龍捲風知識檢索系統

根據IDC 2000年出版的研究報告指出：由於員工替換、未能適當管理資訊、知識囤積、知識未更新或廢置不用等情形，造成美國企業每年有7.7%的企業組織知識流失。而沒有導入「知識管理」的企業，每年在每個知識工作者身上增加15萬元的成本。

在知識生產力極為快速的今天，資訊的取得已經非常容易，如何讓大量的資訊轉變成企業的知識，靠的就是高素質員工與知識管理工具。但在知識經濟時代下，資訊的低利用率成為企業發展的隱憂，這表示即使企業保存了豐富的「知識材」，也很難轉化成具有實質效益的「知識財」。知識經濟時代的致勝關鍵

要有效的運用企業知識，在知識經濟時代中建立成功的企業經營模式，必須掌握知識管理的三大核心－資訊擷取、資源整合及知識分享。利用「知識檢索」可將分散雜亂的資料整合成方便利用的資訊，並提供資料篩選及建議的機制，讓知識在企業中可有效的被分享，提高知識的運用率，並增加企業知識資產的價值。

根據統計，企業內以非結構性型式存在的資料，如文件、檔案等文字資料，約佔總資料量的70%。這些資料因為欠缺完整的分析及管理機制，往往成為無法被擷取運用的知識材。龍捲風知識檢索系統直接針對這些非結構型資料進行內容及語意的分析、關聯，讓這類資訊亦可讓使用者以檢索方式，快速篩選利用。

龍捲風知識檢索系統運用「搜尋引擎」的核心技術，加上跨資料格式的分析，可以從大量、分散、格式複雜的資料中，篩選出合適的部分，讓知識工作者快速取得所需要的資訊。同時，只需以一般入口網站的操作方式，就能讓每個企業成員找到符合需要的資訊。傳統知識管理方法，耗時耗力又缺乏安全性

大部分的企業使用「檔案」來管理知識，透過Windows NT/2000的權限設定，讓「資源共享」能依單位與人員做管理；不少的企業利用「Exchange公用資料夾」來管理知識，公用資料夾可以做權限管控，安全性較傳統檔案管理方法高，但在管理及操作上較因難。

瀏覽器是公認最容易上手操作的工具，企業資訊也可以透過網頁的編排，讓資訊取得更加容易，還可以自行設計ASP、PHP程式，就可擴充出許多附加的功能，如討論區、資料輸入。這個方法的好處是使用者操作容易，缺點是網頁需由專人編排，還要考慮以後網頁維護上的問題。

龍捲風知識檢索系統融合上述方法的優點，讓企業成員以單一瀏覽器入口，簡易的操作方式，就可以收集企業內外的資訊，不必再耗費大量時間去尋找資訊，同時也不需額外去設計及維護網頁。

除了瀏覽器為檢索工具，龍捲風知識檢索系統也整合企業內各種結構與非結構資料格式，包括一般文字（TXT）、網站資料（HTML、HTM）、Office文件檔案（DOC、XLS、PPT）、可攜式文件（PDF、WDL），及其他資料格式（XML、DHTML）等，總共有255種文件格式。在資料庫系統方面，支援關聯式資料庫檢索，包括Oracle、Informix、SQL Server、DB2、Sybase及My SQL等資料庫。在Notes、Exchange上的資訊也可輕易搜尋，可針對這些資料源及其附加檔進行全文式檢索，達到跨平臺、跨格式、跨資料源的整合檢索能力。便利的協尋工具，提高搜尋結果的完整性

平常我們使用入口網站搜索資料，常常會遇到找不到資料，不然就是找出一堆不相關的東西，龍捲風知識檢索系統運用自然語言技術，透過人工智慧學習、分析功能，自動為龐雜的資料建立關聯系統，讓使用者可以從單一辭彙或資料找到相關資訊。

在檢索的主頁中，使用者可以可以輸入搜索字串外，還可以設定每頁顯示的筆數、檔案的屬性，以及是否啟動中同音功能、中英文容錯功能、近似功能、同義詞庫、英漢對譯、相關文件功能、形似詞功能和相關詞功能，能讓使用者精確定義查詢辭彙，或作為合併查詢條件的參考。

在「相關文件提示功能」中，企業成員可從搜尋結果中的某一所需資料，按下推薦功能鍵，一次取得資訊源中所有近似的資料，不必再逐筆篩選、搜尋。並有權值排序功能，搜尋結果會依符合度排序顯示，符合度條件可以是關鍵字次數、日期、作者、檔名、檔案大小等，亦可採多條件加權計分的方式，以合併分數大小排序，優先取得有用資訊。

「形似詞提示」功能針對使用者鍵入查詢的關鍵字，提示和查詢關鍵字的延伸字詞，提供使用者精確定義查詢辭彙。例如鍵入「網路」，將可能得到「網際網路」、「網路公司」、「網路系統」等更進一步的詞彙提示。

