訊連科技透過明確的目標管理 讓IT滿足企業快速成長的需求

很多人都聽過，或使用過PowerDVD這一套DVD影音播放軟體。但或許不是所有人都知道，開發與販售此套軟體的訊連科技，除了PowerDVD之外，旗下還擁有許多聞名遐邇的軟體，例如影音相關的軟體威力導演、威力製片、威力百科，以及e-Learning相關的職能大師、培訓大師等。

這麼一間擁有許多知名軟體產品的公司，在軟體開發的流程管理上，自然有一套進度掌控與管理的方法。對於訊連科技來說，這一套目標管理（Management by Objectives，MBO）的方法，已經內化至公司內部文化中，多數部門都以此為準則，切實的達成目標。訊連科技的資訊部門當然也不例外，深受目標管理概念影響，傾向以明確量化的目標管理，一步一步的，確立階段性工作目標，達成企業對於資訊科技上的需求。

而這一套目標管理的方法，也協助訊連科技的資訊部門能夠跟上企業的發展腳步。訊連科技在過去9年間快速成長，從原本幾十人的規模開始，到現在全球擁有將近700名的員工，營業據點也由原本位在新店的總公司，拓展到美國、歐洲、日本等地的營運中心。訊連科技資訊部協理王仲平表示：「記得2000年前後我剛進入公司時，那時候公司還只有一條256kbps的對外連線。而現在，我們的對外頻寬是300Mbps。」

透過目標管理，半年內改善系統反應速度至0.5秒以內

在這樣的情況下，訊連科技的資訊部門也開始面臨企業快速成長所日漸增加的資訊需求。首先最基本的，就是系統的負荷量問題。王仲平表示，約在2005年左右，當公司成長到全球約有500名員工的時候，內部的系統開始出現反應過慢的問題。「比如說我們有一套軟體開發流程管理與臭蟲回報的e-Bug系統，當初設計整個系統的時候，並沒有想到訊連會發展得這麼快，到了那個時候，就開始出現反應速度過慢的問題。如果每個人每天等待系統回應要花20分鐘，累積下來，就是非常可觀的人事成本。」王仲平說。

這個時候，王仲平和訊連科技的資訊部門體認到，加快訊連科技的系統反應速度，已經是勢在必行的事情，問題是，該怎麼做？目標管理的概念就在這個時候派上用場，王仲平定下的首個季目標是，「系統對95％的要求，回應速度要縮短到1秒以內」。

像這樣的目標當然不是隨便訂立，而是必須考量在時間內達成的可能性，以及使用哪一種解決方法才能達成。王仲平說：「訂立目標之後，當季的工作績效，很有可能有一大半的分數都取決於這個目標是否達成，所以即便是改善到了系統平均1.1秒做出回應，沒有達成目標，還是得不到任何分數。」此外，將目標設立為能被量化的評量，也是很重要的條件，如此一來才能更為容易的去檢視目標有無達成、達成度如何等的指標。

訊連科技的資訊部門當時選擇以改善資料庫運作速度的方式，做為達到這個目標的方法。於是，接下來3個月內，資訊部門在軟體和資料庫優化上，下了很多工夫。最後，成功的將系統的平均反應速度縮短至1秒以內。這個時候，王仲平認為，還可以透過硬體更換的方式，再將反應速度壓縮到更快，於是，他訂下了第二個季目標，「系統對95％的要求，回應速度需要縮短到0.5秒以內」。

王仲平表示，之所以認為還可以再達到更好的反應速度，是因為檢視過去系統使用的硬體，早已跟不上企業人數膨脹後的需求。評估過後，資訊部門認為透過轉換更好的硬體架構，如SAN儲存網路等，必然可以達到這個目標，也因此，王仲平訂下了0.5秒，做為第二個季目標。

