iT自救術─列印郵寄標籤（使用Word 2003或Writer）

從西元2007年起，Office 2007使用了號稱是革命性的新介面，且無可避免的帶來了兩極化的評價。

關於2007和2003介面之我見
喜歡的人（大多是本來就不熟舊版Office，Office的新使用者，以及，Microsoft公司的人吧！）認為新介面圖形化的設計，一目了然，直覺好用；不喜歡的人（大多是Office的老手）原本就習慣了舊介面，覺得大幅改動介面是「不可取」且「沒必要」的事情。他們的看法是：
「既然我們是學不了新把戲的老狗，那Microsoft何必一定要我們變成新狗？當新狗會比較好嗎？」

他們的看法似乎不無道理。

而且，升級Office勢必要一筆費用，既然升級說不定意謂著「花錢買罪受」，那某些人（公司）就樂得乾脆不升級。當然，Microsoft不會樂見於這樣的情形發生，所以他們當然大張旗鼓的宣傳，並保證Office 2007可以大幅提高生產力。

老實說，Office 2007可否大幅提高生產力，我個人沒有太多看法。但對於Office的新舊介面，我可以簡單的說明兩者的「操作邏輯」，應該有助於各位讀者（無論是老狗還是新狗）對新介面的理解。

Office 2003的工具列＋功能表單
傳統的Windows軟體，包括Office，都大量使用「工具列＋功能表單」這樣的設計模式，兩者的作用是有其分工的：

● 工具列：常用的功能都放在工具列的按鈕上。

● 功能表單：所有的功能，都放在功能表單裡面，讓使用者「熊熊想到」再拉下選用之。

因此，所有軟體的操作者（包括你、我及大多數正常的人）大概都會有如下的操作習慣。如果我要「存檔」，我的大腦會稍微想想，這是不是個「常用功能」，如果是，那我就會看看「工具列」上有無「存檔」按鈕，有，則按下。但是如果我要進行「定位點的定義」，我恐怕就不會從工具列按鈕來著手，必然會從功能表單裡面找尋定位點的相關操作設定。

如果是一個較為複雜的工作，那它的功能可能會「藏比較深」，於是大部分使用者還得記住「操作流程」，把「相關的功能從哪裡叫出來的」給背起來。比方說，當我要幫文件的每一頁插入頁碼，我自然會選用功能選單的「插入」、「頁碼」功能。

Office 2007的功能區
當所有使用者都習慣了「工具列＋功能表單」的操作方式之後，世界上只有它敢革自己的命的Microsoft認為，該是行動的時候了。傳統的工具列有個問題就是：當你「現在做的工作」和工具列上的按鈕無甚關聯時，工具列卻……卻還是在那邊，佔著螢幕空間但你卻用不到上面的按鈕，正所謂：

佔著茅坑不拉屎！

於是，Office 2007用了一個新概念：「徹底把功能選單」移除！

事實上，Office 2007的功能區，只是把功能選單重新整理，所有選單內常用的功能，全部「工具列化」，以前只藏在功能表單裡頭的命令，現在大都變成圖形化按鈕了，而且功能選單會跟著「你在做的事情」而自動改變。比方說，你插入表格，功能區會立刻轉換成「表格工具」的「設計」，使用者馬上就可以對表格進行適當的修改，是不是相當智慧！是不是有提高生產力！

所以，雖然上期已經教過Word 2007的列印郵寄標籤功能，這期還是得用Word 2003和Writer 3這兩套軟體，再做一次。雖然號稱是大同小異，但其實……其實是「異很大」。

用Word 2003做合併列印工作
用Word 2003做郵寄列印標籤，就和上期一樣，只是用合併列印精靈做些選擇，依序執行「製作主文件」、「設定資料庫檔案」和「列印結果」即可。

1. 先建立一份空白文件，然後按下「工具」，選取「信件與郵件」、「合併列印」。

2. 選取「標籤」，按下「下一步」。

3. 目前文件只是空白文件，所以你要「變更文件版面配置」，並按下「標籤選項」。

4. 選擇你的標籤形式，然後按下確定。如果你要自訂標籤形式，也可以按下「新增標籤」並輸入各項數值。

5. 此時標籤樣式將建立在空白文件上，若不再更動，請選擇「使用目前文件」然後按下「下一步」。

6. 前面的部份，你已經建立好主文件了，現在要來插入資料庫欄位了。如果你已經有資料庫了，請選擇「使用現有清單」後按下「瀏覽」。

7. 選好資料庫檔案，請把欄位都插入第一個表格中，然後按下「關閉」。

8. 請自行改變第一個標籤的文字外觀，像是欄位的排列順序、字體種類、大小……，也可以加入一些你覺得必要的文字。注意：好了以後要按下「更新所有標籤」按鈕，所有的變動才會反映到每一枚標籤。

9. 按下預覽標籤後，就會出現「資料庫合併到主文件」的結果。主文件可以存起來，以備日後再重複使用。不過這標籤修改的原則是：你最好只修改第一枚標籤，然後再更新所有標籤。用Writer 3.0做合併列印工作
用Writer 3.0做合併列印，步驟可就真的大不相同，它的三個步驟分別是：

● 先設定好要選用的資料庫

● 做出要套用的主文件樣式（標籤、信件）

● 執行合併列印的工作

說真的，剛開始我也找不到「從何開始」，找了很久才找到參考資料，然後才寫出這篇啊！正所謂：「萬事起頭難」……

1. 先把資料庫註冊到你的Writer裡面，等下才能選用，請選「插入」、「參照」。

2. 請選「資料庫」頁籤，然後在「下一個資料條目」裡面，選擇你的資料庫檔案（我用Excel檔案作為資料庫檔案）。

3. 完成資料庫註冊，現在進行「主文件」建立，請選「開啟新檔」、「標籤」。

4. 此時會產生一個對話盒，請依序把表格選好（一張試算表可能有好幾個表格），然後把資料庫欄位照需求插入右邊的假想標籤空白處，並適當編輯其樣式，然後按「開啟新檔」。

5. 新檔會包含你剛插入的欄位，如有必要，可更改裡面文字的樣式，只是你只能改一個，然後把它手動複製到其他格子裡面。Word有個「更新所有標籤」功能，Writer沒有（又或者是，我沒找到？）。好了以後，啟動合併列印精靈。

6. 精靈的前面部份，都不用管（至少就目前的範例而言，是如此），請直接跳到第8步，郵寄標籤（或是名片）就會自動產生，接著只要把主文件和列印結果都存下來，就大功告成了。

Writer 3.0製作公司名片

本期結語：OpenOffice.org也可以做合併列印
到了OpenOffice.org，功能強化很多，合併列印也可以做，確實令我很意外。不過，使用者的習慣是最難克服的部份，一般人都是「多一事不如少一事」──除非這事情會要他的命。所以，OpenOffice.org要流行，我想還有很長的路要走吧！