用上市櫃內稽內控建立制度 新天地餐飲用IT打造信任基礎

新天地連鎖餐飲原本只是臺中縣梧棲鎮一家傳統麵店，店內只有4張竹桌，隨著老闆善用梧棲鎮新鮮海鮮推出各式海鮮料理，原本的小麵店逐漸轉型成臺式海鮮料理餐廳，更成為臺中地區最著名的婚宴會議場地。

新天地連鎖餐飲在2003年申請上櫃，並於2009年5月完成上市，成為臺灣目前唯一一家掛牌上市的獨立連鎖餐飲公司，更在2009年和中國大型能源集團山東魯能集團合作，在哈爾濱成立第一家合資餐廳泉自助餐。

新天地連鎖餐飲管理部經理林國清表示，該公司早在1999年就開始有計畫地完成公司的制度化管理，以順利完成上櫃為目標，引進財會和IT的專業人才來建立公司制度化的運作方式。新天地連鎖餐飲藉由上櫃和上市，完成許多主管機關要求的內稽與內控流程，林國清說：「這種透過制度化管理累積的信任度，就是讓新天地連鎖餐飲和中國魯能集團合作的重要關鍵。」

從無到有是制度化管理最難的第一步

林國清不諱言指出，公司制度規範「從無到有」的階段，是公司營運過程中，轉變最大的時期。新天地連鎖餐飲從一間傳統家族企業，搖身一變到必須符合上市櫃8大循環外加資訊循環等9大循環的要求，因此，新天地連鎖餐飲公司高層第一階段先成立資訊和財會部門，以及引進專業的餐飲業管理人才，逐步打造新天地連鎖餐飲上櫃的計畫。

林國清正是第一波招募進來的專業人員，負責資訊基礎架構的建置與規畫。林國清發現新天地和當時其他傳統餐飲業不同，在高階主管的規畫下，已經有小規模的資訊系統應用。為了滿足上櫃的需求，當時新天地連鎖餐飲則將製造業常用的MRP（材料需求規畫）系統客制化成符合餐飲服務業所需的系統。

他進一步解釋，當時新天地選擇MRP系統作為公司主要的後臺系統，是因為餐飲業和製造業一樣，品項項目繁多，加上當時也沒有任何一套符合餐飲業適用的專用ERP系統，當時便在顧問的建議下，選擇一套架構類似的系統。

更新POS系統面臨的挑戰

在1999年，林國清回憶當時，除了一些原本計算獎金的小程式外，內部資訊系統的後臺採用客制化的MRP系統。此外，為了解決前臺的POS結帳問題，還引進臺灣第一套視窗版的POS系統。

林國清說：「原本的POS系統是DOS版本，相較於視窗版的系統，DOS版具有資源不能分享、資料不能交換的缺點。」因此，當時該公司打算在臺中市北區新天地連鎖餐飲新店開幕時，採用一套新的視窗版POS系統。

當年北區新天地開幕時，提供海鮮料理吃到飽的自助餐形式，整間店可以容納超過500名客人用餐，同時有將近200個桌面要開檯點餐、結帳。林國清說，當時生意天天大爆滿，這套加拿大引進的視窗版POS系統，卻無法應付這麼大量的同時結帳需求，系統無法負荷而造成當機，反而耽誤用餐客人的結帳時間。

因為新引進的POS系統負荷能力不足，為了順暢用餐客人的結帳流程，林國清只好在原先正在使用的後臺系統上，添購原本沒加入的前臺POS系統模組，重新規畫後再作為前臺POS系統的結帳之用。

林國清表示，目前餐飲服務業使用的IT系統，一個部分是前臺點單、結帳、廚房送單的POS系統，另一個部分則是包含進銷存、會計、記帳功能的後臺系統。

他說，臺灣餐飲服務業比較常見的狀況是，POS系統結合材料的進銷存管理，後臺則為單純的財會系統；但是，新天地連鎖餐飲為了方便管理，將進銷存、庫存和帳務管理的功能整合到後臺系統，便利帳務資料的前後臺串接，例如，前臺若有客人要掛帳，系統就會主動串接到後臺的應收帳款資料。新天地連鎖餐飲也慢慢累積這些前、後臺系統建置的經驗，俾利2003年上櫃計畫的推動。

