個人情報管理的救星

個人情報管理，是所有知識工作者都想要做好的事情，但這件事卻一直做不好。就像我一樣，眼看桌面的文件像山一樣一堆又一堆，丟也不是，因為裏頭有些資料可能日後用得著；但不丟也不是，因為辦公室終究會沒地方可放。

會有這樣的問題，在於現今仍有許多情報需要透過紙本文件來傳遞。即使電腦普及，網路發達，有許多情報都已是透過電子郵件傳遞，或可由網路上取得，但有些資料還是得透過紙本文件傳遞，像是開會的報告或是研討會的講義，畢竟得提供紙本文件，這樣才能夠讓所有人當場閱讀。

當你拿到了紙本的文件，而這份資料對你而言又是得保存的情報，那麼接下來這份文件能否以數位化保存，就是個人情報整理能否做得好的關鍵。
若資料無法集中，有部分的資料是存在電腦裏，又有部分的資料是散布在桌面、書架，等到要用的時候找不到，也就喪失情報整理的用意了，久而久之自然也就不想再做。

文件要數位化，做起來應該不會困難才對，畢竟掃描器已經是很成熟的產品了，然而，一般的掃描器並不是針對個人情報管理所設計，要將文件數位化得花費好大功夫，除非你有專門的助理來做這件事，不然一般人要落實文件數位化是很困難的。

傳統掃描器的問題在於，首先一般平臺式掃描器的體積過大，放在桌面上太占空間，如果你不是放在身邊，自然就不會隨時使用；再者，一般掃描器通常不具備自動進紙器，掃描文件得一張接著一張放上掃描臺，這樣的苦差事會耗費太多時間，即便願意堅持做下去，卻也會落得沒效率。

如果文件數位化是一件得特別記得去做，而且還是一件沒效率的苦差事，那麼自然就會做不好。從人性的角度來看，文件數位化得以落實的關鍵，就必須是舉手之勞，把文件丟進一臺機器，按個鍵就能自動處理好，就像是把文件交給助理處理一樣簡單，這樣才有辦法持之以恆。

本期封面故事所報導的，就是針對個人情報管理所設計的新型掃描器，它們之所以稱得上是專門針對個人情報管理所設計，就在於一方面體積縮小到適合放在辦公桌上，另一方面則是在軟硬體的整合上，已經可以串起自動化的文件數位化流程。

這種掃描器所占的空間，不超過一張A4紙張，而且都採用饋紙式自動進紙設計，既能節省空間又能夠自動進紙。你只要放上文件，按下掃描鍵，它就會同時掃描紙張的雙面，所以即使是雙面文件也不需要翻頁重掃。

文件掃描了之後，掃描軟體會自動存為PDF檔，同時光學文字辨識軟體會自動辦識文字，轉為可編輯的PDF文件檔。而且，如果你在掃描之前，先以螢光筆在文件上註記關鍵字，那麼掃描軟體會自動辨識色塊裏的文字，並且會自動為PDF檔加上這些關鍵字，以利於日後的內容搜尋。此外，掃描好的文件還可以自動傳送到線上文件服務存檔，像是Evernote。

可以想見，這種設備讓我們可以放在身邊使用（還有體積更小的隨身攜帶版本），同時簡化了操作流程，幾乎是一鍵完成，讓文件數位化變得簡單到可以隨手完成，再搭配軟體功能的強化，在應用上就有更多的可能性了。

在我寫這篇文章之前，我就把一份一年前的簡報拆開，全部丟進去掃描，整份近80頁的報告在幾分鐘內就轉成PDF檔，接下來我就很放心地把它丟進回收箱了。關鍵就是這種個人情報管理掃描器。（請見第22頁）