iT自救術─為何我想寫「文書處理的故事」

20年前我剛進大學的時候，計算機實習課程有兩項重頭戲，其中一個是BASIC程式語言設計，另一個則是文書處理。

那是一個個人電腦教育剛啟蒙的時代──不僅是個人電腦的啟蒙，連電腦教育本身也才剛啟蒙。學校對於哪些東西值得教其實也沒什麼概念，而身為一個才剛進大學，呆頭呆腦的大一新生，我當然也不知道自己為何要學這些東西，更加沒有能力去搞懂原因。套一句現代的俗語：「我來的時候就這樣了。」於是我就迷迷糊糊的聽課，迷迷糊糊的玩電腦，就好像在裝滿牛奶的池子裡面游泳一樣──看得到前面，但是一片混沌。

20年後的今天，當然我可以用「今非昔比」來一筆帶過這一切，我也完全有能力弄清楚當初學習這兩樣東西的原因：學習BASIC只是因為那是一個程式語言，作為理工科系大學生的入門學習項目是個不錯的選擇，就這樣而已。至於學習文書處理的理由也很簡單：未來的學業與工作上頭，你絕對用得上用電腦處理文件的能力。

希望可以介紹一些怪東西
可就如同我所說的，那不僅是一個「個人電腦工業」剛啟蒙的時代，連「個人電腦教育」也才剛剛啟蒙。所以當我開始研究文書處理的時候，情況是異常的艱困。

艱困是來自於多方面的：設備不足，在學校用電腦你得「搶」電腦來用，因為電腦的數量不多，大家都要練習。電腦的品質不穩定還得和硬體搏鬥，因為當機可說是家常便飯，後來的日子裡你還得和電腦病毒搏鬥哩！教學資源也非常稀少，電腦書籍品質不佳，數量也不多，而我得這麼說……講師上課的內容實在是不知所云，但我當時只能以為是我的程度問題並沒有懷疑是講師的問題（畢竟我是以溫柔敦厚著稱的，有問題當然只能懷疑是自己的問題怎麼敢去懷疑別人？）；更由於電腦工業才正要蓬勃發展，當時可沒有什麼Windows、Linux圖形環境，DOS命令列難用，中文系統以一種「外掛」（且十分難以操作）的方式載入、印表機只有慢得不得了且吵的要死的點陣印表機可以用。

喔，不止這樣，印表機的色帶淡得不得了，但你永遠也不知道要怎麼做才能幫色帶上色。

「那你為何想寫個『文書處理的故事』？」

老實說，現在回想起來，當時的「甘苦」還挺有趣的。也許就像是男人當兵一樣，當你不必再次親身體驗過去的痛苦，剩下來的似乎反而是一種趣味。

所以，要趁我還記得的時候，我想把這些故事寫下來，並順便披露一些，我認為重要的技巧和研究心得。也許不是每一個技巧你都能用得上，有很多也只剩下了「歷史」的價值罷了，因為有很多領域只是有趣（至少我認為是有趣）而已，不一定十分實用。倘若如此，也請各位讀者包涵，畢竟我想要介紹的是更廣泛的、屬於文書處理的一切。如果只是要談某一個軟體的單一產品的應用技巧，那太偏窄了──也就失去了「趣味性」。我希望這專欄的範圍可以再大一些，可以講一些不一樣的東西。

用手寫比較快？
但在開始介紹文書處理的故事之前，我想先問一個問題：我們為何要用「電腦」做文書處理這件事？你可曾仔細想過這麼做的必要性？

我會問這個問題，緣起於以前我看的電腦雜誌，上面的一位前輩寫的一個故事，故事的內容大致是這樣的：

這位前輩一直認為像DOS這種命令列的玩意兒超級爛，所以對於電腦環境一直有他獨特的見解與建議。這位前輩提到，某日他到了一家知名的國內企業（印象中是一家推動資訊工業技術的龍頭公司），結果看到這家公司的某個房間，裡面有一堆人用電腦＋DOS＋中文系統＋PE2（一個簡單的文字編輯器）在打字，這位前輩簡直嚇壞了。
「為何需要這麼多人打字？用電腦不是可以節省人力？」這位前輩問這單位的主管人員。

「喔，不會，其實用了電腦，不會更節省人力。事實上，我們得用更多的打字人員來處理文件。」這單位的主管這麼回答。

「事實上，」這位主管甚至是這麼說的：「我覺得用手寫比較快。」

我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快我覺得用手寫比較快。

怎麼會這樣呢？真的是用手寫比較快？

工程繪圖只是為了方便改？
另一個類似的故事是發生在「組合語言」的課程。大學時我修了Assembly Language這門課，某日上課時，教授問了一個問題：「請問我們為何要用AutoCAD之類的軟體來做建築、機械類的工程繪圖？」

只見大家面面相覷，鴉雀無聲，沒人敢講出自己的低見，深怕講出來就被教授給斥責。因為，答案不是那麼的顯而易見嗎？

「因為錯了比較容易改吧？」有個同學終於鼓起勇氣打破沉默，說了一個十分簡單的答案。老實說，我覺得這答案也是我的想法。除了錯了可以輕易修改，不必用手改來改去，還能有更好的答案嗎？
教授並沒有斥責我同學，他只是用嗤之以鼻的口吻說：「改？用手畫也可以很好改啊？這才不是用軟體繪圖的主要目的。」