在季目標的良性壓力下，訊連科技的資訊部門，透過硬體架構的更新，成功的於2005年改善了整個系統運作的反應速度，在期限內跨過了0.5秒的門檻，並且也將未來企業擴張的可能性也考量進去，現在的系統可以支撐1,500～2,000個使用者。「在整個改善系統的期間，我們每周都會透過會議來檢視系統的反應速度，並且看執行的進度到了哪裡。其實目標管理最重要的精神，就在於設下明確的目標，然後再把工作進度有秩序的切割成幾個不同的里程碑，掌控進度、正確執行，如此一來工作執行就能以量化的方式評估，最終達成目標。」王仲平說。

事實上，很多企業在導入彼得杜拉克這一套目標管理的概念時，實務運作往往會無法切實執行，最終流於形式。而問題的癥結點，就在於目標如何訂立。從訊連科技的資訊部門經驗來看，將目標管理這一套方法運用在資訊工作上，可以歸納出能夠成功的幾個要點。

首先，目標的制訂，是由熟稔工作需求，以及了解資訊科技功用的資訊部門主管進行。如此一來，在考量可行的方法與時間的壓力後，訂出的目標不會天馬行空而難以達成，也不會期望值太低，過於簡單。其次，目標的達成與否，盡量以能夠量化評量的方式提出，並且把達到季目標前的每周工作進度，也以小目標的形式設定出來，確保工作進度不落後。而能夠在期限內達成，那種成就感，也是邁向下一個目標的動力。「那半年工作時間的確是比較長，但是當完成後，使用者向我反應系統變得很好用的時候，成就感就油然而生。」王仲平說。

由於訊連科技獨特的產業特性，許多軟體開發的進度與流程相關電子化系統，都無法使用現成的套裝軟體，且目前有9成的表單與流程管理，都已經電子化，所以約有7成左右的系統都是自行開發。在這樣的狀況下，訊連科技的資訊部門至今依然以目標管理的方法，做為改善各個自行維護系統效能，以及新系統專案的指標。或者，更精確的說，對於該公司資訊部門，目標管理與其說是一套管理方法，更是已經內化為做事的方法，持續讓該公司資訊發展的腳步能夠跟得上企業業務的快速膨脹。

危機就是轉機，發生問題反而可以讓管理制度更完善

訊連科技的資訊部門，除了以目標管理做為日常重要的一個管理方法外，在面對危機時的態度，也有很不一樣的心態。他認為，資訊系統如果發生問題，反而是一件好事，有機會讓企業的管理制度更為完善。

舉例來說，由於訊連科技這幾年來人員和業績都成長快速，員工使用的電腦包括公務機、測試機等在內的數量，也快速增加。這也使得資訊部門在管理上日漸困難，難以掌握許多電腦的來歷與對應使用者，當這些電腦與企業內部的內網連結時，難免會有一些資安疑慮。

之後，在一次不明電腦引起的病毒感染後，訊連科技的資訊部門痛定思痛，決定引進電腦命名規則。企業內每個員工使用的電腦必須以「部門名稱_專案名稱_姓名」的方式命名，並且將測試機使用的網路，與企業內部內網從實體上分開，開發部門每個人座位上都會有2條不同的網路線，一條是連接內網，一條是連接測試網路。

此外，透過網管工具的設定，以及交換器和路由器的過濾，凡是不符合命名規則的電腦，都會自動從網路上被移除。訊連科技資訊部IT副理張昱廷指出，透過這樣的方式，真的有病毒感染事件發生的時候，至少可以很快速的找到源頭。王仲平說：「其實從這個例子就可以看出來，發生問題有的時候反而可以讓管理制度更完善。使用者在經過了病毒造成的不便之後，對於新的管理措施接受度也更高，而資訊部門也能透過這樣的方法，將病毒感染事件發生的可能性降低。」

