從Word到Excel

在我從PM轉任高階管理人員的那一年，一個好朋友對我說，「你應該少用Word多用Excel了！」在那時我不太懂這個意思，總是想說我用習慣Word來製作各種提案了，Excel沒辦法做提案與計畫，就把這件事情忘了。事隔多年之後，有一次我對一個長輩做免費的顧問服務，在我報告完之後，他突然嚴肅地問：「為什麼你沒有用Excel？」那時我真的呆住了，什麼跟什麼嘛？於是我說：「Excel沒辦法做報告阿？」長輩突然笑起來，他說：「但是Word沒辦法算數字，Excel可以」。

曾經有一個朋友問我，當一個專業經理人，面對一個決策時，要在什麼樣的條件下才可以下決定？我們沒辦法下決定可能是資訊不足，也可能是環境一直在變，大部分人下決定都是直覺與經驗，可是如果我們客觀一點，還有什麼事情是決策時致命的盲點呢？「當然一定要看到量化的數字！」大多數成功的經營者都會說：「必須要認真面對數字。」於是我想起來，Excel可以快速進行數字的運算，但是Word不行，在Word裡面的計畫可以說是理想的代表，但是在Excel裡面的數字才是血淋淋的實際值。數字，講直接一點就是現金的數量，必須要算清楚，一點都不能掉以輕心，因為大多數公司倒閉不是因為業績不好，而是因為周轉不靈，沒有現金了！

一位無聊的學長，問了一個嚴肅的問題：「公司經營，是策略重要還是現金流重要？」兩者都一樣重要這種答案是不接受的，這個問題也沒有標準答案，如果公司的現金夠多，可以堅守策略，那麼策略就很重要。否則呢？當然是現金流重要，因為公司快掛了就很難管到策略了。「所以必須把策略與現金流放在天平的兩端，隨時秤秤看！」一個經營成功的學長說。策略是長期的，現金流是短期的，兩個必須要同時看好，經營就是這麼難。

大多數的專業經理人，在培養的過程中並沒有接觸太多的數字，我們會去思考、想像，並且說服大家投入一個新的提案與產品，因為我們相信這個產品會成功，但是這樣仍然太感性，產品能否成功是可以計算出來的。前幾天我的朋友想在網路上賣點東西，於是他去拜訪了一個網路銷售達人，總結他的心得，整個過程中談的都是數字。一個動作需要多少錢？一個產品需要多少利潤？稅金的成本？物流的成本？處理訂單的成本？……所以我們得用Excel，把這些資料都輸入進去，才會知道自己有沒有弄錯定價或者賠錢。可能有些朋友會抗議，難道一定得要這樣錙銖必較地把錢、錢、錢放在首位嗎？答案是沒有，除非你有花不完的錢。

回歸到本質，一個專業經理人的工作是什麼？其實就是做出正確的決策，而這些決策，必須要有數字為依歸。雖然有些朋友總是有辦法神來一筆押對寶，但是我也常常見到單靠直覺與經驗做判斷，最後栽了個大跟頭的人。數字從來不會騙人，只有我們自己騙自己而已。所以，看到數字才能做決策，沒有數字就得想辦法產生數字，例如日本人會去算一個地方車流量的多少，來決定連鎖店的設點；國外的超市會透過計算方圓一公里內的住家來確認投資效益。專業經理人必須把經驗與直覺轉化成為數字指標，才有辦法持續做出合理的決策。

掰一些數字來交差可以嗎？答案當然是不行，大多數的經營失敗來自於駝鳥心態，害怕面對數字與面對明天。很多公司在遭遇困難的時候，都會想調整會計報表來粉飾太平，卻沒有想過應該要正視問題。

所以，專業經理人必須要少用Word、多用Excel，少一些想像、多一些計算，有很多沒算到的細節，往往就是致命的地方。最近一個長輩的工廠，本來算出產品成本是美金2元，可是實際生產之後的總成本卻是5元，等於做一個賠3元，如果早一點用正確的數字計算，或許還有轉圜的餘地，否則等到客戶下單還必須守住信用出貨，不是飲鴆止渴嗎？大多數公司在研發產品的過程中，對於成本都只是粗略地估算，以前賺錢是因為整個大環境景氣好轉，現在已經不是這樣子了，還是得乖乖地計算每一分錢，才有可能存活下來。

常常有人問說，某某計畫是否合理？事實上在還沒有看到數字試算之前都沒辦法下結論，甚至試算結果還需要來回調整多次，才有辦法定案。每個人的直覺都帶有強烈的偏好，越理性客觀的決策，就越需要數字來協助降低主觀意識的影響。當然數字的判斷也會造成結果的差異，但總比沒有數字來得好，甚至很多數字的呈現，會改變所有人的思考角度。

看數字還需要學習解讀出「背後的意義」與「漏掉的成分」，例如成本的計算常常漏掉包裝材料的價格，或者當我們看到成本居高不下的時候，是否要評估產品的策略以及未來行銷的方式。這些都需要先「假設」然後「驗證」，當抓到正確方向之後就成為了「經驗」。所以，多做計畫的同時，也要多驗證，否則計畫就只是空談了。