多年以後，我想來想去，教授的說法也對也不對。我總覺得，「易於修改」是用電腦做文書處理（或是做電腦繪圖）的一個很大的優點，只是這個優點太簡單，太普通，這當然不是教授煞費苦心要開導我們這些玩電腦的愣小子的深意，他當然是希望我們想深入一點，想透徹些，要講一個聽起來更加有份量的答案。「錯了比較容易改」這種答案就不必提了，提了也只是褻瀆了大學課堂的神聖啊！（謎之音：有神聖嗎？）

後來教授的說法是：當你用工程繪圖把圖畫好，所有的用料、成本估算也都同時完成了。因為工程繪圖裡面，所有的零件可以模組化，不再是單純的線條和文字。想要估算工程要用多少鋼筋、水泥和零件，一共大概要多少錢，一下就可以算出來了。就算要變更設計，這些計算也可以跟著立刻算出。套句網路上流行的說法，「這才是王道」。

不過，我那時（現在也是）並不知道，用工程繪圖軟體畫上的線條可以模組化，我還以為線條仍只是線條，哪知道可以這麼厲害？

用手寫真的比較快？
好，這是工程繪圖的部份，假設用電腦做工程繪圖真的可以創造出不可能的奇蹟，我們可以假設沒有電腦的幫助，就沒法製造出像是波音767這樣的超級巨無霸客機。我們可以認定，沒有電腦科技的話，101大樓這樣的世紀摩天大樓是不能完工的。但是……

真的「用手寫會比較快」嗎？

請讓我們來想像一些情境。如果你是家中的男主人，早上起床要出門慢跑，想請尚在夢鄉的女主人幫你準備早餐，請問這時你會怎麼做？打開電腦執行Word輸入「親愛的太太，我的親親小甜心，我去慢跑了，因為我想要活得久一點才能一輩子照顧你和我們的小孩，但我回到家時我想和你們一起共進早餐共享美好的時光，所以可否請你用你的纖纖玉手幫我準備一頓豐盛的早餐，我想要吃兩個荷包蛋加不含咖啡因的咖啡，愛你喔！你的丈夫敬上。」然後把這文字印出來？

還是，你就寫個紙條，「請幫我準備早餐，謝謝。夫字」

但是，如果你和太太（或是女友）分隔兩地，一個在紐約一個在臺灣，你想請他買個什麼東西寄回來，你會怎麼做？你會去買一份航空郵簡，寫上「親愛的請幫我買個XXX然後用海運的方式寄回家給我，可以節省運費，愛你的OOO」，寄到國外去然後等他把東西寄來？還是你會選擇用電腦打個MSN通知他？

手寫真的有比較快？

電腦的優勢只是機械化而已
經過上面的無聊情境解說之後，我想我想要表達的意思已經很明顯了。

什麼？還不夠明顯？

好吧！那我說清楚一點。

我的意思是：有時候當然是用手寫比較快，當然。如果你只是寫個小紙條傳達一個簡單訊息，又或者你覺得電腦的軟體限制太多，又或者你不熟悉電腦的使用，又或者你習慣用軟體各種眼花撩亂的功能只為了打一張便條紙，當然你用手寫比較快，當然。

問題是電腦＋印表機根本就是一個「個人用活字印刷機」，為何要用這東西去做手寫就能做的事情？不是不行，而是這樣做沒有發揮電腦的用途。我們用電腦做文書處理，做美術排版，使用各種的軟體做各種的事情，目的本來就不是只是單純的取代舊的工作，或是印出一個便條紙而已啊！電腦的特色就是「機械化高速處理」，你用它來做太簡單的事情，當然是「用手寫比較快」。

再以美觀而言，電腦所能做的事情是「機械化的美觀」，好處就是整齊畫一，表達明確。想想看，如果你用手寫一本書（真的手寫，hand-writing），然後再照相製版印刷，你說好不好？如果手寫者是個書法奇才，也許不壞，但是這種奇才少之又少，更別提大多數人寫的字只有他本人看得懂（呃……事實上，有時他本人寫過以後你再請他看，他也看不懂他自己寫的字）。機械化的美也許永遠比不上偉大的藝術作品，但是一般的日常生活我們要的只是整齊清潔簡單樸素迅速確實而已。所以，用電腦做文書處理有其必要，用手寫（大多數時候）真的沒有比較快。

本期結語：電腦能做很多事只是你要找對工具去做
在那個前輩的故事中，另一個令我印象深刻的說法是：現代的排版系統要排出我們中國古代典籍的版面都做不到。

「連這麼簡單的事情都做不到，還用電腦做啥？」

某種程度來講，我也同意這說法，不過我心裡想的是：「現在的文書處理軟體確實是不容易排出這樣的東西，但這到底是什麼原因呢？」當時我也沒見過排版軟體，看那篇文章時也沒有用過圖形作業系統，老實說，想到「偉大的電腦科技」居然被一個「千百年前的古書」給打敗了，還真有點悻悻然的。

不過那時年紀小，見識少，現在我可不會這樣想了。

事實上，就如同我剛講的，電腦的文書處理是以「快速，簡單」為主，目的在於資料的複製、傳遞和修改能夠簡便為主，美觀未必是重點。如果美觀是重點，你也許該改用所謂的「排版軟體」。如果把排版也當作是廣義的文書處理，我想現代的排版軟體可以排出這樣的版面沒有問題。雖然過程未必容易，但美觀的排出類似的樣式是可行的。

要怎麼做？接下來我們有很多時間可以研究，我想有一天我會講到的，請繼續收看。