfect和Word，雖然顯示出來的只是醜不拉嘰的等寬英文字，但光是能夠判斷紙張邊界自動折行這樣的功能，就讓廣大的企業用戶們痛哭流涕了。而且，如果你想要改一下文件的樣式，「左邊是裝訂邊，要多留0.5吋的空間」，沒問題，改個邊界設定，文件自動會重排，你幾乎不用費心做什麼事，就可以就可得到一份一樣美觀的文件。

所以，自動判斷紙張邊界並折行，就成為這類英文文書處理軟體最重要的原因了。既然如此，我輩既然要研究文書處理這門學問，就不可不對這項特異功能深入研究一番啊！

使用DOS下的WordStar軟體來製作文件，改變邊界設定時它也一樣會做好文件重排，這對當時的使用者來說已經是不得了的強大功能啊！

熟知Space和Enter的妙用
文書處理軟體能夠自動判斷紙張邊界並正確折行，在不考慮中文這類方塊文字的情況之下，早期的軟體都是用「空格」作為判斷的依據。

也就是說，空不空格，對軟體來說是個要命的關鍵啊！

構成英文的（或是大多拉丁語系）的元素，並不是字母而是「字」（word），字和字中間當然要用空白隔開。所以這類軟體的設計也不難，只要當使用者打的某一行字超過右邊邊界之時，它就把使用者正在打的字，整個折到下一行去。但這只是視覺上的效果，事實上文字和文字之間還是只用空格做區隔，折行的視覺效果是軟體計算的結果。一旦你重設紙張的邊界或是改變使用的紙張，軟體也只是重新把文件依照設定重排，這種工作用電腦來做就又快又準確了。

字和字之間用空格分開，那段落與段落間呢，則是用「Enter」來分隔。Enter通常代表著插入「換行」和「下一行從頭開始」的兩個「隱形字元」，因此視覺效果可以明顯讓段與段之間做出區分。如果打字的人很清楚這些規矩，那製造出來的文件也會比較便於「重新利用」。

就這麼簡單。

PE2其實不是個文書處理軟體，但它也有段落重排的功能。但是這功能你得一個段落、一個段落地自己重排，文件要是很長的話，那可會要你的命。

人生總有意外
如果真的這麼簡單就好了。

可事情往往不是我們所希望的那麼簡單，我至少可以舉出三個「意外」。
第一個意外是：很多人並不知道文書處理軟體這麼聰明會幫你換行，所以一行字打到某個程度，就習慣會自己按下Enter斷行。乖乖，這麼做會讓你的文件將來很難處理。因為這類軟體用Enter（所插入的CR和LF字元）來當作段落的分隔，結果你在不是段落的地方就按下Enter，將來需要段落重排時，你就會看到詭異的情況。如果把紙張邊界調小，你會看到文件會以奇怪的方式斷行。如果把紙張邊界調大，又會發現文件不會重新調整樣式。簡而言之，如果你連這基本概念都不知道就開始用這類軟體，結果就是這文件將來很難再重排。

第二個意外是：有些軟體卻不是用這種方式去控制文字和段落的分隔，最有名的就是PE2。

PE2主要只在臺灣流行，而這套軟體很神奇的地方在於，它雖然不會幫你做文件分頁，但它居然也有段落重排的功能。但若要讓該功能正確運作，你得先知道分段規則是什麼。

本期結語：我們就這樣過了10年
PE2這軟體也可以設定邊界，但你得使用文字命令。像我這種曾經苦學過這軟體的人而言，我知道可以下達「s margins 1 65 1」這樣的命令，來設定一列文字的寬度是65個字元。然後，你得設定所謂的「行區塊」，並下達Reflow指令。一切正確的話，文件也會重排。但是要命的是：你得一個段落一個段落重排，否則文件會亂掉。

最糟糕的意外就是：無論是前面的「英文文書處理三巨頭軟體」，還是臺灣流行的PE2，都不能正確地重排中文文件，只是PE2至少能輸入中文，所以在臺灣就流行了起來。至於那些英文軟體，是根本沒辦法搭配中文系統使用。所以，早期的中文文書處理的使用者用的是段落重排功能很糟、自動分頁功能也沒有的PE2（或是類PE2軟體），當時要印個看似簡單的文件，你都得樣樣精通啊！

就這樣，大約10年左右的「中文文件隨便亂印」的日子就這麼過了。