明志科大用IT緊密連結全校師生，靠數據分析迎戰少子化趨勢

由台塑集團創辦的明志科技大學，自創校以來，學生們就全體住校，甚至將近六成多的教師也一起住在學校中，當大部分的老師與學生們都以校為家時，明志科技大學圖書資訊處處長黃植振說，資訊處很重要的工作，就是要打造出貼心與簡便的服務，透過資通訊，更緊密地串連起學校和學生之間的關係。

而資訊處自今年初開始，將校內大部分的服務，都整合進明志App中，學生們可以直接透過行動裝置，如手機與平板電腦等，使用學校提供各項的資訊服務，其中包括供師生查看個人課表、考勤、成績與學校行事曆等，也能夠透過手機請假、使用校內電子郵件、登入雲端硬碟等，甚至還可以用此App透過掃描QR Code，來報名會議等活動與查看參加過的活動及活動抽獎記錄等。

舉例來說，由於明志科技大學大一學生每周都需要參加朝會，但如果當天早上下雨，盡管學校可以用校內廣播通知學生停辦朝會，但若學生正在校外等，就無法讓每一位學生都確實接收到訊息，因此，當手機成為年輕人最重要的行動裝置時，學校就能夠透過App，發送訊息推播到每一位學生手機中，或是當學生星期天要返回學校時，家中卻臨時發生事情，而需要向學校請假時，學生也可以直接利用此App請假。

而在明志App中，黃植振說，特別的是還有一項活動報到功能，也就是活動參與者可以透過出示會議或活動QR Code，在經由主辦方掃描，就可以直接登記報到，而不像過往，參加者還需要填寫紙本表格等，且參加者也能夠透過手機、平板與個人電腦等登入學校的雲端硬碟，以瀏覽或下載會議與活動的相關資料。

甚至若會議發表者在會議當天才臨時更改講義內容等，行政人員也可以直接登入雲端硬碟，在線上直接更改電子檔案，而不像過往當講義列印出來之後，還要想辦法更改內容或是重新印製，而顯得相當麻煩，同時也增加了許多的人力與紙張成本。

黃植振說，過往會議相關資料，有時一本講義的紙張數量多達300張，若以參加者為30人計算，整場會議就需要列印將近一萬張紙，相當浪費資源，因此，一旦活動報名能夠用QR Code掃描，加上可至雲端下載資料，就可以達到節能減碳的目標。

即便資訊處不斷地強化學校與學校之間的黏著度，但面臨少子化的衝擊時，政府與各大專院校也要積極思考因應對策，自五至六年前開始，政府與很多學校開始刪減預算，以政府來說，其改採用競爭型預算，也就是從大專院校補助款中抽出一筆預算，供各校競爭。

學校為了爭取典範大學和教學卓越計畫經費，資訊部門需要和總務處合作，除了要執行教室e化、數位講桌與投影機與雲端管理介面等，甚至要思考如何提升行政效能。

而明志科技大學也因應少子化趨勢，以資訊處來看，先將資訊處預算縮減到八成，如今甚至採用零基礎預算。也就是原先學校每年固定撥出經費給予資訊部門，而現在資訊部門預算則是從零開始，資訊處必須每年提出預算規畫，再向學校高層爭取，下一年度才有經費。後續學校還會檢視，當初資訊處取得經費之後，取得什麼結果，是否符合當初成承諾的成果。也就是說，資訊處要一路說服上層管控者，可以達到甚麼樣的目標才能獲得經費。

利用數據分析提高招生成效

為了增強學校的營運績效，資訊處和教務處等部門，一同投入校務研究（Institutional Research，簡稱IR）發展，利用數據分析找出學校在招生時的問題。

黃植振說，明志科大的招生人員每一年都會到各區域的高中招生，而該高中學生每年進入明志科技大學就學的人數，就可以做為衡量招生是否有力的依據。

舉例來說，若招生人員每年都到某一間高職招生，但分析發現，此學校的學生來明志科大就讀的人數卻不如預期，甚至呈現就讀人數遞減的情況，而學校根據此份分析資料，就可以調整招生人力配置，而將重心轉移到其他的高職，以達到更好的招生效果。

而資訊處不光分析學校既有的招生資料，明志科大的校務研究人員還會製作問卷，來蒐集更多的資料，例如在新生訓練時，供學生在電腦教室中填寫入學動機等問卷，而且學生大三在工讀前後也要填寫問卷，以評量工讀實習產生的效益等。

黃植振說，經過調查發現，有一部分學生是在父母的影響下選擇就讀，另外有一部分則是喜歡大三至校外工讀實習的制度，在分析資料之外，校務研究單位則負責思考，如何設計出能問出關鍵問題，但又不冗長的問卷，而學生輔導相關單位則負責報告分析結果，與解讀其中的意涵。

而明志科大不光分析學生就學情況等，也利用數據分析，來分析各個老師的貢獻度，如學校因應評估教師工作績效，而發展出來的四合一評量中，主要有四大項，分別為研究、教學、輔導與服務，其中涵蓋了各式各樣的指標，來衡量每一位教師的貢獻度，包括論文發表數量、授課時數、學生專題得獎數、專利產出數、產學合作案與國科會計畫等。

而資訊處為了配合複雜的教育部評鑑、教師評鑑等作業流程，開發了一套平臺，供行政人員與教師等，輸入評鑑相關資料，並經由行政人員一一檢核，再透過程式自動計算出各教師的績效。

舉例來說，黃植振說，如發現某一系所一共有二十位老師，但其中八位老師就負擔了近百分之八十的成果。而另外十二位老師，當學校開出新的工作內容時，如職能輔導師等，就能夠引導這些老師，投入學校其他新成立的工作上面。「藉此分析數據，能夠比較容易說服與引導這些老師到他們更擅長的工作領域上，也能讓他們比較自在一些。」，而後續如何應用分析資料也是很關鍵的一環，黃植振說。

