從M化省思企業採購行為

兩岸三地的經貿往來熱絡，飛往上海、北京的班機班班客滿，許多人一待就是好幾個月，除了幾大箱行李外，為了方便工作，幾乎人手一臺筆記型電腦、手機、PDA，甚至是隨身型投影機。M化的效益可以從這些人得到印證。

以前，行動工作者在外工作需張羅網路線、印表機、投影機等設備，但隨著時代進步，透過無線網路、GPRS或3G就能連上網際網路，更有隨身型投影機能夠立即為客戶簡報，甚至用免插電印表機（例如HP Deskjet 460cbi行動無線印表機）列印報價單、合約書。

M化看起來非常的美好，無論走到哪裡都可以做為行動辦公室，但是，產品採購和維護保修卻是個大問題，即使只是新購幾臺筆記型電腦或印表機，都是一筆不小的開銷。

改變採購習慣，選擇TCO最佳的產品

從E化挺進到M化，光是採購產品就是一條荊棘之路。

由於事先缺乏規畫，一些企業的採購行為是「因地置宜」，不論是何種廠牌或價位，只要員工提出需求就採購，或者是廠商建議後就定案，造成內容充滿各種不同廠牌的產品，或同廠牌卻不同等級的設備。這樣的作法有二個問題，首先是產品的複雜度越高，管理缺失和安全風險也會越多，並且需要更多的MIS人員；其次是設備的使用率和可用度偏低，因為設備專供特定人員使用，而且零件無法通用。

另外一種企業則與上述剛好相反，能省即省。「節儉」是中國人的美德，所以東西能用就繼續用，直到用壞為止，就像我們看到路上有許多老爺車，即使車身鏽蝕斑駁、冷氣不冷、高油耗、常維修，還是繼續上路。在企業內部也存在著同樣的問題，雖然IT部門建議更換設備，卻總是被老闆以再評估、過些日子等理由回絕，M化無法化為採購動力。

第三種企業則可以做為典範，他們會事先評估需要更換的設備，並且採購單一品牌相同型號的產品，減少IT人員的負擔，提高設備使用率及零件互換性。

我們建議選擇合適且TCO（Total Cost of Ownership，整體擁有成本）最低的產品，以伺服器為例，該買多臺便宜的伺服器還是單臺高階伺服器呢？便宜的伺服器，雖然採購成本較低，但人力管理及維護成本卻較高；相反的，高階伺服器的採購成本較高，但穩定性和可用度也較佳。

所以，在採購前最好先試算一下ROI（投資報酬率）。許多運用高科技的新產品，不但效能、品質更好，價格也與舊款產品差不多，而且能應用的更廣泛，例如傳統傳真機只有黑白影像，而且效果非常的差，新的多功能事務機具備數位影像掃描與傳真功能，影像品質高很多；就採購成本來看，一般噴墨印表機約有30%左右的墨水是浪費在清潔噴頭上如果每年花了3萬元買墨水，等於浪費了1萬元，這樣不如買新式可回收墨水的印表機，或者改用雷射印表機，列印速度也較快。畢竟每一分錢都要花在刀口上！

尋找為企業量身訂做的解決方案

再從企業需求面來看，我們可以將企業依規模分成小型、中型及大型等3種，小型企業的環境複雜度不高，通常只會採購硬體設備，中型企業則需要較多的支援與服務，大企業幾乎都是量身訂做解決方案。也就是說，小型企業只需要硬體支援；中型企業希望能針對產業特性，供給「行業別解決方案」；大型企業則需要完整的「商業解決方案」。

為了滿足中小企業的需求，不少廠商推出行業別解決方案，例如HP推出17個行業別解決方案，包括建築、金融、服務、零售、製造等。也有些廠商深耕特定的行業別，例如ERP系統在製造業還能細分成製鞋、成衣……等。但在選購時，要特別注意下列幾點：

1.廠商對企業規模的定義不同。
經濟部規範的中小企業規模是200人以下，但國外廠商定義的中小企業規模就大很多，例如HP定義的中小企業規模是500人以下，已經是國內中大型企業的員工人數。

2.廠商不一定具備各種行業別的Domain Know-how。
每種行業的工作、生產流程都不同，唯有清楚了解各個行業特性，才能提供最專業的服務。術業有專攻，某些廠商專門針對特定行業提供解決方案，最好先打聽打聽。

3.除了中文化和行業別，最好依風土民情客製化。
每個國家都有不同的法律規範，適合美洲的方案不一定適合亞洲，能滿足臺灣的不一定能滿足中國，必要的客製化還是不能省。

4.能夠提供多種付款方式。
考慮到企業現金流量及資金周轉等因素，如果廠商能提供分期或租賃等付款分式，相對會減輕企業負擔。

5.專業的代理商能保證服務品質。
雖然出錢的是大爺，但如果和廠商相處不融洽、口氣態度差，他們如果在背後亂搞，到時候反而更慘，最好尋找專業的代理，並與其建立良好互動。

滿足使用者需求，創造IT部門的新價值

企業的核心價值或關鍵業務很少落在IT身上，但IT卻能協助企業創造更好的核心價值，例如協助研發部門更快速生產、縮短產品上市時間，採購設備只是M化的開始，接下來的人員權限控管、後端資料庫整合、無線基地臺建置等，都是必須面臨的考驗。文⊙陳世煌

為各種災難做好準備

如果禽流感會演變成比SARS更嚴重的世紀大災難，你是否已經著手規畫應變措施（設備採購、資料防護、教育訓練等），公司經的起災難的考驗嗎？

在進入正題之前，我們先回顧一下4年前的911恐怖攻擊。911之後的幾個月內，由於沒有對應的災難復原計畫，美國雙子星大樓的許多公司無法營運紛紛倒閉，但是也有公司只花了一個星期就回復正常運作，像是Childs投資公司（Childs Capital LLC）。它是一家從事貧窮社區發展促進工作的金融服務公司，該公司採分散式組識結構，員工在各地上班，創辦人兼執行長Donna Childs曾經從事保險業，本身有災難意識，加上IT經理曾在銀行工作，有異地備援的概念，所以能夠在短時間內回復正常。

一般企業都會為大型災難做好準備，同樣的規格卻不等同為小災難做好準備，因為這些災難的發生頻率和風險高低都不相同，舉例來說，人為失誤和電腦故障是高頻率的低風險，洪水、颱風則是低頻率的高風險。雖然大型災害會帶來業務中斷的風險，但小風險同樣也會影響企業營運，例如郵件伺服器故障時無法收發電子郵件。

Donna建議企業不管任何的風險，都要有相對的應變計畫，小企業可從小風險開始預防，大企業由於地域廣泛，所以能夠降低風險，例如分散生產線。

此外，Donna也曾經因為家庭因素在家工作，她認為員工在外工作時，企業需要做到三項防護：包括資料防護、安全防護及關鍵業務的可用性。尤其是資料防護千萬不能馬虎，需要保護資料庫、ERP及機密資料的安全，最好能夠由中央控管資料，並制定相關的政策規範，例如透過VPN連線、密碼防護等，才能保證關鍵業務不會受到影響。