重新打造整合式的ERP系統

根據「公開發行公司建立內部控制制度實施要點」規定，要上櫃的企業必須完成「銷售及收款循環」、「採購及付款循環」、「生產循環」、「薪工循環」、「融資循環」、「固定資產循環」、「投資循環」、「研發循環」及「資訊循環」等9大循環。多數企業便透過採用內建9大循環電腦化作業流程的ERP系統，以符合政府法規的要求。

新天地原先使用的前、後臺系統，因為客制化程度太深，加上後續的功能拼湊，讓前後臺系統無法滿足公司控管的9大交易循環。因此，林國清認為當務之急，就是必須重新評估一套符合餐飲服務業的整合式ERP系統。

林國清評估了幾個業界常用的ERP系統後，他發現，飯店業的ERP系統只要能夠順利切割訂房系統，就會適合新天地連鎖餐飲使用，也可以滿足政府對上櫃公司9大循環的要求。

餐飲業的原料採購一般占比約為30％～50％，連鎖餐飲業者要做到集中採購才能節省原物料的採購成本。林國清表示：「如果採購系統只有簡單的採購功能，不能直接連結到應付帳款的財會系統，這對於採購和付款循環的資料正確性與完整性，將會有很大的影響。」也因此，新天地連鎖餐飲在選擇合適的ERP系統時，特別重視採購與應收帳款資訊流的串接與正確性。

新系統也沿用了部分舊系統的設計，新天地就把某些POS系統內含的原物料採購功能，直接整併到後臺的財會系統中，「在評估新的ERP系統時，也作同樣的功能畫分。」林國清說道。

用IT落實企業的可信賴度

新天地連鎖餐飲從傳統以人為主的管理方式，一直到因應公司上櫃而奠定的制度化管理，林國清表示，「從沒有制度，到有一套SOP管理制度的過程是最辛苦的。」

林國清認為，公司的內稽內控必須靠制度和系統的充分配合，唯有做到「自動化」才能「防弊」。像是原物料的統一採購，從前臺資料拋轉到採購、廚房、廚師、倉庫、驗收、成會和財會的每一個環節後，可以立即做資料分析和查詢，透過系統化流程控管，杜絕可能弊端。

林國清表示，如果一個原料進貨成本增加到40％，但以往成本只有35％，如何透過成本率作異常分析？如何從外場的銷售費用、廚房的製造費用，一路看到會計子目作差異分析？他說，在以往沒有完整稽核控管制度前，所有的數據都可能只是片面資訊也不夠即時，但在新天地連鎖餐飲落實完整的內稽內控9大循環後，可以做到隨時檢驗公司營運狀態，也讓公司高層對於公司營運掌握度更高。

林國清認為，很多私人企業因為不受公開的監督與控管，市場對於所揭露的相關資訊，勢必抱持著懷疑的態度，用放大鏡嚴格審視。

新天地連鎖餐飲因為受到相關單位的監督控管，所提供的公司營運資訊都足以被信賴。林國清坦言，「能和魯能集團合作的關鍵是因為新天地是公開上市櫃的公司，」他指出，年營收超過1,800億人民幣的山東魯能集團相信政府和市場的控管機制，才願意和年營收只有新臺幣10億元的新天地連鎖餐飲合作。

信任IT是一種潛移默化的過程

林國清表示，新天地連鎖餐飲從傳統家族企業開始，雖然因為想要制度化而引進IT，但公司高階主管相信制度、相信隨時都可以有分析報表和預測模型，信任IT帶來的制度化和電腦化流程，他說：「公司高階主管要能信任IT，是需要長時間潛移默化的累積。」

「而IT主管除了要懂得IT技術，更得懂得公司核心業務的流程規畫，」林國清表示，例如餐廳的領位、帶位、開檯、結帳等過程，除了必須了解每一個流程，更必須知道每一個流程需要從電腦系統上看到何種所需資訊。

