臺北市議會IT從服務出發 用網站串連內外部資訊需求

議會的任務是要監督政府和反映民意。而臺北市的最高立法機關，同時也是民意機關的臺北市議會，也為臺北市民反映民意和監督臺北市政府，議員代表市民審議市預算、議決市府提案等。

但是我們要如何得知議會的最新消息、確定議員究竟有無替人民發聲、掌握議會的一切事物包括法案動態、議員個人公告、議員書面質詢，還有市府報告等。

不同於一般IT人員，圖資出身的臺北市議會資訊室主任陳肇亨，以提供服務為理念，來思考IT的可能性。他說，圖資強調服務和他在圖書館的經歷，使他以用IT來提供服務為信念。他向我們侃侃而談起臺北市議會從20年前至今的IT轉折。

議會網站即資訊服務窗口，串起系統自動更新資訊

在臺北市議會網站裡，市民可以查看議會最主要的議事資訊，不論是法案動態、議員的臨時提案，甚至是市政府的提案都可以從議會網站中找出。

市民也可以在這個議會網站中掌握議員的最新動態，包括議員新聞稿和書面諮詢。

而臺北市議會網站，約在10年前，也是經歷一番波折。

那時資訊室人力少，又以提供技術服務為主，當時資訊室認為，網頁的重點在於呈現，不只是在技術面、把網站架起來而已，須由臺北市議會其他單位建置。不過，那時議會內各組室想法各異，沒有單位願意接下負責議會網站建置的工作。

當時在資訊室下的圖書館任職的陳肇亨，參與了幾次系統建置的專案，他想：圖書館如果侷限於處理圖書館事務，未來的路只會愈走愈窄。

在這個資訊化的時代，圖書館只用內部圖書，愈來愈難滿足使用者對資訊的需求，「所以我覺得應該走出來，」陳肇亨直截了當地說，應要做的是資訊服務，而不只有圖書服務，既然那時沒有人願意接下架設議會網站的任務，他認為，圖書館就該把議會網站視為資訊服務的窗口做好。

他也認為，這對圖書館或議員來說，都是正面的。

「議會網站就是一個資訊服務的窗口。」接下這個任務的陳肇亨想，既然由圖書館負責，就應要有圖書館的專業考量。

於是他先要求臺北市議會各組室派人負責網站分工，並將議會網站後臺開給各組室共同管理，議會網站從他接手後至今的方向，就是連接起內、外部的人的交接點。對民眾來說，「所有臺北市議會的資訊都在這裡。」陳肇亨說。議會網站串連起民眾對臺北市議會知的需求，還要符合議員的需求，像是議員在網頁後臺直接上傳新聞稿後，新聞稿不但會在議會網站上公布，這個新聞稿還會直接傳送給媒體，也會直接在議員網頁公布。

能成為連接內、外部的人的匯集點，是因為，臺北市議會的議會網站、議員個人首頁、議事系統間的介接。也就是，當有任何一方的資訊更動，其他方的資訊也連帶改變。他舉例，議員上傳其書面質詢至書面質詢系統的同時，議會網站和議員網頁的議員書面質詢部分也會更新。議員參與的連署提案，在議事系統更新後，也會連帶在議會網站和議員網頁中更新。

2005年上線的臺北市議員個人網頁功能也很特別，陳肇亨表示，這是在跟議事系統、書面質詢系統等其他系統介接的基礎架構下半客製化的個人網頁。

這個半客製化的議員網頁，議員可以自己要求想要的版面。像是，最新消息發布的版型有2、3種版型，議員可以選擇想要的網頁色系，相片位置等。

陳肇亨也補充，議員就算沒有時間維護網頁也無妨，因為議員網頁已經和其他系統介接了，所以儘管沒有維護議員網頁，議員網頁也會不停地自動更新。

陳肇亨說，臺北市議會的資訊化算是走的早的。他描述在當時因為萬年國會，所以臺北市議會匯集了許多年輕的政治菁英，像是陳水扁、謝長廷等。

這些年輕的政治菁英對臺北市議會的資訊化很要求。另外還有過去的議長張建邦，曾為淡大校長，淡大資訊化走的早，所以他也很重視臺北市議會的資訊化腳步。陳肇亨激昂地說，臺北市議會在1993年就有第一套議會新聞剪報的檢索系統，在1993年有這個想法不簡單！

他說明，當時臺北市議會的人認為，不能每天一直翻找報紙查新聞資訊，應該要有線上系統。

用議法案暨預決算系統和議場廣播系統，省紙又提高作業效率

現在在臺北市議會的議事廳，可以看到大約80、90臺的螢幕，在會議開始時，這些螢幕會顯示過去僅呈現於紙本的會議資料內容，也會顯示議員在質詢官員所用到的Word或PPT檔。能在螢幕顯示會議相關資料，是因為在硬體上，有了議場廣播系統；在軟體上，有了議法案暨預決算系統。

這都是為了要減少臺北市議會的用紙量。2009年，臺北市議會有了議場廣播系統，同年，也建起了在議法案暨預決算系統中，接收市府提供的開會資料電子檔的府會交換平臺，之後隔年才是議法案暨預決算系統中的議法案和預決算部分。

