面對金融海嘯 堅守毛利率底線 上奇科技用IT大賺公司管理財

繪圖軟體代理商上奇科技在金融海嘯來臨前，連續4年保持成長，但面對金融海嘯從2008年底持續影響到2009年上半年，上奇雖然無法再繼續突破這個記錄，幸好透過完整的系統和財務數據分析，在精準的費用控管下，仍能堅守毛利率底線，待景氣回溫時，能擁有一躍而起往前衝刺的動力。

上奇科技副總經理兼財務長許超鈞表示，面對金融海嘯的衝擊，上奇科技藉由IT系統的輔助，找出公司內各種可以節省的成本，不僅賺到公司休養生息、度過難關的機會，因為透過IT系統精準掌握公司成本結構，等到景氣回溫時，馬上可以投入相關資源、尋找公司獲利的利基。

許超鈞本身具有財務和IT專業，並掌管公司財務、IT和人事等相關部門。他透過ERP系統對毛利率的分析，以及分析客戶的採購行為，再將財務報表進行結構化分解，找出公司可以節省的成本、在第一時間因應以度過整體難關。

分析毛利率，ERP整合是關鍵

許超鈞說：「當公司保不住獲利的絕對數字時，設法保住公司的毛利率，是他身為掌管公司財務、IT和人事部門主管的責任。」他進一步指出，上奇科技在2008年底金融海嘯來襲前，已經連續4年保持EPS獲利，在2008年第4季金融海嘯衝擊最嚴重的同時，所幸當年度第1至3季的業績，已達成年度目標。這讓上奇科技能偷得一點喘息的機會，思考該如何因應不知道為期多久的金融海嘯。

上奇科技所處的軟體產業經營很辛苦，再加上不景氣的衝擊，無異是雪上加霜。「但即使環境再艱困，還是得想盡辦法讓公司獲利。」許超鈞說，上奇科技透過IT系統做到業績即時通報，了解客戶採購狀態，並做好對通路代理商風險最大的庫存和帳款管理，其中，ERP的整合就扮演很重要的角色。

上奇科技總公司設在臺灣，中國、香港、東南亞等地都有分公司。剛採用ERP系統時，為了符合各國法規，所以總部與分公司各自採用當地ERP系統。這種因地制宜的做法固然有其優點，但明顯的缺點就是，總公司無法即時掌握分公司的營運資訊。

許超鈞很清楚，總公司和分公司ERP整合是必然的趨勢，然而一談到要整合，各地分公司其實都不想改變現況，因而抗拒整合。

於是他計畫先以總公司當作示範點，IT部門同仁及ERP顧問徹底了解每一個工作流程與每一個功能模組的設定。

當總公司ERP系統順利上線後，再派總公司IT部門同仁到其他分公司負責導入。在所有分公司都導入相同的ERP系統，上奇科技終於能夠精準掌握全公司的營運狀況。

關連各種數據資料，設立預警機制

許超鈞表示，因為IT部門同仁高度掌握ERP系統，所有的資料、數據都在資料庫裡面，如何讓單純的數據變的更有意義，上奇科技開始自行建置BI（商業智慧）系統。

「數字是死的，但報表是活的，」他認為，通路商的進貨統計在ERP系統只是單純的統計數字，但是，這樣的數字能夠搭配建置在EIP（企業入口網站）的業務即時數據查詢系統、OLAP線上即時分析系統等，針對去年同期、上一季、上一個月的數據，甚至是業務同仁的業績進行分析，不僅可以清楚掌握通路商採購的變化，連業務同仁的業績變化，也能從報表上看得一清二楚。

「帳款和庫存是軟體通路商最大的風險，」許超鈞說，上奇科技透過各種數據分析，對總公司、分公司的業績變化和通路商的採購行為等，設置各種系統預警機制。因為所有的業績資料和採購變化的數據是透通的，當金融海嘯來襲時，上奇科技先前便已經從各種IT預警機制，察覺到災害來臨，並在第一時間擬好對策、做好武裝。

