宇瞻科技用IT貼近營運的秘訣 CIO要擁有老闆的高度

有一種IT產品，每天市場售價就像股市一樣隨時會漲跌變化，一年中的高低價差甚至可以達到十倍以上，只要囤貨預測稍有不慎，光是1個月的庫存虧損就能抵銷半年的營收，這就是記憶體產業所面臨的嚴峻考驗。

多家記憶體大廠去年受到金融海嘯衝擊，虧損連連，甚至面臨到政府介入，強行整併公司的地步。但是，宇瞻科技去年不但沒有大幅虧損，甚至還有盈餘，宇瞻科技資訊管理部資深經理王靄芬所打造的IT系統，正是宇瞻科技無懼金融海嘯的關鍵之一。

王靄芬在2005年進入宇瞻科技擔任資訊管理部門主管，不過早在宇瞻科技1997年成立時，宇瞻科技總經理陳益世就曾找王靄芬協助宇瞻科技導入一套小型ERP系統，不過，兩個月導入期結束後，王靄芬即返回家鄉工作。一直到2005年宇瞻IT主管臨時出缺，她才正式進入宇瞻科技。

優先整頓基礎架構

進入宇瞻的第一年，王靄芬先強化資訊基礎架構的穩定性，尤其是因資安事件造成的網路問題。宇瞻發生過幾次內部網路癱瘓的事件，王靄芬分析網路流量，判斷是工廠廠區的個人電腦感染木馬程式，因為中毒電腦大量發送網路封包占用頻寬，導致內部網路癱瘓，對企業營運造成很大的干擾。

所以，王靄芬重新整理資訊系統的架構，採購入侵偵測系統（IDP）、垃圾郵件防堵軟體和汰換防毒軟體等防護系統，並且重新規範企業對外聯繫的控管規範，例如開放員工使用MSN但是禁止傳輸檔案，來減少感染木馬的風險，透過這些方式來確保資訊系統的穩定。

整頓基礎架構的同時，王靄芬也開始思考IT和Business的關係。她觀察到業務人員使用ERP時的奇怪行為，因為系統無法產生業務工作需要的報表，業務人員必須省略幾個步驟，或者自行調整輸入資料的順序，才能產生合適的報表。「業務人員沒有採取正規的作法，顯示出ERP跟不上業務。」她說。

她分析原因，因為宇瞻科技在2000年導入JDE ERP系統時，當時的大宗產品以DRAM模組為主，但是從2001、2002年後，宇瞻開始銷售快閃記憶體、隨身碟，甚至還有MP3播放器，「產品越來越多元，宇瞻的業務型態已經改變。」她說。

但是，舊有的JDE ERP系統從未更新軟體版本，連使用者的標準作業程序（SOP）也是採用2000年訪談的版本，期間都沒有修訂過。所以，王靄芬認為，更換ERP是比較好的作法，就算不更換ERP，至少也必須重新訪談使用者，建立新的SOP作業程序。

預先讓IT有變革的心態準備

當時，宇瞻高層還未意識到ERP系統的問題，但是王靄芬已經要求IT部門要有更換ERP系統的心理準備，為的就是要讓資訊部門先建立「意識到變革的心態」，她說：「這種心態非常重要。因為心理有準備系統要整個重來，就不得不去思考所有的問題。如此，IT部門才會真的重新思考系統的問題，如果只針對系統特定功能進行調整，大家反而不會真的好好思考如何改善。」

後來，宇瞻2005年營收虧損，宇瞻高層也開始意識到ERP跟不上營運的問題，要求IT部門進行ERP更換的評估作業，並從2006年1月1日正式展開新系統的導入作業。

不過，因為Oracle併購了JDE公司，所以，王靄芬一開始就只考慮Oracle的ERP升級方案，並要求Oracle必須派遣非常資深的顧問來協助導入。因為宇瞻的舊ERP系統已經五年未進行軟體升級，現在進行的升級作業等同於導入全新的系統，連資料庫架構都不同，舊系統必須全面調整。