不只是議事廳有議場廣播系統，另外7間會議室，也有議場廣播系統。

在會議室裡面，有好幾個廣播點，分布於控制室、角落，或是市政府官員的位置等。

由於許多臺北市議會的會議資料是由市府提供，以前這些資料都是要正式發文，搭配紙本資料給臺北市議會。有了府會交換平臺後，市府就可以傳會議資料的電子檔，到這個平臺上，之後議事人員確認後，再把這些資料上傳到臺北市議會的議程上去。最後，這些資料就可以顯示於系統上。

議法案暨預決算系統還能快速產生會議記錄。在沒有議法案暨預決算系統前，工作人員記下在會議中通過、刪減、暫擱了哪筆預算，並於事後將會議結果編輯成Word檔，最後再印出會議記錄。不過有了這個系統後，工作人員就可以直接在系統上，編輯會議記錄。

陳肇亨說明，系統已經設計好預算審議記錄的格式，像是版面、用字的格式，所以工作人員只須將文字和內容確認好，不須像之前在Word檔中排版面如對齊段落等，即可產出會議記錄。

他描述用此系統產出會議記錄的過程，預算如果從原先的100萬元刪減至80萬元，工作人員能直接用電腦、在系統內算出，也能補進文字像是附帶決議和但書，之後確認和儲存記錄後，就可以自動產生會議記錄。

他也說，這個系統有全文檢索引擎，事後也能應用這些會議記錄內的所有資料，不會像以前，工作人員要找哪筆資料卻找不到。

臺北市政府2014年的預算為1,500億元。他用手比畫出每次審查預算所用的紙張量，各部門共100多本的預算書疊起來至少有70公分高。

有了這個系統，他說，如果本來要150份，現在只要100份就好，如此就減了非常多紙。

當然，有了議法案暨預決算系統和議場廣播系統，議員在會議中，也可以選擇不看紙本資料，直接看螢幕畫面即可。

此外，陳肇亨補充，議法案暨預決算系統在上線後因整合了議程等項目，所以通稱議事e平臺。

為了省紙，臺北市議會也在2010年上線公文電子化線上簽核系統，只剩約1成的極重要的公文，才會透過紙本發送。

陳肇亨補充，自此系統上線後，預估平均每年減了將近90萬張紙量。

與其他縣市的議會網站相比，臺北市議會網站的內容相當齊全，從議事、議員資訊，也有議會各會議速記錄（逐字稿）、議場轉播和直播，議會網站又與其他系統串起，只要一個系統的資料更新，其他系統的資料也連帶更新。另外臺北市議會也為了省紙，建置了議法案暨預決算系統和公文線上簽核系統。

陳肇亨也提到，臺北市議會明年將可以在會議中，透過無線網路，來使用iPad裝置播放分享內容。

這是議員主動提出的需求，因為議員們認為，為什麼一定要透過筆電，或是控制室中的電腦來廣播，不能用iPad直接播放。

臺北市議會圖書館員，能搭起使用者和IT人員間的溝通橋樑

圖資出身的陳肇亨，能以提供服務為信念，他認為，這是因為圖書館是資訊服務單位，也在第一線接觸讀者，所以較能以服務或讀者角度，設身處地從民眾的角度去想。

也因此，他也認為，圖書館員可以搭起使用者和IT人員間的溝通橋樑。另外也使他以提供服務為信念，來完成議會IT任務，想像議會IT的未來。

訪談結束後，陳肇亨送我們離開臺北市議會。在穿梭於臺北市議會中，陳肇亨親切地與他人打招呼、和他人自在聊起。以提供服務為信念的IT人員，未來將會帶給臺北市議會、臺北市民，如何的資訊服務樣貌，值得我們期待。

臺北市議會資訊室主任陳肇亨表示，他以提供服務為信念來從事IT工作，也因此將臺北市議會網站，定位為資訊服務窗口。

CIO小檔案

陳肇亨 臺北市議會資訊室主任

學經歷：畢業於臺灣大學圖書資訊學研究所。1992年進臺北市議會任職至今，曾任臺北市議會的圖書館組員、編審、議長室秘書、秘書室主任，在2011年3月開始擔任資訊室主任。過去在圖書館第一線接觸讀者的經驗，使他成為以提供服務為信念的IT人

臺北市議會

●    地址：臺北市信義區仁愛路4段507號
●    成立時間：1946年
●    網址：www.tcc.gov.tw 
●    員工數：240人（不包含議員和議員助理）
●    議長：吳碧珠

●    資訊部門主管職稱：主任
●    資訊部門主管姓名：陳肇亨
●    直屬主管：秘書長
●    資訊部門人數：19人
●    每年IT預算：2,500到3,000萬元
●    資訊部門分工：資訊網路電腦、圖書館

IT部門大事紀：
●    1983年：設置資訊規劃小組。
●    1984年：成立電腦室，隸屬秘書處議事組。
●    1986年：改制為電子處理資料室，直屬秘書處。
●    1987年：議事組資料股圖書室改隸電子處理資料室。
●    1990年：資訊室正式成立，下設電子處理股、圖書資料股。
●    1993年：薪資系統上線。
●    1996年：議員研究室裝設電腦，為民意機關之首例。
●    2002年：議事資訊系統上線。
●    2005年：差勤管理系統上線、議員網頁系統上線。
●    2007年：電子公報全文檢索系統上線。
●    2009年：議事廳、委員會會議室架設議場廣播系統。
●    2010年：公文電子化線上簽核系統上線、議法案暨預決算審議e化系統上線。
●    2011年：酬酢品及財產物品管理系統上線。
●    2012年：議場串流影音網路直播系統上線。