面對海嘯衝擊，用IT賺管理財

上奇科技透過事先建置的ERP和BI系統精算出，公司要安穩度過金融海嘯，必須節省25％的成本費用。許超鈞坦言，裁員是達到成本控管最簡單的做法。「但對於軟體通路商的產業屬性而言，裁員是最下下策，」他說，因為通路商和業務員的關係緊密，如果不是有計畫性的汰弱換強、而是統刪某個百分比的任意裁員，一旦等到景氣回春，曾經大失血的公司，將遞補不到合適的員工。

所以，許超鈞將會計科目的數字一筆筆展開，以節省25％的成本回推，哪些會計科目費用是可以節省的。例如，臺灣的差旅費用不能刪除，因為還是要跟客戶保持一定程度的聯繫互動，但海外出差費用採專案申請，其他一律刪除。

為了確保公司毛利率，許超鈞先從ERP系統分析每一個部門動態和每一條產品線獲利狀態，從ERP系統進行毛利率分析，再從ERP與BI系統掌握客戶採購行為的變動，由業務部門提出應對的策略。

再來分析公司人力結構，從產品線和部門人員的分佈做人力調整，從績效評量系統作人員的汰弱，也作客戶整併。為了募集到好人才，啟動「亞洲菁英計畫」，讓通過培訓的儲備幹部到其他亞洲分公司工作。最後，則是針對幹部級以上員工，進行5～30％薪資保留制度，等到業績達到標準後，公司預先保留的薪資會全數發回給同仁。許超鈞說，整個景氣在2009年第3季回溫，上奇科技在應變策略搭配得宜情況下，2009年第2季已經停止幹部薪資保留措施。

上奇科技面對金融海嘯所提的每一項應對策略，並非憑空想像而來，更非一蹴可幾。許超鈞說：「每一個對策全都是奠基在紮實的數據分析基礎上，」這些即時又翔實的資料，則有賴前幾年IT部門同仁，一步一步下苦工，清楚掌控工作流程、掌控分析資訊才獲得的成果。

如果沒有IT系統初期的建置、後期的分析決策，面對金融海嘯的危機時，上奇科技就無法清楚掌握每一個產品線和部門的毛利率變化，及通路商採購行為轉變。如果所有的決策都只憑藉「人的經驗」和「理所當然的想像」，而非自動化、即時性和精確的數據分析，就不可能精準節省25％的營運成本。

許超鈞認為，這都是上奇科技透過IT系統幫公司賺取各種管理財的例證。因為透過IT系統自動化的分析和提醒，上奇科技員工可以將能力發揮在更有產值的地方，為公司營收貢獻更大的心力。

公司併購、IFRS是IT部門未來最大挑戰

上奇集團近年來，也一直在進行不同公司產業整併，IT部門在這種企業併購時候，扮演非常重要的角色。以2009年併購的「臺灣資料縮影公司」為例，這種提供資料文件掃描服務的產業進入門檻並不高，許超鈞發現，對於提供這樣掃描服務的產業而言，文件、資料的格式轉檔，才是真正具有技術門檻與公司獲利契機的關鍵。

許超鈞說，IT部門除了將各個併購公司的IT系統進行整合外，像這種必須依賴IT技術以提升公司競爭力的任務，也都由IT部門負責執行。許超鈞說：「他要求IT部門，將臺灣資料縮影公司原本只能提供掃描服務的技術門檻，提升到也有能力提供轉檔服務。」IT部門果然不負所望辦到了。

包括上奇科技在內的臺灣上市櫃公司的IT部門，都剛面臨IFRS（國際會計準則）挑戰。許超鈞指出，政府規定從2013年起，所有上市櫃公司財務報告附註揭露必須採用IFRS，主管機關從2009年第4季開始，還規定所有上市櫃公司必須上傳導入IFRS進度。財務報告和公司ERP系統息息相關，為了配合政府政策，財務部門必須先定義清楚什麼是IFRS外，IT部門也必須進行系統調整。