對林國清而言，過去10年來，臺灣新天地連鎖餐飲所經歷的IT化過程，現在剛好都可以複製到中國市場上。舉例而言，新天地和魯能集團在哈爾濱合開的泉自助餐，一餐可以容納超過600人同時用餐，他說，為了因應這麼大量的開檯與結帳人潮，多年前在臺灣因為POS系統無法因應大量結帳人潮的經驗，讓新天地與中國魯能集團的合資餐廳在規畫IT系統時，得以記取以往經驗，避免了POS結帳系統可能面臨的問題。

新天地連鎖餐飲也記取在臺灣展店過程中的經驗，前臺POS系統和後臺ERP系統如果不能一次到位時，「先求有、再求好」，而且為了便利財務系統的健全，進銷存管理系統則和ERP整合，不使用POS系統內建的進銷存系統。

林國清認為，對餐飲服務業而言，維持系統的穩定性是IT部門同仁的當務之急。他指出，餐飲服務業的特性就是周末假日是最忙碌的時刻，而IT部門同仁如何維持公司IT系統在周末遇到大量人潮時，還能保持系統的穩定性，就是IT部門最主要的任務。而臺灣新天地IT部門同仁到各地支援門市的時間，從原本的80％降到目前不到10％，除了IT技術的進步外，也意味著包括前臺POS和後臺ERP系統都具有一定的系統穩定性。

 

新天地連鎖餐飲管理部經理林國清認為：「公司從沒有制度，到有一套SOP管理制度的過程是最辛苦的。」

 

找尋個人工作的成就感

新天地連鎖餐飲管理部經理林國清從當完兵後，就一直在電子製造業IT部門工作。第一個工作就是在正新輪胎資訊部門負責財務系統和操作IBM AS 400主機，這個工作奠定了他對財務系統的了解，也學會使用當時最熱門的主機。他說：「在正新輪胎的工作經驗，對他之後在其他電子製造業都有很大的幫助。」

不過，電子製造業IT部門規模較大，擔任初階和中階主管，對於許多公司流程建議與看法，也只能影響到直屬長官，在工作成就感的滿足上，仍有一層隔閡。但轉到餐飲服務業後，新天地連鎖餐飲從高階主管都看重IT能夠發揮的功效，隨著個人對部門管理範圍的擴大，不僅讓林國清有機會參與公司經營決策會議，許多流程改善建議更可以在第一時間就提出且獲得支持。他認為，雖然餐飲服務業在薪資水準以及公司福利上，未能超過電子製造業所能提供的福利，但這種個人工作成就感的累積，才是個人工作最大的動力來源。

 

CIO小檔案

林國清 新天地連鎖餐飲管理部經理

學歷：

靜宜大學資訊管理研究所

經歷：

當完兵後，工作領域以電子製造業為主，1990年在正新橡膠擔任IT部門人員，學會AS 400和RPG語言，並負責財務系統，之後到其他電子製造業公司當IT人員，在金儀車錶擔任行政課長。1993年3月新天地連鎖餐飲到任，一路從資訊專員、資訊課主任、副理，直到2007年升任管理部經理一職

 

公司檔案

新天地連鎖餐飲

●    成立時間：西元1945年

●    主要業務：餐飲、宴會

●    資本額：8億元

●    上市代號：8940

●    總部：臺中市崇德五路345號6樓

●    員工人數：370人

●    年營收：9億元

●    董事長：歐敏輝

●    總經理：許景明

資訊部門檔案

●    資訊部門名稱：資訊室

●    資訊最高主管：管理部經理

●    直屬主管：總經理

●    資訊部門人數：3人

●    IT預算：每年400萬元

IT部門大事紀：

●    2003年：導入德安ERP（企業資源規畫系統）

●    2003年：完成EIP（企業入口網站）

●    2007年：導入自行開發的EIS（決策支援系統）

●    2009年：和山東魯能集團合作在哈爾濱展店，IT規畫先求有再求好，使用當地系統