iT自救術─文件檔案格式與基本操作

用所謂的「純文字編輯器」，文件檔案裡面就只有文字而已，你無法儲存文字的「樣式變化」。比方說，如果你想把純文字檔案的標題文字放大三倍並使用黑體字，那是不行的，純文字檔案內容中無法儲存格式相關的訊息。

換句話說，如果你用「文書處理軟體」打了一堆文字，並調整字體樣式、字體大小、段落格式……，若把這些東西都通稱為「文字樣式」的話，當你存檔，這些「文字樣式」也都得被存在檔案裡面。
因此，關於檔案格式，各位可以先有幾個簡單的概念：

● 一般來說，一個文書處理軟體（一般軟體也是）會有一個主要的支援格式，像是Word主要支援的就是Word格式文件檔，OpenOffice.org Writer支援的就是ODF文件格式

● 文件檔案儲存的不只是「文字本體」而已，通常還包含了關於這些文字格式的描述。如果你指定文件裡面的某些字體是黑體字，並使用24點的字型大小，那這些描述就得被適當、精確的存起來，以保證這文件下次開啟時能夠正確還原成原先的文件樣式

● 但由於使用者可能會喜歡使用不同的軟體，並希望自己的檔案「到哪裡都可以讀取」，因此文書處理軟體大多還會提供所謂的「轉換器」，讓使用者可以隨意轉換「非主要支援」的檔案格式。

● 不過這種「檔案格式轉換」是有極限的，因為有的文檔格式極為複雜，想要寫出轉換程式並非易事，就算勉強做出來，有時也會有「轉換結果不盡如人意」的結果。

檔案格式的基本概念
軟體大多使用「副檔名」來辨識檔案是不是自己可以讀取的格式，所以要是我看到.xls，大概就知道這是Excel的試算表檔案。看到.doc，大概就知道這是Word文件檔案。

不過，副檔名是可以任意修改的，會不會有人很無聊？把.txt檔案自己亂改名成.xls？可以的，但是這麼做會有以下幾個問題：

● 這樣做真的很無聊哩！

● 如果其他人用Excel試著去開啟這文件，會打不開或是不認得這文件

為了避免有人無聊亂改副檔名，所以Windows預設是隱藏「有註冊」的副檔名。不過我非常討厭這種預設值，所以我用的電腦，都把「隱藏副檔名」的功能給關掉。不過那是因為我不會那麼無聊，而且熟知各種副檔名代表的意義。如果閣下沒有這麼熟，倒也不必去改動這設定。

由於一般人看不到副檔名，那就只能從檔案的「圖示長相」來判斷檔案格式了。如果是Word文件，那藍色的W字樣就代表了這是Word文件檔案了，點兩下滑鼠左鍵，Word就會開啟該文件。

但有時，某一種檔案會被兩種以上的軟體「註冊」，像是圖片格式「.jpg」，可能會被你電腦裡面的多個看圖程式註冊，那你點圖的時候，哪個程式會開啟圖片就會有「後搶者贏」的情形（最後一個安裝的軟體會搶到控制權）。不過你通常可以修正你喜歡的「註冊管理該格式」的軟體，但你得找尋選項，自行修改。

Word 2003的檔案格式
假設你已經會執行Word 2003程式，並且會「開新檔案」、「儲存檔案」這些動作，那現在就做吧！幫你的檔案命個名，把檔案存在你習慣存放之處。

Word 2003支援的檔案格式是所謂的「.doc」檔案，事實上不只是Word，以前很多軟體都使用這個副檔名。所以同是.doc文件，有可能卻不是Word製作的。但是Office既然已經征服了地球上大多數的其他文書處理軟體，因此這種很低的可能性我們就不去探討了。簡單的結論就是：是的，.doc就是Word文件格式。

事實上，Word從Word 97（12年前了）到Word 2003，文件格式沒有太大的變化。所以Microsoft自己，是把「97-2003」當成一個檔案格式的名稱。一般而言，你用各種版本的Word都能開啟.doc檔案，算是目前支援最廣泛的檔案格式，流通性也最高。

但Word 2007支援的卻是新格式，Word 2003不能讀取，怎麼辦？沒關係，Microsoft也推出了給Word 2003使用的小修補程式，讓Word 2003也可以開啟Word 2007的.docx（Word 2007 XML）格式的文件。

Word 2007的檔案格式
如果你用的是Word 2007，也許你會發現Word 2007支援一種副檔名是4個字母的新格式：.docx。

和Word 2003的.doc不同，.doc是真正的「專屬格式」，格式中的「祕密」很難逆向工程推導出來（不過之前Microsoft已經公佈了檔案格式）。但是.docx是個很不一樣的格式，它將會「開放」很多。

有多開放呢？請各位做個簡單的實驗，如果你的Windows系統可以看到副檔名（要修改檔案總管的系統預設），請把.docx改成.zip。對，你沒看錯，改成.zip。你會發現，所有的Office 2007文件，其實無論是.docx還是.xlsx，其實都是.zip壓縮格式。每一個Office 2007的文件檔案，都在開檔時會被「解壓縮」，存檔時又「壓縮」成一個單檔。實際上，這些檔案用一般的壓縮程式（WinRAR、7-zip……）就可以解開來看。

解開後，你會發現所有的「單一文件」其實是由很多的XML檔案組合而成的。這種新的存檔方式，讓檔案格式的解構變得容易。Microsoft希望用這種開放式的文件架構，讓大家可以消除對「專屬格式」的疑慮。