許超鈞說，2013年正式實施IFRS，2012年財務報告新舊系統並行，上奇科技希望在2011年6月底前完成IFRS調整，並有半年測試時間。他認為，上奇科技有香港、新加坡和馬來西亞分公司採用IFRS，加上ERP系統是SAP，會有相關模組提供，「導入IFRS對上奇科技而言，雖然是挑戰但還能夠克服。」他說。

「IT部門在上奇科技已經不再是救火的團隊而已，」許超鈞說，IT部門開發的業務即時資訊查詢系統，是公司所有同仁每天工作必備的基本工具；所開發出的BI系統則是高階主管決策時的重要參考。凡此種種，都讓IT部門獲得其他部門同仁敬重。甚至，從2006年上奇科技集團評比及選任年度模範員工制度以來，IT部門幹部和同仁已當選2次上奇臺灣區模範員工，甚至有1年還當選全集團唯一一名集團最佳員工。許超鈞認為，只要能提供公司營運所需的資訊，IT部門的價值將自然浮現。

上奇科技副總經理兼財務長許超鈞認為，IT部門只要能夠提供公司營運所需的資料，就不再是救火的部門了。

寫一張讓自己滿意的人生損益表

工作的目的是為了什麼？上奇科技副總經理兼財務長許超鈞認為，工作的目的是為了讓生活過的更好，除了物質生活外，美好的心靈生活也是人生追求的目的。

許超鈞回憶起他在22歲當兵時，時值55歲壯年的父親，卻因為工作太勞累而因病過世。他說，父親一生為了家庭付出、捨不得對自己好一點，壯年突然過世，也讓他驚覺到，如果每個人都有一張人生的損益表，他一定要創造一張，能做到工作、生活都平衡的人生損益表。

就像是前KPMG總裁尤金‧歐凱利，當他發現人生只剩下3個月的壽命時，他發揮職場智慧，除了積極處理自己的臨終大事，也為自己和親朋好友創造美好的時光，更寫下《追逐日光——一位跨國企業總裁的最後禮物》，鼓勵人們要好好把握住僅剩的光陰。

許超鈞從《追逐日光》和父親的例子中體認到，人應該要活在當下，不論工作如何忙碌，也都不應該忘記工作背後真正的生命意義。

CIO小檔案

許超鈞 上奇科技副總經理兼財務長

學經歷：

國立中興大學法商學院財稅系畢業，美國內華達大學拉斯維加斯分校會計和資管碩士雙學位。1996年畢業後，曾在中國和美國工作；1998年回臺灣後，1999年任職拓墣科技財務長，2003年擔任上奇科技臺灣區行政管理處協理兼控制長，2005年升任集團副總經理兼管臺灣以外海內外子公司轉投資職務，後再身兼集團財務長

公司檔案

上奇科技

●成立時間：西元 1999 年

●主要業務：軟體產品通路業

●上市櫃代號：6123

●資本額：4.25億元

●總部：臺灣臺北市

●員工人數：210 人

●年營收：20億元

●董事長：章孝祺

●總經理：許承強

資訊部檔案

●資訊部門名稱：行政管理處資訊部

●資訊最高主管：副總經理許超鈞

●直屬主管：總經理許承強

●IT預算：每年1千萬

●資訊部門人數：集中管理於總公司5人，餘位於海外子公司3人，合計共8人

●資訊部門分工：分成軟體設計及ERP/BI系統、業務需求設計及規畫、網路暨系統管理及技術支援

IT部門大事記：

●2004年：自行完成集團EIP系統設計

●2006年：完成集團ERP系統整合，由原各子公司4套不同ERP系統，全數轉移為SAP B1系統

●2008年：自行開發完成主管決策支援系統（戰情中心）

●2009年：自行開發完成Workflow（電子簽核）系統，並全集團導入上線