One By One法則

「我不知道怎樣帶底下的人工作？」剛升上研發經理的小P懊惱地說：「為什麼現在的小朋友都不知道怎樣做事呢？」為了搶商機，很多任務都得跟時間賽跑，於是我們只能一直承接任務，然後分派給部屬，再去承接更多任務，最後自己突然停下來問自己：「為什麼自己跟底下的人要累得跟狗一樣？」眼前的小P就是典型的例子，在忙亂之中對於工作產生懷疑，也失去前進的動力，以及捍衛專業的堅持。一個團隊能容納多少工作量？專業經理人一直努力探求這個數字的極限，同時也對於自己快要失控的不滿感到很擔心。

事情做不完很有可能不是新任務多，而是舊任務持續無法結案，結果越做越累。另外一種現象，則是虛擬的任務多，每個案子的責任都沾一點邊，我們得在每個案子中不停切換，從人的心理層面看，不是因為工作負擔重而累，是因為太多雜事由煩轉躁最後變累。根據心理學家的統計，有超過60％以上的工作者，在職場上無法同時進行超過3件案子，超過之後壓力會呈指數型上升，有可能交辦到第6個案子的時候導致崩潰。

為什麼會這樣子呢？每個人都有所謂職場與私人兩種任務。任務的計算不是只有工作場所這一個地方，家族、朋友、自己想做的事情都是任務。更有趣的是，科學家發現，用來驅使一個人能同時承擔更多任務的企圖心，是被大腦分泌的一種物質所控制，因此每個人天生能承受的任務極限與預期比例都不同。

了解到人愛不愛工作其實有很大部分是受到生理因素影響之後，我們該怎樣解決問題呢？心理學家建議的做法是：One by one法則。其實就是「事情做完了，才給下一個任務」。要做到這樣並不難，難的是主管如何能夠頂住上頭的壓力？所有老闆都一樣，希望同仁的時間塞得滿滿的：「員工本來就應該可以有效率地在各任務之間切換，現在只有一個任務，萬一遇到瓶頸是不是就idle浪費時間了？」可是話又說回來，員工需要專心，一直被塞任務的結果，真的能有效地執行嗎？密西根大學的研究發現，人類如果在兩個任務之間切換執行，會比只專注在一個任務上，損失25％的效率。

銀行、郵局、醫院都有抽號碼牌排隊等候服務窗口的機制，這就是One by One法則的應用。我們會認為，按照號碼分派到不同窗口的作業方式可能沒效率，其實不然，美國教授曾經統計過，發現如果不用叫號讓大家自己去排隊，或者一次同時分派3～5個人到同一個窗口，其效率還是比抽號碼牌來得低，這都是「不患寡而患不均」的問題！所以說，我們的專案管理，除了要把可平行處理的任務分離出來，還要有耐心與擔當，讓任務去排隊，然後一個個指派給完成前一個任務之後正在等待下一個任務的員工。

一次只做一件事，是我們常常聽到的成功秘訣。「分心」也最容易把事情搞砸，例如開車講手機會容易出車禍或者錯過路口，可是我們卻不允許同仁專心在一個案子上，總覺得這樣會不值得發給他們的薪水，或者認為時間的損失太大了。但是這些阻止我們讓員工一次只做一件事情的「情緒與感覺」因素，實在是很不科學的。我們可以提升員工的能力來縮短執行任務的時間，如果每個任務的花費時間縮短10％，那麼每10個任務就又能多出1個任務的時間可以調配。可是如果我們同時塞10個任務，按照密西根大學的說法，那就導致專案完成時間延後了25％，也就是少了2.5個任務的時間。所以小不忍則亂大謀，忍耐一下，讓同仁工作One by one，事情會做得更快更好。

當數個團隊，跨部門，或者跨公司一齊來溝通，One by one法則也會是最有效的執行方式，一次一個共同任務，一次一個共同目標，才不會彼此雞同鴨講，或者互相制肘。幫部屬安排任務，一次完成一個，當雙方能把每項任務的內容溝通好，隨著任務完成的數量增加，彼此默契與效率也會越來越好，團隊也能感受到成就感。相對的，如果我們只是塞任務，沒有幫部屬或協同作戰的團隊做好排程規畫，代價就是大家都陷入泥淖，沒有一件事情做得完，也無法得到成就感，因為所有時間可能都花在案子切換還有溝通上。再者，當大老闆來看進度的時候，每個案子進度都只有10％，與幾個案子已經完成100％相比，何者會來得好？集中，不但可以讓部屬專心，資源也可以有效集中運用，工作才會有效率。

彼得杜拉克總是強調：最重要的事情優先處理。我們如果把最重要的事情，集中力量來解決，其餘的便可以很快迎刃而解。因此我們除了要制定任務的輕重緩急，也要追求資源的集中配置。除了要耐住性子、不要一直塞案子給同仁，也要盡力集中資源讓團隊可以發揮力量把任務達成。也不能太貪心，盡量在「累積小挑戰，形成大跳躍」的原則下，把大任務分割成「雖有挑戰，但可達成」的小任務串，集中火力解決一個一個的小任務串，不知不覺再大的任務也可以達成了。