而且，Microsoft通常會讓最新版的軟體支援所有的舊文件格式，以保障使用者過去的文件可以正常使用，因此Word 2007也可以正確的存取Word 97-2003的.doc檔案。Writer的檔案格式
關於OpenOffice.org Writer，它支援的檔案格式可說是最廣泛的。Writer自己支援的所謂的ODF格式（OpenDocument Format），當然其目的就是要「相容、開放」，讓所有有意開發文書處理軟體的廠商都有規格可以遵循。

Writer還有一個好處就是：它也支援.doc文件格式，可以存取Word 97-2003的文件格式。至於Word 2007的.docx，Writer可以開啟，但不能存檔，存檔時它會請你存成.odf格式。

平心而論，如果你是Writer的用戶，建議你乾脆就使用.odf格式。因為對於其他文件格式的支援，是很難保證不出問題的，所以既然換用了OpenOffice.org，不如就連檔案格式都使用該軟體「原生支援（native support）」的格式會比較穩定些。

另存成各種文件格式

多數文書處理軟體都支援各種文件格式，但建議各位使用原生支援格式最好。

基本操作之「選擇」
知道了「每一套軟體都有其原生支援的檔案格式（和副檔名）」之後，這期要講解操作軟體時最簡單也最重要的「選擇」和「剪貼」功能。

首先，你如果覺得「選擇」是一件容易的事情，老實說，也許對，但是大部分人知道的大多不是有效率作法。不，本欄的讀者不可以沒有效率，所以我們來研究一下有效率的作法。

請執行你的Word 2003/2007或是Writer，建立一個新文件，並輸入兩段文字，準備進行下面的練習。

● 在文字上面按著滑鼠左鍵不放，直接可以選取你掃過的文字

● 在文字上面連續按兩下滑鼠左鍵（double click），可以選取一個「字」或「辭」，這功能支援中文

● 把滑鼠指標移到頁面的左邊空白處，操作Word的使用者會發現指標變了樣子，從「尖端向左」變成「尖端向右」了，這塊空白處以前有個名稱，稱為「選擇區（selection area）」，不知道現在還有沒有人知道該這樣叫？

● 在選擇區上按下左鍵不放，移動滑鼠指標可選取多行文字

● 在Word的選擇區上連續按兩下滑鼠左鍵，可選取「一段文字」，這是比較精確的選法，但Writer不支援此模式（我試驗的結果，是要連續按四下滑鼠左鍵，可以選一段文字）

● 在Word選擇區上連續按三下滑鼠左鍵，可選取「全篇文字」，但Writer也不支援此模式

● 如果你是鍵盤高手，恭喜你，用Shift＋方向鍵可以選擇游標掃過的文字，用Ctrl＋Shift＋方向鍵可以選擇一個字或詞，用Ctrl＋A可以選取整篇文字

● 這個是比較罕見，但我個人很喜歡的功能：區塊選擇！按著Alt鍵然後用滑鼠選文字，你會發現你可以選擇「矩形區域的文字」。這適用於Word、Writer，甚至某些純文字編輯器也支援

在選擇區用滑鼠指標選擇文字

在選擇區適當的操作滑鼠，可以快速的選擇大量文字。

基本操作之「剪貼」
選了文字以後要做什麼？操作任何軟體的基本概念就是：要做任何動作之前你得先選。選好之後，「剪」、「貼」會是個常做的動作。由於這動作太常做了，所以同樣的功能有很多方法可以達成，你如果都玩過，就可以挑一個你喜愛的方式並熟練之

● 假設你選了一些文字，要「複製」這文字到剪貼簿裡面，可以用Ctrl＋C快速鍵，如果是要「剪下」這些文字，可以用Ctrl＋X快速鍵，要「貼上」則使用Ctrl＋V

● 也可以在選定的文字上按滑鼠右鍵後，再用快捷功能表選擇「剪下」、「複製」、「貼上」的功能

● 老派的傢伙（我？）可能還記得「Ctrl＋Insert」是複製，「Shift＋Delete」是剪下，「Shift＋Insert」則是貼上

● 比較少人知道的是：其實你可以直接把文字用滑鼠指標移動到你要移的地方，只要選了文字，按著滑鼠左鍵移動被選的文字即可，相當的物件導向。如果要複製該文字，則可以按著Ctrl鍵然後移動文字區塊，就可以複製該文字區塊。這個動作的好處是，剪貼的文字不會經過剪貼簿，若剪貼簿有其他訊息要保留時就可用此功能來剪貼其他文字，但若你要移動文字到「遠方」就不太好用此功能了

本期結語：看不到的東西卻有大用
前面一直講到剪貼簿，到底剪貼簿是什麼？

剪貼簿的概念很簡單，就只是個「空間」可以暫存資料。標準的系統剪貼簿只有一份空間，你每次剪的資料都會蓋掉之前存在的資料。所以以前的電腦書會告訴你：「剪了就貼」是好習慣，否則你不小心又剪了東西，會蓋掉你原先剪的資料。要是你忘了貼，後果可能是很慘的。

Office 2003和Office 2007都支援「多重剪貼」的功能，只要按下顯示剪貼簿的功能就可以使用了。使用者可以在24個緩衝區裡面，任意的剪貼資料，就比較不用擔心蓋掉的問題了。