雜事黑洞

最近翻了幾本關於「時間利用」的書，大都提到要盡量避免把時間零碎使用，不要做雜事，把一整天最精華的時間用在最重要的事情上。講是這樣子講，做起來可不容易，因為人性有「好逸惡勞」的傾向。書上都說要先做「重要的」，但是萬一重要的事情是我們不喜歡的呢？萬一那些不重要的事情就是會有很多人來催的呢？許多人加班是為了晚上留下來處理「自己的事情」，因為白天都把時間花在處理「跟別人有關的事情」上面了，想要好好利用時間都不行。

雜事對於效率，還有長遠的時間價值都有很大的衝擊，但我們往往無法從雜事之中脫身。「切換成本」則是雜事衍生出來的一大問題，也就是從一件事情切換到另外一件事情所花費的時間。不要覺得這個時間不多，根據國外機構的統計，一般員工花費在「切換」的時間，大約占了正常工作時間的30％～40％。這也說明了為何營造一個「專心」的環境這件事很重要，因為大多數的人可能在瞎忙。一件事情的外部連結越多，瞎忙的機率就越大。因此績效高的主管會特別注意並降低員工手上任務的外部連結數量，才能確保員工能準時產出高品質產品。

但是我們在錙銖必較的成本削減概念下，反而認為能讓員工接下最多的工作就越划算。這種思維不能說是錯誤，可是也不能給予肯定，因為事情做多了不代表就有競爭力，甚至為了做這麼多事情，還需要花費更多的人力，因而提高了成本。再者，事情太多員工便無法分出輕重緩急，結果造成重要事情反被延誤的現象。想出工作，發派工作，再想出更多工作的指派任務模式很簡單；而反過來，先從市場面來評估，抓出可行性與價值高的專案，再回來想怎樣安排任務來達成的模式難度高，所以我們不想這樣做。過去的社會高度發展，因此前者與後者的經營效益差異不大；時至今日，商業模式大多高度成熟，套利空間已經非常少，後者的經營績效就會比前者高。

我們還是喜歡勤勞工作的，但這個勤勞其實就可能有30%在做雜事，也就是做了跟不做對於獲利幾乎都沒有正相關的事情。基於種種的因素，雜事就像一個黑洞，有絕大的引力把我們拉過去。企管顧問便有如此一說「如果想要成功，必須要克服習慣的引力。」聽說從前美國鋼鐵大王洛克斐勒在事業高度擴充時遭遇瓶頸，所有中高階主管都被太多瑣事困住，因此他高額懸賞解決方案。終於有一個人來應徵，她建議：員工每天下班前，花5分鐘寫下隔天上班要優先處理最重要的3件事情，並在隔天確實執行。果然問題減少，大家也都能專心，因為下班前列出的三件事情不多，但員工晚上有時間持續思考，隔天來執行的品質就好多了。每天改善一點點，一年下來的進步就非常大。

雜事必須要被減少與收斂，如果執行任何任務都是殺雞用牛刀，就會落入：「獲利永遠追不過薪水」的論調，因為只要開始賺錢事情就多，多了就加人力來解決，然後又把獲利侵蝕了。畢竟要讓果實長好，我們得忍痛剪掉一些果實與枝葉，因為養分（資源）就這麼多，得集中起來才行，試著把不必要做的，一個人可以做就不要兩個人去做的事情修剪修剪，讓事情的分枝少了，大家的精力才能更集中。當然我們會擔心，萬一把獲利最高的那條路給剪掉了呢？這就是經營管理者需要集中心力去思考的地方了，「收斂是經營者常常要記在心上的一件事情」，最近認識的一個專業經理人說，「其實員工在執行過程中是很容易發散的。」我們大多數的時間可能花在讓執行任務的同仁保持在正確的方向上，這不一定是執行者的能力問題，而可能是有很多方向需要我們做決定，或者紛亂的頭緒需要決策者理清楚。即使是執行者自己，還是要有足夠的收斂能力，才有辦法在專案規定時間內完成任務。雜事除了會讓執行者煩躁之外，也會讓執行者忘記了哪些是重點，哪些是比較有價值的地方，同時也讓執行者忘了冷靜地思考。但我們不能因此就特別安插人力來做雜事，因為許多雜事往往是因為一件事情被分割成許多小塊之後，導致「權責」不一致，「位置」不正確所造成。例如矩陣式組織就會有因為權責不一致所造成的「冗餘溝通」以及「冗餘會議」的情況。一個不小心可能就會讓整個團隊空轉了。

勤能補拙，不是指要用雜事來展現勤勞。良好的溝通與互動，建立默契與節奏，還有方便的IT運用，都是避免形成雜事黑洞的方式。歸根究底，還是要當事人能夠自己克制挑軟柿子吃的習慣，按照事情的重要性順序執行，沒必要的雜事甚至可以不執行。有人說，公園裡面只要不放垃圾桶，就不會有垃圾產生。同樣的道理，是不是沒必要的雜事不去做，未來就不會有節外生枝的瑣事纏身？企業在算成本的時候，往往只會算看得到的，但卻沒有去想過，怎樣把員工因為雜事干擾而蒸發的那30％效率拿回來。