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新天地連鎖餐飲原本只是臺中縣梧棲鎮一家傳統麵店,店內只有4張竹桌,隨著老闆善用梧棲鎮新鮮海鮮推出各式海鮮料理,原本的小麵店逐漸轉型成臺式海鮮料理餐廳,更成為臺中地區最著名的婚宴會議場地。
新天地連鎖餐飲在2003年申請上櫃,並於2009年5月完成上市,成為臺灣目前唯一一家掛牌上市的獨立連鎖餐飲公司,更在2009年和中國大型能源集團山東魯能集團合作,在哈爾濱成立第一家合資餐廳泉自助餐。
新天地連鎖餐飲管理部經理林國清表示,該公司早在1999年就開始有計畫地完成公司的制度化管理,以順利完成上櫃為目標,引進財會和IT的專業人才來建立公司制度化的運作方式。新天地連鎖餐飲藉由上櫃和上市,完成許多主管機關要求的內稽與內控流程,林國清說:「這種透過制度化管理累積的信任度,就是讓新天地連鎖餐飲和中國魯能集團合作的重要關鍵。」
從無到有是制度化管理最難的第一步
林國清不諱言指出,公司制度規範「從無到有」的階段,是公司營運過程中,轉變最大的時期。新天地連鎖餐飲從一間傳統家族企業,搖身一變到必須符合上市櫃8大循環外加資訊循環等9大循環的要求,因此,新天地連鎖餐飲公司高層第一階段先成立資訊和財會部門,以及引進專業的餐飲業管理人才,逐步打造新天地連鎖餐飲上櫃的計畫。
林國清正是第一波招募進來的專業人員,負責資訊基礎架構的建置與規畫。林國清發現新天地和當時其他傳統餐飲業不同,在高階主管的規畫下,已經有小規模的資訊系統應用。為了滿足上櫃的需求,當時新天地連鎖餐飲則將製造業常用的MRP(材料需求規畫)系統客制化成符合餐飲服務業所需的系統。
他進一步解釋,當時新天地選擇MRP系統作為公司主要的後臺系統,是因為餐飲業和製造業一樣,品項項目繁多,加上當時也沒有任何一套符合餐飲業適用的專用ERP系統,當時便在顧問的建議下,選擇一套架構類似的系統。
更新POS系統面臨的挑戰
在1999年,林國清回憶當時,除了一些原本計算獎金的小程式外,內部資訊系統的後臺採用客制化的MRP系統。此外,為了解決前臺的POS結帳問題,還引進臺灣第一套視窗版的POS系統。
林國清說:「原本的POS系統是DOS版本,相較於視窗版的系統,DOS版具有資源不能分享、資料不能交換的缺點。」因此,當時該公司打算在臺中市北區新天地連鎖餐飲新店開幕時,採用一套新的視窗版POS系統。
當年北區新天地開幕時,提供海鮮料理吃到飽的自助餐形式,整間店可以容納超過500名客人用餐,同時有將近200個桌面要開檯點餐、結帳。林國清說,當時生意天天大爆滿,這套加拿大引進的視窗版POS系統,卻無法應付這麼大量的同時結帳需求,系統無法負荷而造成當機,反而耽誤用餐客人的結帳時間。
因為新引進的POS系統負荷能力不足,為了順暢用餐客人的結帳流程,林國清只好在原先正在使用的後臺系統上,添購原本沒加入的前臺POS系統模組,重新規畫後再作為前臺POS系統的結帳之用。
林國清表示,目前餐飲服務業使用的IT系統,一個部分是前臺點單、結帳、廚房送單的POS系統,另一個部分則是包含進銷存、會計、記帳功能的後臺系統。
他說,臺灣餐飲服務業比較常見的狀況是,POS系統結合材料的進銷存管理,後臺則為單純的財會系統;但是,新天地連鎖餐飲為了方便管理,將進銷存、庫存和帳務管理的功能整合到後臺系統,便利帳務資料的前後臺串接,例如,前臺若有客人要掛帳,系統就會主動串接到後臺的應收帳款資料。新天地連鎖餐飲也慢慢累積這些前、後臺系統建置的經驗,俾利2003年上櫃計畫的推動。
