事前採訪讓簡報演說更具說服力

聽完簡報後，被朋友詢問：「是講什麼的？」講不出所以然的時候意外的常見，「嗯…」「好像…」「是場很不錯的簡報啊…」。

簡報本身並不糟卻沒留下任何印象，這是非常可惜的事，要我來說的話，肯定是那場簡報還欠缺了什麼。但到底是缺了什麼呢？

「我有一個夢想。」就算是不太知道金恩牧師的人，應該也有很多人聽過這句話吧！「我有一個夢想。」演說中重複了好幾次這句話，並傳達他夢想的內容讓聽眾陷入狂熱和感動的漩渦。即使演說至今已超過五十年，我們還是記得金恩牧師的這句話。

這就是他在簡報中的核心訊息。我認為真正優秀的簡報，就應該存在這樣的「核心」。

簡報中的核心是能傳遞給他人的東西，也是聽到的人會自然說出口的東西，因為是每個人都能理解並馬上記住的東西，所以那句話會自然地透過口語傳播。有時可能是一個字，也有可能是一句話。如果是在更長的文章，那麼就會是標題。

不管是何種形式，那都是你在簡報中凝縮的訊息，是種象徵，而那就是，核心。

前日產汽車CEO卡洛斯．戈恩（Carlos Ghosn）在到任日產汽車後不久就發表了「日產一八○」這個中期計畫。內含「販賣台數突破一百萬輛」「營業利率達到百分之八」等項目，但他將這些內容以「日產一八○」的名稱包裝，更讓人感受到戈恩身為簡報者的卓越品味。

愛車的人應該馬上就能聯想到日產一八○是日產過去發售過的傳說名車，將車名直接當成中期計畫名稱，不只許多員工能輕易說出，也更容易被人記得，留在記憶裡。經營策略上的中期計畫，其實是有點難傳遞內容、也很難記得的東西，但他使用「日產一八○」這個詞彙來包裝。不只製造了能自然傳播的「核心」，身為簡報人來說也非常優秀。

深入人心的「好核心」是？

「好核心」究竟是什麼樣的東西？

思考能自然傳遞至人心的題目時，我會特別注意下面二件事。

‧可即席傳遞簡報中的世界觀或訊息

‧會讓人想告訴別人

就算我這麼說還是沒有感覺的人，我推薦你將注意力放在社會中琳瑯滿目的商品名稱或文案。

舉例來說，可果美蔬果汁有個商品叫做「野菜一日」。各位不覺得光是這樣的名稱就能瞬間傳達商品概念了嗎？

而且，商品包裝在名稱的另一面還寫著「解決蔬菜不足的健康管道」「沒時間的爸爸也能簡單攝取一日分的蔬菜」「想要美顏的女性能簡單攝取維他命和礦物質」等描繪幸福未來的字句。而凝縮這些願景的核心（商品名稱），就是「野菜一日」，這會讓人看了就忍不住心想「只要這瓶就能攝取一日分的蔬菜噢！」真是非常優異的核心。

透過訪問收集「真實聲音」

如果你想將自己覺得興奮的事傳達出去，就會非常自然的開始思考「該怎麼做才會更有說服力」。

‧要怎麼說才能更生動的傳達這股興奮？

‧該以什麼角度切入才會更有說服力？

‧加入何種資訊才能讓聽的人覺得更有趣？

我在本書也再三強調「豎立天線」和「不斷思考」的重要性，而這一切都起源於「怎麼做才能讓聽的人感覺有趣」這個純粹的想法。

「為了增加說服力…」一旦開始思考這件事，自然會在意「競爭對手的商品怎麼樣」「他們下了什麼文案來銷售」，並且對各種事情開始感興趣、主動調查「使用舊商品的人有沒有覺得哪裡不滿意」或是「這件商品的開發過程是如何」。像這樣收集資訊的過程是很重要的。

其實這並不算什麼特別的行動，如果是房仲業務，幾乎都是不自覺的在確認街上各處房屋出租的傳單或看板，進入書店則是隨時確認住宅資訊雜誌的特集。知道車站前正在蓋新房子的話，就會注意「何時完工？」「是哪家公司蓋的？」

優秀的工作者不只限於簡報，在自己的專業領域也會經常豎立天線。如果你想成為優秀的簡報者，那就先從成為優秀的資訊收集者開始。

實際採訪簡報對象

提到收集資訊的方法，我希望你一定要加入採訪。實際上，我在架構簡報之際也一定會經過採訪這道手續。

「特地預約對方的時間，確實聆聽對方的話」除了這種正式的採訪形式，我也會用更直率的模式，如「在與對方喝茶聊天的過程中，不著痕跡地聽取內容」。不管哪一種，透過採訪收集真實的聲音是架構簡報時不可或缺的重要過程。

因此，我希望能率先實踐的就是從「簡報對象」（或是接近目標聽眾的人）那裡直接聆聽他們說話這一步驟。以我要向專業的資訊科技從業人員簡報為例，我會實際採訪從事此工作的人。

‧這份工作中最辛苦的事是什麼？

‧什麼時候會感覺到自己的工作很有價值？

‧工作後開始變得重視的事情是什麼？

我會詢問他們這些問題，然後得到許多真實的聲音。

公司裡的人都覺得收到信是理所當然的事，但那其實不是應該的啊！是有我們這些人正確的架構系統、維護系統才會收到信，可是沒有任何人想過這些事......

