iT邦幫忙─需要採購IT設備時，要如何做好事先的準備？

需要採購IT設備時，要如何做好事先的準備？
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Fortune（IT邦初學者10級）發問：
在採購設備之前，可以先做哪些功課，才能買到符合需求，價格又合理的設備？

davistai（IT邦好手1級）：
在採購之前，可以先向使用單位進行訪談，了解需求的原因及預期的效果，並且確認有多少預算。

之後，可以上網搜集及研究同類型設備功能資料，或詢問親朋好友使用後的評價等。

如果採購的是小型設備（如光碟機、單機硬碟等），通常就以前述的評估結果，加上預算考量，呈給主管核准後，即可著手採購流程。

較大型的設備（如電腦伺服器、網路設備等），可以先聯絡設備供應商前來介紹他們的解決方案和產品，除了可以了解功能是否符合需求，並可討論建置過程會對現有的作業環境產生的影響，做好後續的因應。

最後即可將各廠商的優缺點，以及安裝、建置時程、價格等做一列表，呈給長官選擇並核准後，就可完成後續的採購流程。

Cheng（IT邦初學者8級）：
採購設備前一定要先了解自己現有環境的需求，更重要的是要連未來預期的目標一併考量，不然只為了現況購買設備，一旦環境變動，就可能不敷使用，屆時還要花更多錢。所以前置的評估作業一定要完善，假如能找到相關的專家討論是最好的情況。

在規格確定之後，就要針對購買的設備詢價，建議比較三家以上的廠商，並且注意後續的服務。廠牌與穩定性一定要重視，萬一廠商退場不玩，或是設備經常故障，對系統管理人員都會很麻煩。

最後再提醒一點，設備進場前，要先評估環境是否需要改變，像是電壓、空間、線路、冷房、清潔等，這樣設備進駐後才能發揮最佳狀態。

Jamesjan（IT邦初學者1級）：
由於採購設備和預算編列息息相關，提供我們在編列採購預算的經驗。

在編列硬體預算時，可以參考一下硬體設備的使用年限，一般硬體折舊周期為五年。以目前市場上所推出的伺服器，一般保固為3年，所以 3到5年是較佳的參考數字。

除此之外，依據公司年度的成長預估、使用者人數增加數量、大型專案的執行、預計汰舊換新的系統／設備、各部門需求等，皆可作為硬體費用估算的依據。

在編列預算時，要先調查規格，了解目前市場的趨勢，未來的擴充性與設備的相關數據是否符合公司的需求。

如果需要更深入了解細節，可以請廠商來公司一趟，做產品展示或整體解決方案的介紹，然後請廠商先報價，作為衡量預算的參考，並預留彈性的空間，作為爭取的籌碼。

有時會發生預料之外的採購需求，由於先前沒有編列預算，就無法執行，因此可以在預算中，編列預備金或維護費用、雜項支出之類的金額，以備不時之需。

jerry640（IT邦初學者1級）：
通常採購設備的數量要大，才容易有議價空間，或者是公司知名度高，可以讓廠商拿來宣傳。這種情況下，尤其是集團式的公司，如果是子公司的名氣不足，可以找知名度較高的母公司代為議價，通常拿到的價格會比較漂亮。

另外一種是不要從一般通路去詢價、比價，而是找原廠討價還價，尤其年底拼業績時，議價的空間可能就很大。

Japues（IT邦初學者7級）：
我的作法是探聽三家離公司最近的設備經銷商，而且它們本身有較高的營業額及出貨量。這樣的好處是議價空間相對提高，售後服務也比較好。

另外也會透過公司褔委會與該店接觸，簽為特約商店，通常在需要採購IT設備時，報價也會較合理。