重新打造整合式的ERP系統
根據「公開發行公司建立內部控制制度實施要點」規定,要上櫃的企業必須完成「銷售及收款循環」、「採購及付款循環」、「生產循環」、「薪工循環」、「融資循環」、「固定資產循環」、「投資循環」、「研發循環」及「資訊循環」等9大循環。多數企業便透過採用內建9大循環電腦化作業流程的ERP系統,以符合政府法規的要求。
新天地原先使用的前、後臺系統,因為客制化程度太深,加上後續的功能拼湊,讓前後臺系統無法滿足公司控管的9大交易循環。因此,林國清認為當務之急,就是必須重新評估一套符合餐飲服務業的整合式ERP系統。
林國清評估了幾個業界常用的ERP系統後,他發現,飯店業的ERP系統只要能夠順利切割訂房系統,就會適合新天地連鎖餐飲使用,也可以滿足政府對上櫃公司9大循環的要求。
餐飲業的原料採購一般占比約為30%~50%,連鎖餐飲業者要做到集中採購才能節省原物料的採購成本。林國清表示:「如果採購系統只有簡單的採購功能,不能直接連結到應付帳款的財會系統,這對於採購和付款循環的資料正確性與完整性,將會有很大的影響。」也因此,新天地連鎖餐飲在選擇合適的ERP系統時,特別重視採購與應收帳款資訊流的串接與正確性。
新系統也沿用了部分舊系統的設計,新天地就把某些POS系統內含的原物料採購功能,直接整併到後臺的財會系統中,「在評估新的ERP系統時,也作同樣的功能畫分。」林國清說道。
用IT落實企業的可信賴度
新天地連鎖餐飲從傳統以人為主的管理方式,一直到因應公司上櫃而奠定的制度化管理,林國清表示,「從沒有制度,到有一套SOP管理制度的過程是最辛苦的。」
林國清認為,公司的內稽內控必須靠制度和系統的充分配合,唯有做到「自動化」才能「防弊」。像是原物料的統一採購,從前臺資料拋轉到採購、廚房、廚師、倉庫、驗收、成會和財會的每一個環節後,可以立即做資料分析和查詢,透過系統化流程控管,杜絕可能弊端。
林國清表示,如果一個原料進貨成本增加到40%,但以往成本只有35%,如何透過成本率作異常分析?如何從外場的銷售費用、廚房的製造費用,一路看到會計子目作差異分析?他說,在以往沒有完整稽核控管制度前,所有的數據都可能只是片面資訊也不夠即時,但在新天地連鎖餐飲落實完整的內稽內控9大循環後,可以做到隨時檢驗公司營運狀態,也讓公司高層對於公司營運掌握度更高。
林國清認為,很多私人企業因為不受公開的監督與控管,市場對於所揭露的相關資訊,勢必抱持著懷疑的態度,用放大鏡嚴格審視。
新天地連鎖餐飲因為受到相關單位的監督控管,所提供的公司營運資訊都足以被信賴。林國清坦言,「能和魯能集團合作的關鍵是因為新天地是公開上市櫃的公司,」他指出,年營收超過1,800億人民幣的山東魯能集團相信政府和市場的控管機制,才願意和年營收只有新臺幣10億元的新天地連鎖餐飲合作。
信任IT是一種潛移默化的過程
林國清表示,新天地連鎖餐飲從傳統家族企業開始,雖然因為想要制度化而引進IT,但公司高階主管相信制度、相信隨時都可以有分析報表和預測模型,信任IT帶來的制度化和電腦化流程,他說:「公司高階主管要能信任IT,是需要長時間潛移默化的累積。」
「而IT主管除了要懂得IT技術,更得懂得公司核心業務的流程規畫,」林國清表示,例如餐廳的領位、帶位、開檯、結帳等過程,除了必須了解每一個流程,更必須知道每一個流程需要從電腦系統上看到何種所需資訊。