調整流程，來避免客製化程式

為了讓系統順利上線，王靄芬的做法是盡可能地調整流程，來避免修改ERP系統程式。盡可能地使用原來套裝軟體所提供的參數調整來進行客製，而不是撰寫程式或修改程式碼來客製需要的功能，唯一有修改到原始碼的就只有不符合宇瞻需求的預測系統。

甚至，王靄芬改用報表來彌補ERP系統內建管理工具的不足。比如因為ERP系統缺乏好用的簽核機制，遇到需要簽核的作業時，就將工作流程搭配紙本簽核，或者每天產生該項作業的監控報表，追蹤異常的作業問題來避免簽核的確認工作。

王靄芬說：「寧願用其他方法，也不要多加一個客製的簽核程式，避免因為客製程式而造成系統不穩，拖累上線時程。」因為這個堅持，宇瞻科技只用了7個月就順利導入ERP。

宇瞻科技升級ERP時也一併購買了原始碼的使用授權，等到系統順利上線，正常運轉一段時間後，王靄芬才逐漸自行開發應用程式，來彌補原廠內建功能的不足。

不過，這次的ERP系統升級，光是導入顧問費用就需要850萬元，還不包括汰換硬體設備的費用。所以，宇瞻科技只有升級臺灣總部的ERP系統，海外子公司仍舊使用宏碁集團所開發的系統。

直到去年，宏碁出清宇瞻持股，宇瞻海外子公司無法再使用宏碁的系統，為了集中控管各子公司的營運狀況，宇瞻科技總經理要求王靄芬統一全球子公司所使用的ERP系統。

受限於價格考量，王靄芬改採購i1的Global eOffice作為宇瞻科技的ERP系統。為了降低導入費用，這次宇瞻沒有採購原始碼的使用權，所以，全部的客製需求必須在導入時一併處理。

例如，宇瞻科技的業務人員輸入每一張銷售訂單時，ERP系統會自動檢核這張訂單的價格，是否高於產品經理所設定的產品最低售價，來避免發生標錯價或售價不敷成本的虧損。未通過系統檢核的訂單，必須由主管簽核同意才能進入ERP系統執行。這是宇瞻內部的特殊作業方式，必須客製ERP系統才行。

業務單位提出了很多這類自動檢核的客製需求，一方面透過自動化作業減少查驗負擔，另一方面也避免人為錯誤。不過，王靄芬認為，不能大量使用系統自動檢核，過多檢核反而會讓作業彈性受限，她親自過濾使用者部門提出的各種需求，只執行真正必要的客製修改，一方面也減少開發負擔。

到了今年七月時，臺灣總部的ERP系統率先上線，但是，各部門使用者的教育訓練尚未完成，連宇瞻財務長都建議王靄芬考慮暫緩上線，待使用者更熟悉新系統操作後才上線。

系統穩定就可以上線，不擔心使用者不熟悉

但是，王靄芬認為：「只有真正開始參與，使用者才會真的思考要怎麼做。現在不上線，半年後還是會發生使用者不熟悉的問題。」所以，她堅持，系統一定要如期上線。

雖然新系統上線後的第一周，因為使用者不熟悉系統，甚至也不熟悉新的SOP作業程序，導致資料輸入錯誤，執行結果也不精準。但是，王靄芬要求原廠顧問在場待命，遇到問題時馬上處理。果然到了第二周，使用者逐漸習慣新系統和新流程後，系統運作就開始上軌道，發生問題的情況也大幅減少。

王靄芬認為，客製化程式是系統穩定性的最大隱憂，但是，只要有充分的測試就能夠預先排除潛在的問題。「只要系統穩定就可以上線，剩下的問題多半都可以透過流程調整來解決。」她表示。

宇瞻優先執行臺灣總部的導入作業，一段時間後，新的流程經過實際執行的考驗和調整，再逐步執行美國、香港和日本子公司的ERP導入，美國子公司甚至只用了1個半月就完成導入，而香港和日本子公司導入時，也不需顧問協助，IT部門的人力就能勝任，節省了不少海外差旅和顧問費用。