明志科技大學圖書資訊處處長黃植振指出，IT人需不斷吸收跨領域知識，與和各式各樣的人接觸，才能快速因應大環境變化。

資料倉儲與資訊控管為數據分析的關鍵

而明志科技大學在進行一連串數據分析過程中，正是以資料倉儲作為資料集散中心，黃植振說，為了要讓資料分析更有效率，資訊處首要工作就是要打造資料倉儲，也就是藉由建立一個全校集中的資訊倉庫，除了儲存大量資料外，也能夠整合並管控學校各種內部與外部資料，與支援各種資料分析工具與決策支援軟體，以產生各種系統化與結構化的資料，來協助學校做決策。

當資料輸入資料倉儲後，資訊處如何控管全校行政與教學端等資料，就是一大挑戰。黃植振說，明志科大主要按照業務流程來控管資料，而非依據各項資料特性，或各業務部門擁有那些資料等，如此一來才能橫向連結所有處室，以盤點各業務，如了解此份資料由誰蒐集，或是被誰利用等。

以學生基本資料來說，此份資料全校各部門都會加以應用，如學生尚未入學時，教務處先會蒐集學生國內與海外聯招等基本資料，當學生入學後，教務處會再向學生調查家長緊急連絡方式與家中住址是否變更等。

接下來，學生事務處會用此資料，如進行學生輔導時發現該位學生父母離婚，而成為單親家庭，此時就可能需將緊急連絡人從父親改為母親等。或當學生大三開始到校外進行工讀實習前，學校需將此份資料傳送到外部合作廠商。

也就是說，在電子化資料交換過程中，資訊處如何控管資料成為一大挑戰，包括當某單位須更動學生基本資料時，資訊單位都必須思考該單位的應用權限，如是否有更改資料的權利等。

由於應用學生基本資料的單位，涵蓋全校教學與行政各處室，若由資訊處出面主導，會產生代表性不足等問題，因此需要由學校高層召集各單位舉行會議，首先由各部會講述其作業流程，再交由參與者共同討論，而討論過程中，才能更清楚地了解流程有哪些瑕疵，與應開放的權限為何。

以兵役資料為例，過往資訊處在進行資料控管時，原先認為僅有男性學生在海外工讀前，需將其基本資料通報內政部役政署，經由各業務部門討論後，才發現男學生要出國遊學前，於暑寒假時，其基本資料也要通報役政署。

一旦資訊處了解此事後，需要事先通知該單位先行通報，再加上由於此份學生個人資料是用作外部利用，學校也必須通知學生，並請學生填寫聲明書。而黃植振說，資訊部門不僅要做資料倉儲，後續也要做好資料控管工作，甚至資訊安全和去識別化也是資訊處重要的工作項目之一。

鼓勵IT人跨領域學習

身為資訊主管，黃植振說，很重要的事情就是要傾聽下屬意見，如果遇到意見不合的情況，首先會與和資訊人員溝通學校的期待與其他業務部門的意見等，在資訊充分揭露後，也會給予資訊人員充分表達看法與意見的空間，如果資訊人員言之有理，就會按照他們的做法。不過他也說，身為資訊主管，在尊重資訊人員的專業和學校現實考量之間，如何拿捏平衡點，也是一大挑戰。

他也說，資通訊變化的速度相當快，從前幾年熱門的虛擬化到雲端服務等，身為IT人除了需不斷吸收跨領域新知識，也要走出資訊部門與各式各樣的人接觸，如積極地參加研討會、了解國家教育發展方向等，才能跟上環境的發展與變動。

 CIO小檔案  

黃植振

明志科技大學圖書資訊處處長

學經歷：大學就讀於中原大學電子系，之後赴美深造取得美國紐約州立大學電機碩士之後，就讀美國普渡大學電機博士班，獲得博士學位後返臺，進入明志科技大學任教，並擔任圖書資訊處副處長，現升任至處長，目前也是明志科技大學電子工程學系助理教授。

 機關檔案 

明志科技大學

●      地址：新北市泰山區工專路84號

●      成立時間：1963年

●      員工人數（含教師）：298人

●      學生人數：4 ,532人

●      創辦人：王永慶

●      現任校長：劉祖華

●      網址：www.mcut.edu.tw

 資訊部門檔案 

●      資訊部門主管職稱：圖書資訊處處長

●      資訊部門主管姓名：黃植振

●      資訊部門：18人

●      每年IT預算：約2,000萬元

●      部門分工：圖書管理組、諮詢推廣組、系統開發組、網路媒體組

 IT部門大事紀 

●      2007年：建置圖書RFID晶片

●      2008年：校園通訊網路光纖化

●      2009年：通過ISO 27001：2005、加入TANet無線網路漫遊、連線TWAREN

●      2010年：建置單一簽入平臺、生涯地圖平臺

●      2011年：建置校務基本資料填報、教師四合一評核、線上校史導覽平臺、線上圖書館導覽平臺

●      2012年：建置主機伺服器虛擬化、新世代防火牆、服務導向網站、榮獲新北市數位志工傑出團隊第一名

●      2013年：建置電子化會議、校務分析平臺、資訊講桌雲端管理、電子書製作平臺

●      2014年：通過新版ISO 27001：2013、榮獲教育部資訊志工銀質獎、建置儲存虛擬化、線上漂書平臺

●      2015年：建置明志行政雲（終端精簡化、虛擬應用程式、虛擬桌面）

●      2016年：建置行動App（iMC、圖書App、網路大學App）