對林國清而言,過去10年來,臺灣新天地連鎖餐飲所經歷的IT化過程,現在剛好都可以複製到中國市場上。舉例而言,新天地和魯能集團在哈爾濱合開的泉自助餐,一餐可以容納超過600人同時用餐,他說,為了因應這麼大量的開檯與結帳人潮,多年前在臺灣因為POS系統無法因應大量結帳人潮的經驗,讓新天地與中國魯能集團的合資餐廳在規畫IT系統時,得以記取以往經驗,避免了POS結帳系統可能面臨的問題。
新天地連鎖餐飲也記取在臺灣展店過程中的經驗,前臺POS系統和後臺ERP系統如果不能一次到位時,「先求有、再求好」,而且為了便利財務系統的健全,進銷存管理系統則和ERP整合,不使用POS系統內建的進銷存系統。
林國清認為,對餐飲服務業而言,維持系統的穩定性是IT部門同仁的當務之急。他指出,餐飲服務業的特性就是周末假日是最忙碌的時刻,而IT部門同仁如何維持公司IT系統在周末遇到大量人潮時,還能保持系統的穩定性,就是IT部門最主要的任務。而臺灣新天地IT部門同仁到各地支援門市的時間,從原本的80%降到目前不到10%,除了IT技術的進步外,也意味著包括前臺POS和後臺ERP系統都具有一定的系統穩定性。
新天地連鎖餐飲管理部經理林國清認為:「公司從沒有制度,到有一套SOP管理制度的過程是最辛苦的。」
找尋個人工作的成就感
新天地連鎖餐飲管理部經理林國清從當完兵後,就一直在電子製造業IT部門工作。第一個工作就是在正新輪胎資訊部門負責財務系統和操作IBM AS 400主機,這個工作奠定了他對財務系統的了解,也學會使用當時最熱門的主機。他說:「在正新輪胎的工作經驗,對他之後在其他電子製造業都有很大的幫助。」
不過,電子製造業IT部門規模較大,擔任初階和中階主管,對於許多公司流程建議與看法,也只能影響到直屬長官,在工作成就感的滿足上,仍有一層隔閡。但轉到餐飲服務業後,新天地連鎖餐飲從高階主管都看重IT能夠發揮的功效,隨著個人對部門管理範圍的擴大,不僅讓林國清有機會參與公司經營決策會議,許多流程改善建議更可以在第一時間就提出且獲得支持。他認為,雖然餐飲服務業在薪資水準以及公司福利上,未能超過電子製造業所能提供的福利,但這種個人工作成就感的累積,才是個人工作最大的動力來源。
CIO小檔案
林國清 新天地連鎖餐飲管理部經理
學歷:
靜宜大學資訊管理研究所
經歷:
當完兵後,工作領域以電子製造業為主,1990年在正新橡膠擔任IT部門人員,學會AS 400和RPG語言,並負責財務系統,之後到其他電子製造業公司當IT人員,在金儀車錶擔任行政課長。1993年3月新天地連鎖餐飲到任,一路從資訊專員、資訊課主任、副理,直到2007年升任管理部經理一職
公司檔案
新天地連鎖餐飲
● 成立時間:西元1945年
● 主要業務:餐飲、宴會
● 資本額:8億元
● 上市代號:8940
● 總部:臺中市崇德五路345號6樓
● 員工人數:370人
● 年營收:9億元
● 董事長:歐敏輝
● 總經理:許景明
資訊部門檔案
● 資訊部門名稱:資訊室
● 資訊最高主管:管理部經理
● 直屬主管:總經理
● 資訊部門人數:3人
● IT預算:每年400萬元
IT部門大事紀:
● 2003年:導入德安ERP(企業資源規畫系統)
● 2003年:完成EIP(企業入口網站)
● 2007年:導入自行開發的EIS(決策支援系統)
● 2009年:和山東魯能集團合作在哈爾濱展店,IT規畫先求有再求好,使用當地系統
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