過去，因為海外子公司和總部的ERP系統不同，海外子公司財務部門完成帳務後，必須將資料傳回給總部資訊部門製作報表，管理高層只能看到前一天的報表資料。各地系統整合後，主管隨時都能看到各地的營運數據，王靄芬說：「資訊更加透明化，分析報表也更即時。」

因為記憶體產業的市場價格波動很大，宇瞻科技在前年曾因過度囤貨來不及反映市場價格的衰減，因而虧損掉8個月賺的營收。這個慘痛教訓讓宇瞻高層更加重視掌握即時資訊，「你的動作必須比別人快，才有辦法反應。」王靄芬說。

ERP系統的導入，正是宇瞻科技調整組織體質的一環，對全球營運資訊的即時掌握，搭配產品策略的調整，讓宇瞻科技在金融海嘯來襲時不受影響，仍有盈餘。

此外，為了管控庫存，王靄芬還自行開發了RMA（逆向物流）系統，讓海外各地的經銷商上網登記顧客退貨產品的型號和數量，透過這些退貨資訊，宇瞻就可以更精準地安排各地維修中心的備貨品項和補貨排程，也可以作為生產排程的參考，不需要像過去那樣盲目地庫存所有產品，能更有效地降低庫存周轉的成本。

從發現IT不敷營運所需，到堅持ERP準時上線，提供管理高層即時情報，王靄芬很精準地找到IT貼近企業營運的作法。她認為秘訣其實很不難，「IT主管的高度要站在老闆的高度，否則，當企業需要創新時，就無法知道IT應該要做什麼。」

但是要如何擁有老闆的高度？王靄芬認為有三個關鍵，第一是CIO要了解老闆的想法，清楚企業未來發展方向，第二是掌握市場趨勢的變化，最後是能善用企業內部ERP的營運資訊。尤其是第二點，「製造業的資訊主管，一定要積極地去了解市場趨勢變化，否則想法落伍了就幫不上忙。」她說。

宇瞻科技資訊管理部資深經理王靄芬說：「IT主管要站在老闆的高度，否則，當企業需要創新時，就無法知道IT應該要做什麼。」

CIO小檔案

王靄芬 宇瞻科技資訊管理部資深經理

學經歷：

中原大學電子工程系畢業。曾任職於宏碁集團9年，歷練過營業銷售管理部和資訊部門，1997年進入致福電腦擔任資訊副理，2001年擔任資訊顧問。宇瞻科技成立之初曾協助建置小型ERP系統，但直到2005年3月才正式進入宇瞻科技擔任資訊管理部經理，主管資訊部門，2007年升為資訊管理部資深經理。

公司檔案

宇瞻科技                     

●成立時間：1997年4月16月
●主要業務：記憶體相關產品。
●資本額：約11億元
●年營收：年營收約106億元（2008）
●董事長：呂理達
●總經理：陳益世
●網址：www.apacer.com 
●總公司：台北縣汐止市新台五路一段75號4F
●員工人數：403人

資訊部檔案

●直屬主管：總經理
●資訊部門名稱：資訊部
●資訊部門人數：12人
●每年IT預算：3,000萬元
●資訊部門分工：應用系統、資通網系統、龍潭區

IT部門大事記：

●1997年：採用ACCPAC管理進銷存，採用Cognos Impromptu與PowerPlay製作分析管理報表。
●2000年：導入JDE的ERP系統
●2002年：自行開發Shop Floor Control System
●2005～06年：強化資安，採購垃圾郵件防護、防毒軟體和IDP
●2005年：採購聯銓Smart Query製作報表，取代Hyperion和Impromptu & PowerPlay
●2006年：升級JDE ERP到EnterpriseOne 8.11版，引進Citrix供海外子公司連線使用
●2006年：開發RMA系統（逆向物流）
●2007年：用Toplogics平臺追蹤貨況
●2009年：採用孟華Easy Team Work控制產品開發流程，減少紙本作業，讓簽核流程透明化
●2009年：採購聯銓Smart eVision建立戰情室
●2009年：導入i1的ERP系統Global eOffice（臺灣7月上線、美國、日本、香港子公司10月，歐洲子公司2010年1月）