「相關詞提示」功能同樣由使用者鍵入的關鍵字，提示其他意義相關的詞彙，提示使用者進一步精確所要搜尋資料的範圍或作為合併查詢條件的參考。例如鍵入「網路」一詞來查詢資料，則可能得到「達康」、「E化」、「線上」等相關的詞彙提示。

針對中文使用習慣，龍捲風知識檢索系統也提供了一些不錯的功能，「中文同音」、「中英文容錯」是針對中文使用可能產生的盲點，提供輔助的功能。例如：「台灣」、「臺灣」的同音異字，「中研院」、「中央研究院」等以簡稱合併查詢全名等，提高搜尋的完整性。

「中英文近似概念」和「同義詞查詢」是以關鍵字查詢資料時，可將其他中、英文同義詞一併納入檢索。例如：輸入「 Computer 」同時可查到「電腦」、「電子計算機」等同義詞的資料。另外，提供辭庫編輯器，以便編修專業領域同義詞彙。簡易管理，減少資源浪費 權限管控 機密不外流

在管理的工具上，管理者可以選擇本機上的圖形介面管理工具或透過Web作遠端管理，讓系統管理者可在Client端進行設定與維護，以提高運用效率。

其中有一些不錯的小功能，如「自動排程設定」，可以預先設定所有資料索引的更新和維護，讓系統定時完成。

「查詢記錄及分析」可完整紀錄使用者查詢習慣、資料使用狀況，作為企業在進行知識運用評量時分析、參考。

而「漸近式索引」則是運用了Incremental Index技術，索引系統會自動判斷檔案及資料庫資料之間的差異項目，僅會針對變動資料建立索引，減少硬體的負擔及時間上的
浪費。

水可載舟、亦可覆舟。辛苦收集而成的知識，若是安全把關不當，讓有心人士輕易竊走知識，或者落入競爭對手中，那就得不償失了。所以要做知識管理很容易，但要有良好的安控就很難了，有的企業乾脆拔掉軟碟、管制列印、限制對外的電子郵件、網頁瀏覽，卻也扼殺了其他知識管理好處。

在龍捲風知識檢索系統中，結合Windows NT/2000上的權限機制，管理者可以對每個資料夾作設定，提供使用者符合權限等級的資訊，讓企業能充分分享資訊，又不必擔心機密資訊外洩。

安裝容易，使用簡便 單一網頁，多人共享

龍捲風知識檢索系統的核心是以C語言寫成，整個安裝時間約3分鐘，容量只有15MB，套裝化、模組化的設計及彈性的整合能力，能在企業內迅速使用。

管理者以「線上管理程式」建立所需的資料庫，並「建立索引」及進行「形似相關詞管理」，就可以使用瀏覽器檢索資料。在建立索引資料庫時，有本機檔案、遠端網頁及資料庫可以選擇。我們以公司內部的Exchange server、兩個網站（iThome電腦報、iThome採購情報）及本機上的Access資料庫作為索引資料庫。Exchange server是屬於本機檔案，只要將「索引目錄資料夾」設定在所需的目錄就可以建立完成，建置這三個資料庫，總共約花半個小時；另外，iThome的兩個網站是屬於遠端網頁，因為資料量很龐大，所以建立兩個索引資料庫總共花了兩個半小時。如果管理者需要建立資料庫的索引，只要資料庫與ODBC有連結，就可以順利的建立。

在網頁及資料庫上常需要輸入使用者帳號及密碼，龍捲風知識檢索系統也只需要在建立索引資料庫時，輸入帳號及密碼後，就會自動完成。以本刊的iThome電腦報為例，因為是付費網站，採用會員制，筆者在建立索引資料庫時，輸入所需的帳號及密碼後，檢索系統會自動登入，並進行資料的索引。

之前筆者要找一份檔案，可能要花上幾分鐘去打數個資料夾之後，才能順利找到所要的檔案，但是使用龍捲風知識檢索系統之後，覺得真的蠻方便的，只需鍵入關鍵字及勾選一些條件，就可以快速的找到所需的檔案。特別是在尋找某週或月的檔案，更是方便，只要定一個時間，就可以找到所需的檔案。尋找網頁的資料更是快速，不但省去了登入帳號的時間，也不用浪費對外的網路頻寬。

為了因應兩岸三地的交流互動，龍捲風知識檢索系統還提供一個不錯的功能，就是支援中文和簡體中文的互換，以及Unicode（UTF8）與Big-5碼及GB碼之間的互換，檢索到的資料會自動轉碼。使用者可同時檢索兩岸三地簡、繁體中文、英文資料，消弭資訊流通的障礙。

面臨全球化及e化的風潮，企業競爭的舞臺已延伸到世界各角落，因此，企業及組織必須變得更有效率才能生存。這其中，「知識的管理與創新」是使企業更有效率的致勝關鍵。以往要找企業內的一份資訊需要翻箱倒篋、動員許多人力，但透過龍捲風知識檢索系統去檢索，只要短短幾秒鐘就可以找到相關的資料，對企業的知識使用者來說是非常的便利。文⊙陳世煌