方便成隨便

紀律對於團體而言，有存在的必要，維持著紀律可以讓管理的負擔大幅降低。大環境好的時候，看不出有紀律的差異，因為訂單滿天飛，儘管可能犯錯，但都還有事情可以做，可是當大環境差的時候，就會看出問題來了。有個電子業的大老就私下表示，由於金融風暴的餘悸猶存，未來可能數年之內，國際客戶都只會下「急單」而不是長期訂單，將現金留在手上。「急單」聽起來好像聊勝於無，但是急單的風險在於如果是缺乏紀律的團隊來接，不但沒辦法賺錢，還會越做越賠。

企業內部有「長期維持紀律」風紀委員的需要，但事實上又難以有人可以勝任，即使老闆自己來做，久了也鞭長莫及，於是用軟體來卡流程與卡輸入成了大家最喜歡用的方式。例如有個員工輸入錯誤，少輸入一個0造成公司的損失，因此老闆就會把IT人員找去，要求加入檢查。有些檢查是合乎邏輯的，但有些檢查不一定是，甚至很複雜。不管說IT人員是否有辦法加入這些卡住沒經驗或者粗心同仁的邏輯，這些三不五時加入的補丁，久了後不會再有人記得住，如果這些交錯的邏輯本身有什麼問題，或者，造成了工程師不敢去動程式的心理障礙，就會變成大麻煩。

為了讓員工之間的工作更有效率，我們會要求IT單位導入各種軟體來取代企業之間繁瑣的溝通。例如使用流程軟體解決公文傳遞問題，使用ERP軟體來整合各部門的運作。對於積極正面的同仁而言，我們省去了他們大多數繁瑣的事情，而更能將精神集中於核心工作上；不過，如果不是Ａ級的員工呢？這些軟體似乎就變成了減少溝通或者避免溝通的方便之門，「我已經發Email了」，或者「反正待辦事項裡面是空的就沒事了」之類的想法開始醞釀，漸漸地我們常常聽到高階主管感嘆說，公司裡面似乎只有1/3的人在工作，其他的人在等系統出現工作。

有個事業成功的朋友，說過一句值得玩味的話：「我最怕幫部屬想工作」。如果我們的同仁，沒辦法自己去發現哪些事情該改進，哪些事情沒做好該加強，還有短中長期該做什麼事情，甚至最緊急的事情是什麼這些「不一定能完整描述」的待辦事項，那麼主管的能力再好也難以發揮，因為要幫員工想工作，然後指派他們去做，回頭還要檢查結果，再來看接下來該怎樣做。或許我們認為主管本來就應該做這些事情，不過我們有沒有想過，如果主管少費心在這些事情，多想想讓公司前進的事情呢？

如果員工能夠自動自發，其實就不需要卡住每個人的電腦系統，只需要發Email就夠了。但如果真的把流程軟體都去除了，大家都用Email，卻又會發生業務同仁亂指揮研發人員，產線人員的回報沒有人理會，事情拖很久沒人處理，會議上爭執有發了Email卻沒有收到或漏看的事情。

當我們想用IT來避免隨便，卻又會因為老闆可以輕易地使喚IT對系統做修改，到後來卻發生改不動或不敢改（怕改了之後發生不可收拾的後果）的問題。可是如果不去擋住員工缺乏經驗，粗心或者偷懶的行為，造成的損失都是立即的，萬一又是急單，真的很讓人跳腳！

基本上我個人是屬於「IT不動如山」的這一派，不管是什麼理由，其實不應該由我們來變動系統增加邏輯。如果公司裡面有很好的軟體工程，很好的紀錄，並且有完整的交接，或許還可以嘗試自己來「駭」一下系統，否則最好是希望公司的主管能夠不要用IT這道方便之門。我們常常會認為員工為了偷懶而方便，但員工的方便造成的問題比較小，如果管理層級透過IT來行使方便，未來的問題就很大。尤其習慣之後，往往都只是交代IT單位來進行，卻忘了企業應該要做的教育訓練，以及紀律的要求，原因當然是因為後面這兩件事情很麻煩，花力氣又不見得有成效。而且萬一主管離職了，他對這個IT系統所下的邏輯關卡，就很少有人知道來龍去脈，這不是更恐怖嗎？

IT能幫助賺錢的公司更加賺錢，前提在於企業本身努力地貫徹文化的傳承，員工的觀念洗腦，如果缺乏這些，卻想要靠導入IT系統來降低成本提高效率，可能沒有辦法如願，因為電腦與軟體是死的，員工的腦筋是活的，企業文化缺乏紀律的貫徹，用什麼樣的系統結果都是一樣。這也就是很多公司一直在找系統，卻忽略了說這種系統也有別的公司在用，為什麼別人用得很好，我們卻不能接受呢？還是說別人把精神放在持續性的教育訓練與文化的貫徹，我們則是只想著有了更好的系統才可以好好管理員工，也才能真正開始賺錢呢？

「方便」的用意本來是要提升大家的效率，但是到後來卻成了無效率的來源，無怪乎有個導入公文系統的長輩說，以前用Excel寫表單印出來，大家還會見面聊幾句，起來走一走，找主管簽名；現在這些都不見了，有沒有來上班都不知道，他現在也很迷惑，到底是大環境不好造成公司虧損，還是因為公司文化改變了，才開始虧損，真的想不通。

作者簡介：
吳俊瑩－iThome電腦報技術主筆
交大電子工程系、臺大電機研究所、政大科技班畢業，身兼IT/電子技術顧問和某小型電子公司研發處長。