EMC Documentum eRoom Enterprise 7.3

EMC發表Documentum eRoom Enterprise 7.3版，此軟體是以專案導向為主的文件管理與協同作業系統，並緊密結合專案下的成員、文件、工作流程，達到分享資訊、團隊合作、輔助決策。系統包括更新的功能，例如效能儀表板、即時通訊、強化的內容伺服器等，並在文件安全控管上，增加存取設定，使得文件使用者延伸到企業外部網路的供應商或客戶等。

專案導向的工作區與角色設定
Documentum eRoom Enterprise結合協同作業與企業級的文件內容管理（Enterprise Content Management），安裝時可選擇標準或進階兩種方式，差別在於eRoom系統本身、檔案分享、資料庫、索引等服務在單機或多部伺服器上。軟體安裝完成後，需先建立虛擬工作區，稱為My eRoom，且系統內建5種範本與提供自訂功能，縮短建置的時程。如同使用一般專案管理軟體，在產生工作區前，建議先定義其成立的目的、使用成員/角色、以及隸屬的團隊（community），因為許多專案同時包括多種角色與團隊，而每個成員也可能同時執行多個專案，因此產出的文件繁雜，將形成控管的困難。使用者的設定上，除文件管理搭配的成員和群組外，在角色的定義另區分為協調者（coordinator）、參與者（participant）與觀察員（observer）等，契合執行專案時的需求。至於專案經理等角色，系統具備效能儀表板，採用標準的紅、黃、綠燈號顯示，讓管理員可以控管多個專案、活動或任務。

緊密結合Office軟體
Documentum eRoom Enterprise不僅用於規畫專案，使用者更可以在同一系統中協同作業。軟體內建檔案伺服器與文字編輯器等功能，提供成員分享文件和線上編輯文件，並且可嵌入圖片與連結。系統也具備文字模式的即時通訊功能，作為電子郵件以外的溝通工具。為了符合企業需求，新版更可以整合企業已有的即時通訊平臺，延伸更強大的團隊運作功能，如電子白板、多人會議、分享桌面等，但目前僅支援Microsoft Live Communication Server。系統同時提供討論版模組，供團隊分享資訊與腦力激盪時使用。

此軟體緊密整合Microsoft Office 98/2000/XP/2003，包括Project產品，使Office的文件直接經由網路資料夾的方式上傳到eRoom系統中，甚至可以在Outlook中啟動該軟體，並同步兩者的行事曆與待辦任務等。此外，eRoom整合內容伺服器，系統自動地將增加或改變的文件內容，同步放置於新的連結式資料夾（Linked Folder），並兼具版本控管功能，讓專案成員更有效率地使用文件，不致於迷失在成堆的資料中。

整合專案管理與協同作業
EMC Documentum eRoom Enterprise與一般專案管理軟體不同，除規畫與監管進度外，也能分享資訊、團隊溝通等，並使得專案所產出的文件，從規畫到結案，均能緊密連結到各角色與流程，並在後續專案檢討所需的最佳實務與經驗學習時，仍能呈現完整的文件結構，滿足企業對專案管理的解決方案。