王仲平表示，IT人員不應該害怕危機發生，或是有多一事不如少一事的心態，從企業的角度來看，問題的發生，反而是健全管理體制的好機會。他以訊連科技在引進電腦命名規則時為例，如果IT人員不堅持貫徹執行政策，抱持著給別人方便，自己也方便的心態，那麼根本不可能用簡單的電腦命名規則達到有效的管理效果，「那麼到頭來，受傷的還是企業的利益。」王仲平說。

「怎樣做，才會對企業最好？」這或許就是王仲平之所以在面對危機時，能夠將其視為轉機的想法源頭。這一點也可以在他與屬下耳提面命的觀念中看出來，張昱廷就這麼說：「以前都會覺得資訊部門應該是等待需求來時，再去處理，但是Joe（王仲平的英文名字）一開始擔任主管時就跟我們說，我們是服務業，客戶就是所有的內部員工。這個觀念扭轉我們很多既有的想法。」

把自己當成服務業，對企業來說才是好的；危機發生的時候，趁機建全管理制度不足之處，對企業來說才是好的。王仲平管理資訊部門的想法，很多方面都可以看到這種「選擇對企業最好」的態度。

而要做到對企業最好，很重要的因素就是「執行力」，在這一概念的延伸下，王仲平認為，IT策略需要有專業團隊專注於「執行力」，才能為企業創造差異化的優勢，無論是在創新專案、系統運作、危機處理、甚至到災害重建的過程中皆需要快、狠、準的執行力才能減少對使用者的影響，提高系統穩定度達到99.99％的目標。
接下來，王仲平將開始評估導入資料加密與安全防護相關的方案，他認為未來3～5年，此類方案應該能夠滿足企業的需求，而在考量新專案時，執行力當然也是他會認真考慮的一環。

「在訊連這樣的公司，資訊部門的壓力比起軟體開發人員來得小，因為服務內部客戶還可以請對方通融一下，而軟體產品的開發人員，就沒有辦法請客戶通融一下。」被問及資訊部門的工作壓力大不大時，王仲平是這樣回答的。但這並不代表IT工作在執行上可以妥協，他沒說出口的，其實是背後那一份對於執行力的執著。王仲平引用Larry Bossidy和Ram Charan所著的《執行力》一書中的一句話，來表達執行力對於企業組織的重要性，他說：「許多人會認為執行屬於細節事務的層次，不值得企業領導人費神。這個觀念絕對錯誤。相反的，執行是領導人最重要的工作。」

訊連科技資訊部協理王仲平認為， IT 人員不應害怕危機發生，反而該把危機視作健全管理體制的好機會。

CIO小檔案

王仲平

訊連科技資訊部協理

學經歷：畢業於舊金山州立大學資訊工程系，之後在加州矽谷聖塔克拉拉大學取得資訊工程碩士，並且擁有臺大管理碩士學分班證照。攻讀完資訊工程碩士後，曾在美國擔任生物科技及半導體零件公司資訊顧問、網路研發及影音研發公司資訊部經理、微軟技術經理、北方電訊資訊Specialist等職務。2000年時，加入訊連科技，擔任資訊部經理，目前為資訊部協理

公司檔案

訊連科技 

●主要業務：多媒體影音軟體之開發與銷售
●上市櫃：2004/09/27上市（5203）
●資本額：約11億元
●總部：臺北縣新店市民權路100號15樓
●員工人數：約700人
●董事長：黃肇雄

資訊部檔案

●資訊部門名稱：資訊部
●資訊最高主管：協理
●直屬主管：黃肇雄
●資訊部門人數：9
●資訊部門分工：網路管理、系統管理、IDC管理及使用者支援

IT部門大事記

●2000年：開始逐步建立相關系統，如ERP、軟體開發流程管理系統等，並且逐步升級基礎架構，因應公司快速成長的需求
●2005年：因應公司快速成長，更新優化資料庫與系統的反應速度，並且進行硬體升級，最終達成0.5秒回應的目標
●2008年：開始檢視資料加密的做法，考慮導入相關方案，保護資訊安全