IT讓企業做到原本做不到的事

文化大學推廣教育部從過去每年有4,000門課，到現在增加到每年有8,000門課，營收從原本的6億元增加到10億元，該公司執行長呂新科表示，文化大學推廣教育部能夠快速成長的關鍵是，透過IT驅動組織創新與創價流程的改善。

用IT做到動態分配資源與品質控管

在辦公與教育資源有限的情況下，資源利用率要能最大化，呂新科表示，資源必須能動態調度與即時分配，但這已無法透過人工作業的方式達成，只有透過IT才辦得到，讓IT成為文化大學推廣教育部企業流程再造的啟動（Enabler）關鍵，更透過IT做到原本人工作業做不到的事。

由於臺灣各種進修推廣教育單位都沒有現成、套裝的ERP（企業資源管理）系統可以適用，所以呂新科說，文大推廣教育部便自行開發這套學校專用的EduRP系統，內建與教學相關的每一個工作流程，包括如開課、品管、執行、結算和行銷等，並做到將每一個人工作上的SOP（標準作業程序）甚至是品質管理的標準及檢核點等，全部都落實在這套系統上。他說，透過這套系統貫穿每一個同仁的工作環節，並藉此來控管同仁的工作效率與品質。

文化大學推廣教育部為了滿足許多成人教育的進修需求，經常針對市場需求開發並設計各種不同的進修課程，透過每一個學員的顧客滿意度調查，來了解上課老師的教學成效與開課品質。

呂新科表示，這種進修推廣教育的成人教育課程是一種標準的口碑行銷，若能持續提供好的上課品質與教學成效，學生們才會繼續回流上課。因為文大推廣教育部對每一堂課、每一位上課老師都有同樣的品管要求，在每一堂課與老師的教學都能符合要求的情況下，慢慢地，因為文大推廣教育部開的課程都能確保一定的教學與授課品質，也成為許多其他學校推廣成人教育課程的參考指標。

另外，文大推廣部將教學品質的KPI（關鍵績效指標）與各種品質控管的查核點，都內建在這一整套IT系統中，提供即時的學習預警通報，例如，如果有學生持續曠課，就可以透過系統的警告事先知道有這回事，透過即時去了解學生曠課原因，就不會等到課程結束後才知道原因。

呂新科認為，以學校的立場來看，透過系統事先的學習預警，可以做到校方主動了解學生並輔導學生，達到形成式評鑑控管教學品質。「這個改善的過程，就是透過IT才可能創造的新的價值。」他說道。

透過IT的可能性，引導學校未來發展需求

因為文大推廣教育部透過IT的運用，做到一種自我的境界提升，呂新科認為，要透過IT科技維持這樣的競爭優勢，從同仁到主管，都必須要能習慣並善用IT，不只是可以做到學校內妥善的資源分配，當同仁已經習慣仰賴IT工具辦公時，也同時形成一種集體透過IT作戰、創新的氛圍，整體競爭與作戰能力並大幅提升。

文大推廣教育部目前有12位長字輩的高階主管，其中有8成都熟悉IT，連呂新科自己就是從原本文大推廣教育部的資訊長，到後來表現受到學校肯定而升任執行長一職。因為高階主管對於IT應用都很有自己的一套想法，而且這些營運主管都具有運用各種IT工具的能力，IT儼然成為文大推廣教育部高階主管的共通語言。

呂新科對IT部門的期待，不只要能做到滿足現況需求，他更希望文大推廣部的各種IT應用，必須要能夠具有未來性。所以，他對資訊長則抱有更高的期待，除了要能掌握IT先進技術外，更必須要具有營運的觀點，可以從現有的企業架構，影響IT團隊去思考企業中長期營運所需的IT競爭力。

舉例而言，文大打造了一個智慧化的行動辦公室來落實辦公室資源的動態運用，採用行動圖書館的概念，將全部的資源，例如辦公室的座位釋出，有需要到辦公室辦公的人，才去預定、使用既有的辦公資源，不需要到辦公室辦公的人就不需要使用座位。呂新科說，透過IT工具打破辦公室資源假性飽和的現況，改變了文大團隊既有的工作模式，因為創造更多辦公的彈性，員工更有機動性，甚至也達到提升工作效率的目的。

呂新科認為，文大IT團隊除了懂得善用IT工具外，最大的優勢更在於IT與業務團隊可以有最大的聯集，IT可以融入業務、業務也可以了解IT。他說，當IT可以真正做到貼近使用者的需求時，就可以貼近營運並有更多創意的作法，具有將各種創意作法真正落實和執行的能力。

文大推廣部本身就是各種先進IT技術應用的最佳實作者與推動者，從各種IT趨勢分析，「要能改變未來市場的競爭力就是雲端運算，」呂新科說，透過各種智能化的裝置設備，做到無縫接軌，但要達到雲端化前提在於，企業必須要有充分的e化基礎才行。他指出，當雲端運算可以呈現在每一個行動裝置時，每一個同仁的時間軸都可以被切割成微型化的時間單位，不論何時何地都可以無縫存取所需要的工作資訊的時候，對於整體市場將產生改變。

公司小檔案

公司名稱：文化大學推廣教育部
成立時間：1971年
員工人數：463人
年營收：10億元
IT部門人數：80人