雖然是不太會被人感謝的工作，但如果我們不認真努力，不只我們自己，公司所有業務都會停擺。所以一旦發生問題，不管是不是假日都必須處理，我們單位的每個人都是這麼看待並執行自己的工作。

這些真實的聲音是不管翻了多少書或上網查都找不到的資料，而將這些真實的聲音和真實現狀反映於簡報，才更有說服力。比起只是單純講出「資訊科技的專業工作者是每日努力的重要幕後工作人員」，介紹真實的聲音更能帶給聽者決定性的感受差異。

因此，建構簡報的過程中可不能缺少採訪。

另一個針對「接近聽眾的人」的採訪還有一項極大好處，那就是能得到對自己簡報的意見和回饋。

因為眼前的人和聽自己簡報的人屬於相同性質，可以詢問他們「我打算在簡報中講這個，你覺得怎麼樣？」或是「我想了這樣的核心，有打中你嗎？」

沒有比從他們口中得到的回饋更有價值的東西了，如果他們也有同感或被感動，你就儘管帶著自信準備上場。

訪問十個人，簡報就會好十倍！

經常可以看到簡報者為了提高簡報的說服力，而介紹專家的意見或提出專家的話吧！不論是主要故事或是鋪陳，引用專家之言的案例頻繁可見。

只是引用名人的話和「實際聽過某人這麼說」，說服力就會不同。

仔細觀察優秀簡報者簡報時會說的話，「這是我之前從朋友○○那裡聽到的…」或者「因為我以前和○○對談過…」就會發現他們經常加入自己實際聽過的資訊。

你在思考簡報架構的當下，對多少人進行過採訪呢？如果只是查詢網路資料等，或僅靠手邊資料思考架構的話，是很難產生強大說服力的。

越是優秀的簡報者就越渴望「真實的聲音」，會想馬上找到人，「可以問你一些問題嗎？」「關於這個，可以再多告訴我一點嗎…」頻繁的接近這些人做研究。他們就是對自己手上的題目這麼地感到興趣，充滿熱情，想營造一場讓聽眾覺得有趣的簡報。

成為好採訪者的兩個重點

當有機會採訪某人，我希望各位務必注意以下二件事。

‧我想聽你說話

‧我想聽到具體的故事

這好像是非常理所當然的事，但是確實遵守這兩個立場非常重要。採訪時，大多數人都會有「我想聽聽業界的事」「我想聽專家的意見」「我想知道第一線現場的發展」這樣的想法。當然，這也不能說對方錯了。

但是，我認為還必須加上我想聽你說話這樣的想法。「如果能聽到業界消息，誰說都一樣」「只要是專家就好」「如果能告訴我現場的發展，對象不限」，如果抱持著這樣的態度，能讓對方心情愉悅地告訴你真心話嗎？

所以，我在採訪時最重視的就是「我想聽你說話」這種對採訪對象的敬意以及善意，如果沒把這點先放在心裡，就無法做出好的採訪。

不可對「無臉的聽眾」說話

話題可能又被我繞遠了，但是在意「你」這個第二人稱，不僅對採訪重要，正式簡報時也很重要。滿意度最高的簡報，就是能讓聽講者感覺到「如同在對自己講話」。

換句話說，簡報者不是面對十人、五十人、一百人的「無臉聽眾」說話，而是必須對每一個「你」，傳達想說的話。我總是抱著以下的想法做簡報。

‧簡報的「核心」訊息，不是為了其他人，就是要傳達給你。

‧接著，希望你把這個訊息傳給其他人。

如果簡報者沒有這樣的想法，聽簡報的人就會覺得是在聽別人的事，漸漸地也會變得不感興趣。

曖昧提問只會得到曖昧答案

關於採訪，我還有另一個希望大家注意的事是具體的提問。

就如同詢問計程車司機時，「最近景氣怎麼樣啊？」如果得到「哎呀，還是很不好呢…」這種答案，話題就結束了，這無法當成任何素材。

但如果那時改成像這樣具體的問題：「計程車司機是怎麼感覺到景氣好壞的呢？」或是詢問：「景氣好的時候實際來搭車的是什麼樣的客人啊？」這樣說不定就能聽到更真實、更有趣的故事。

「如果想聽到具體的故事，就要準備具體的提問。」在日本放送協會（NHK）的節目《今日焦點》中擔任主持人二十年以上的國谷裕子主播，曾說過這樣的話。

國谷主播在訪問前日產汽車CEO卡洛斯．戈恩時，因為不自覺地提出一些模糊問題，曾被回擊「曖昧提問只會得到曖昧答案」。那時國谷主播受到相當大的打擊，說出：「真的是讓我覺得必須更加嚴謹看待自己的經驗。」

這對我們來說也是該當成教訓的一段故事，不是嗎？（摘錄整理自《最強表達高手的攻心簡報術》，先覺出版）

 

最強表達高手的攻心簡報術

澤圓／著；李韻柔／譯

先覺出版

售價：300元

 

作者簡介

澤圓

以工程師之姿，破天荒獲頒微軟「董事長獎」殊榮的微軟最強簡報高手。

日本微軟公司微軟科技中心負責人，每年進行200場以上簡報，不論是什麼類型的簡報活動，只要上台就能得到最高分數。